“Como organizar o tempo no trabalho home office?”
Se você está começando a trabalhar no regime remoto, esta dúvida é, com certeza, muito comum.
Assim como é algo pertinente, também, para aqueles que precisaram migrar sua jornada de trabalho para dentro de casa em meio à pandemia, e que ainda não conseguiram se organizar tão bem.
O positivo é que a resposta para essa pergunta não é tão difícil.
Com alguns ajustes na rotina, saiba que você poderá organizar o seu tempo trabalhado para aumentar a produtividade e qualidade das suas entregas. Basta se comprometer em fazer essas modificações!
Pensando em te ajudar, fizemos um conteúdo para discutir como organizar o tempo no trabalho remoto, além de refletir sobre as cobranças e noções de produtividade que colocamos em nós mesmos.
Vamos lá? Tenha uma ótima leitura!
1. Registre tudo o que você tem para fazer
Você tem atividades periódicas que se repetem durante a semana ou precisa esperar o seu gestor fazer uma lista de tarefas necessárias?
Seja no caso número 1 ou no número 2, é importante registrar tudo o que você tem para fazer em um período próximo (alguns dias para frente ou a semana inteira). Assim que receber as atividades, anote!
Isso é bom por um motivo muito simples. Quando você anota o que tem para fazer, terá uma informação valiosa nas mãos: saberá exatamente como o seu tempo será gasto durante os próximos dias. Mesmo que ocorram imprevistos, o principal estará ali, anotado minuciosamente em sua agenda, ou no computador.
Com isso, avança na dúvida sobre como organizar o tempo trabalhando em casa. Se puder, tente seguir uma linha de raciocínio parecida com a que vamos indicar a seguir.
- Anote todas as atividades previstas para a semana;
- Faça uma ordem que priorize as que têm um prazo mais curto, ou seja, o que é para amanhã deve ser feito hoje, mas o que é para a outra semana pode ficar para depois;
- Se possível, organize as tarefas a partir de horas do dia (período da manhã ou período da tarde já é um bom começo).
Caso sobrem tarefas que ainda não têm um deadline definido, organize de acordo com suas preferências pessoais. Tem pessoas que são mais produtivas pela manhã, então preferem “se livrar” de tarefas difíceis logo cedo.
Outras funcionam muito bem à noite, então podem começar o dia fazendo coisas de casa.
Com essas anotações, perceba que você terá um controle muito maior da sua semana, podendo, inclusive, se preparar para situações de imprevisto ou aquele dia em que chega uma chuva de demandas.
2. Diariamente, reveja suas atividades e trabalhe com uma ordem de priorização
Não basta apenas anotar. Caso você simplesmente faça um registro e deixe a agenda fechada em cima da mesa, de que adiantou todo o processo inicial de organização?
Se possível, então, separe uma hora do dia para rever as atividades e, caso necessário, reorganizar as entregas.
Isso acontece por um motivo simples: somos seres humanos e não máquinas. Por mais que seja possível adiantar as entregas e as tarefas que envolvem o seu trabalho, imagine que você acordou na terça-feira se sentindo muito mal, ou com os níveis de concentração baixíssimos.
O segredo para descobrir como organizar o tempo está, também, na habilidade de entender aqueles dias em que não estamos tão produtivos.
Voltando para o exemplo, então, em um dia em que a concentração está mais baixa, você pode separar todas as atividades mais “leves” previstas para a semana e fazer de uma vez na terça.
Assim, não “jogará fora” um dia de trabalho, já que selecionou tarefas que podem ser feitas em um momento de menor concentração. E, ao mesmo tempo, terá deixado aquele volume mais complicado para os momentos em que se sentir bem novamente.
3. Não espere por retornos de terceiros para fazer suas atividades, comece com o que é possível
Quando trabalhamos de forma presencial, as relações entre os colegas acabam sendo mais dinâmicas.
Pense só. O seu chefe te passou uma atividade específica para entregar até amanhã ao meio dia. Ao começar a produzir, você percebeu que vai precisar da ajuda daquele colega do financeiro.
No escritório, é simples: você vai até a mesa daquela pessoa e tira as suas dúvidas.
Mesmo que ela não possa te ajudar naquela hora em específico, você terá alguma resposta. Positiva ou negativa, ela será fundamental para ditar os próximos passos daquela atividade.
No caso do home office, pode ser mais complicado. Ao invés de ir até a mesa, você envia uma mensagem nas ferramentas de trabalho online e espera o retorno.
Passaram-se minutos, horas, longas horas… E você segue esperando para dar andamento ao que precisa fazer. Mas quanto mais o tempo passa, mais próximo fica o horário de entrega.
Por isso, uma forma de aprender como organizar o tempo no home office é não se “apoiar” demais naquelas tarefas que estão impedidas.
Enquanto o colega não retorna, foque em desenvolver outros pontos que podem ser realizados antes da contribuição de terceiros.
Assim, quando a pessoa tiver em condições de te retornar, você não terá perdido horas do seu dia.
4. Saiba medir o tempo de cada atividade e reveja aquelas que estão levando mais do que o necessário
A ideia não é cronometrar freneticamente todo o seu dia de trabalho. Vamos pensar de forma mais leve: você, mais do que ninguém, sabe quanto precisa para fazer suas atividades diárias.
No meu caso, consigo prever quanto tempo é necessário para escrever um artigo para o blog do PontoGO. Assim, a estimativa me ajuda a fazer uma organização semanal e entender qual porcentagem do meu dia será dedicada para a produção de conteúdo.
Mesmo que eu não faça uma medição minuciosa no relógio, consigo ter um senso crítico caso eu perceba que demorei 3 horas para entregar algo que poderia ter sido feito em 45 minutos.
Faça o mesmo por aí, então! Esta é uma forma de entender como organizar o tempo, já que você terá consciência dos motivos que te fizeram gastar mais horas em atividades que não precisariam ser tão longas.
Se perceber algum padrão, reflita. O que está errado? É algum processo da sua equipe? Faltam informações para fazer o seu trabalho? O computador está mais lento do que o comum? O problema, na verdade, é na internet? Algum colega não fez a parte dele, e agora “sobrou” 3x mais para você?
Quando você começa a praticar essa habilidade na rotina, fará as reflexões de forma cada vez mais intuitiva e automática.
A ideia é que você leve esses insights para a sua equipe, visando um desenvolvimento coletivo e aprimoramento de toda a empresa.
5. Conte com uma boa ferramenta para medir suas horas trabalhadas
Muitas empresas não pedem para que o funcionário registre suas horas de trabalho quando estão em home office. A ideia é “medir pela produtividade”, então não é do interesse do seu chefe saber se você fez uma tarefa em 5 horas ou 9, mas saber que ela foi entregue.
De toda forma, para organizar o tempo, é importante entender o quanto você vem usando seu dia para trabalhar. Assim, terá uma boa noção não apenas para ser um profissional melhor, mas em toda a sua vida!
Afinal, quem é que nunca chegou ao fim de um dia de trabalho em home office e percebeu que ficou o dia inteiro na cadeira, perdendo a noção do tempo e permanecendo por longas horas ali? Sem pausas ou tempo para resolver outras pendências?
Algo que pode te ajudar é um sistema de controle de ponto online. É só baixar um aplicativo de confiança e começar o registro das suas horas.
Existem vários aplicativos que ajudam na organização e otimização do tempo trabalhado. Quem sabe você não propõe a ideia para a sua equipe? Pode ser interessante!
Aproveitamos e te convidamos para conhecer o PontoGO, nosso sistema de controle de ponto online, com soluções para pequenas, médias e grandes empresas.
Bônus: para entender como organizar o tempo, não se compare com a rotina de colegas
Sabemos que trabalhar de casa é algo novo para muitas pessoas.
Nesse sentido, as dúvidas sobre como organizar o tempo no trabalho home office são expressivas. Muitas delas, inclusive, podem ser baseadas em “achismos” e “noções de produtividade” que foram retiradas de contexto da vida de colegas, chefes e até mesmo pessoas que você não conhece.
De toda forma, pare e reflita. No escritório, tínhamos uma rotina um pouco mais equilibrada e comum a todos: mesmo que cada pessoa faça um trabalho específico, o ambiente era compartilhado, os equipamentos de trabalho, a internet…
Estando em casa, vivemos vidas completamente diferentes. Pessoas têm filhos, outros moram com os pais e irmãos, alguns moram sozinhos, mas precisam se desdobrar entre uma série de tarefas diárias.
É óbvio que esses ambientes terão impactos diferentes na rotina de trabalho em casa. E, consequentemente, a resposta para a pergunta “como organizar o tempo?” também não será igual.
A ideia é encontrar o que funciona para você e não se comparar com o outro. Inspire-se, claro, naquelas pessoas que se dão muito bem trabalhando em casa. Mas não ache que o que funciona para elas vai, necessariamente, ser bom por aí.
Entenda que existem dias bons e dias mais ou menos. O trabalho deve ser feito com excelência, claro, mas saiba se perdoar e seguir em frente quando algo não sair conforme o planejado. Tenha certeza que o mesmo ocorria no presencial, talvez você é quem não percebia isso.
E então? Gostou do nosso conteúdo que te ajuda a descobrir como organizar o tempo no trabalho? Se sim, visite o nosso blog e veja outros conteúdos importantes sobre desenvolvimento profissional.
