Quando o assunto é calcular horas online ainda surgem algumas dúvidas sobre segurança das informações e também credibilidade na hora dos cálculos.
Se estas também são as suas principais dúvidas, este conteúdo é para você. Aqui vamos mostrar como calcular corretamente, quais são as principais ferramentas para utilizar e como não ter mais problemas de erros de informação do funcionário.
Portanto, continue a leitura e saiba como calcular horas online corretamente de uma vez por todas. Confira!
Quais ferramentas usar para calcular horas online?
Quando se fala de cálculo de horas, é normal que as empresas ainda utilizem os tradicionais recursos de planilha, onde anotam manualmente a jornada dos seus funcionários.
Mas esse tipo de marcação pode trazer problemas futuros, como a perda desse documento, erros de anotação e até do próprio cálculo.
De alguns anos para cá diversas empresas passaram a calcular horas online via software, evitando assim os erros manuais, já que por meio dessa automatização, a empresa pode evitar grande parte das falhas normalmente encontradas nesse processo.
O cálculo de horas online não precisa ser algo trabalhoso e é por isso que as ferramentas estão disponíveis para auxiliar nesse momento. São elas:
- Planilhas online;
- Calculadora online;
- Controle de ponto online.
Conheça mais sobre cada uma delas a seguir.
Planilhas online
Uma dos métodos mais comuns de registro de ponto é por meio de planilhas, sejam elas online ou não.
Algumas situações usadas pelo RH da empresa são: Google Sheets ou de modelos gratuitos de folha online, que servem praticamente como um “Excel online”.
Nesse tipo de situação todos os colaboradores do RH da empresa podem ter acesso à planilha, já que o sistema a mantém em nuvem.
Mas é bom saber que o uso de planilhas online não diminui a complexidade do processo e a necessidade de inserção dos dados manualmente.
O colaborador do RH ainda precisará inserir todas as marcações pertinentes à jornada de trabalho dos colaboradores, como a entrada e saída do funcionário, o horário do almoço, as horas extras, os atrasos.
Para agilizar um pouco o processo, os profissionais usam fórmulas, como no Excel, otimizando e agrupando as informações.
Mas ainda assim, por se tratar de um processo manual, é passível de erros no controle de jornada e no próprio cálculo final para o fechamento da folha de pagamento mensal.
Imagine se uma empresa possui mais de 100 funcionários, o trabalho é redobrado na hora de conferir todos os dados. Pode ser uma opção viável ou não, é preciso analisar a demanda de cada empresa.
Calculadoras online
Na internet existem algumas opções de calculadoras para fazer o cálculo de horas online. Por meio delas a empresa consegue adicionar alguns dados do funcionário, como o salário base e os horários de entrada e saída.
Essa forma de calculadora online só é recomendada como uma opção de conferência de valores, e não de cálculos da folha de pagamentos.
Isso porque, além de não permitir que os cálculos simultâneos sejam feitos apenas de um funcionário por vez, a calculadora online irá aumentar o tempo de execução dessa tarefa, já que não fornece nenhum tipo de armazenamento da informação inserida.
Controle de ponto online
A ferramenta mais indicada para quem procura diminuir os erros que acontecem quando se fecha a folha de pagamento dos colaboradores é por meio de sistema de controle de ponto online.
Essencial para quem quer reduzir tempo de execução de tarefas e ter mais assertividade na hora de controlar as horas online, uma vez que tudo integrado, reduzindo erros e tempo de um colaborador inserir manualmente, podendo deixá-lo para outras atividades pertinentes no RH.
No controle de ponto online todo o processo é automatizado e rápido, o que facilita no fechamento da folha de pagamento.
Essa facilidade oferecida pelo sistema de controle de ponto online acontece pois é realizado de forma automática todos os cálculos, que são baseados nas marcações diárias que os funcionários vão fazendo.
Neste processamento é possível obter em tempo real como anda a jornada dos seus colaboradores, prevendo com antecedência os valores que serão pagos aos funcionários na folha de pagamento, principalmente no sentido dos acréscimos de horas extras.
Como fazer o cálculo de horas?
Agora que você já conhece algumas opções para usar quando for trabalhar com horas online, é preciso compreender como calcular. Você sabe como funciona esse processo?
Primeiro ponto para que haja esse cálculo de horas trabalhadas online é preciso saber quantas horas os funcionários trabalham semanalmente.
Depois de se obter o valor, multiplica-se pelo número de semanas no mês e você terá o número de horas trabalhadas.
É comum que as empresas adotem um regime de 8 horas diárias ou 44 horas semanais. Multiplicando por um mês com 5 semanas, temos as 44 horas por semana X 5 semanas = 220 horas trabalhadas no mês.
Poderia ser fácil calcular as horas online se o horário de entrada, saída e as pausas de almoço fossem respeitados corretamente todos os dias, o que não é bem assim. Acontece de algum dia o funcionário entrar 10 minutos depois do horário previsto ou sair com 25 minutos de antecedência.
Para realizar esses cálculos de horas trabalhadas para o fechamento da folha de pagamentos no final do mês com esses valores inconstantes, o RH da empresa precisa transformar minutos em horas.
Podemos dizer que não é difícil esse cálculo. Quando precisamos transformar os minutos em horas manualmente através de uma planilha, é necessária muita atenção, visto que os funcionários podem respeitar horários de entrada e saída diferente um do outro.
Portanto a empresa terá que realizar todos os cálculos levando em consideração o horário de entrada e saída dos funcionários individualmente.
Vamos nos atentar agora ao cálculo para se transformar minutos em horas.
O funcionário tem seu horário de entrada às 9h12 e saída às 17h57. Para transformar esses minutos em horas a conta é a seguinte:
12 (sobra da entrada)/60 minutos = 0,2 horas
57 (sobra da saída)/60 minutos = 0,95 horas
Horário de Saída (17,95) – Horário de Entrada (9,2) = 8,75 horas na empresa
8,75 horas – 1h de almoço = 7,75 horas
Convertendo 0,75 em minutos – 0,75 x 60 = 45 minutos
Ou seja, o seu colaborador trabalhou nesse dia 7h e 45 minutos.
Essa é a base de horas que o profissional de RH deverá usar para calcular as horas trabalhadas normalmente e também as horas extras online.
Quais são os cálculos da jornada de trabalho?
Toda jornada de trabalho corresponde ao período em que o funcionário fica à disposição da empresa para realizar seu trabalho. Para realizar o cálculo da jornada de trabalho, é preciso reunir algumas informações dessa jornada de trabalho que são os atrasos ou horas extras.
Cada detalhe irá mudar o resultado no fechamento da folha de pagamento mensal. É muito importante que os responsáveis por esse processo, normalmente o RH ou o DP, saibam exatamente quais cálculos envolvem a jornada de trabalho para não acontecer os erros.
Vamos observar esses erros a seguir:
Cálculo da jornada diária
Segundo o Artigo 58 da CLT, a duração do trabalho dos colaboradores deve ser de 8h, desde que não seja estabelecido outro período por meio de uma convenção coletiva ou acordo coletivo.
No Artigo 59 fica claro ainda que mediante esse acordo podem ser estabelecidas doze horas de trabalho.
Quando levamos em consideração o cálculo da jornada diária de um funcionário, é preciso inserir não só o tempo de trabalho, mas também saber o valor que ele ganha por dia. Nesse cálculo leva-se em conta o valor da hora e multiplica-se pelas horas trabalhadas.
Por exemplo:
Salário do funcionário: R$ 2.000,00 (220 horas por mês de trabalho)
Valor da hora trabalhada: R$ 9,09
Horas de trabalho: 8 horas
Cálculo: R$ 9,09 (valor da hora) X 8h (horas trabalhadas diariamente) = R$ 72,72 (valor de 1 dia de trabalho do funcionário).
Cálculo da jornada mensal
A jornada mensal corresponde ao tempo que o funcionário trabalhou no período de um mês. Esse resultado é o que irá definir o valor que ele irá receber sem considerar num primeiro momento os descontos de faltas, atrasos ou os acréscimos de horas extras.
Todo funcionário possui no seu contrato de trabalho o período que será necessário cumprir em sua jornada diária e consequentemente mensal. Isto quer dizer que se o funcionário trabalha 8 horas por dia, de segunda a sábado, ele trabalha 220 horas por mês.
Para chegar nesse valor da jornada mensal deve-se considerar alguns pontos, como o número de horas trabalhadas por semana X número de semanas por mês, obtendo como resultado o total de horas mensais.
Cálculo tempo de atraso e almoço
Nesse caso a empresa irá considerar como base para calcular o atraso apenas o valor da hora, conforme o exemplo:
Salário do funcionário: R$ 2.000,00 (220 horas por mês de trabalho)
Valor da hora trabalhada: R$ 9,09
Horas de atraso: 4 horas
Cálculo: 9,09 (valor da hora) X 4h (atraso) = R$ 36,36 (valor do desconto).
Vale ressaltar que não existe uma regra específica em relação ao atraso no retorno para o almoço, para que seja feito qualquer desconto do colaborador. Isso porque o funcionário tem como regra até dez minutos de atraso no registro de ponto, como descrito pelo inciso 1 do Artigo 58.
Não se deve levar em conta também o trajeto do funcionário até a empresa, pois esse tempo não faz parte da sua jornada de trabalho, conforme descrito no inciso 2 do mesmo artigo.
Vale lembrar outro ponto importante da lei é que, a empresa possui como obrigação permitir que o colaborador tenha o seu tempo de repouso ou alimentação. É essencial prestar atenção às diretrizes impostas pela reforma trabalhista, que abre espaço para negociações entre empresa e funcionário referente a esse tempo de descanso. Os detalhes neste sentido são destacados pelo artigo 71 e 611 da CLT.
Artigo 71: Em qualquer trabalho contínuo, cuja duração exceda de 6 (seis) horas, é obrigatória a concessão de um intervalo para repouso ou alimentação, o qual será, no mínimo, de 1 (uma) hora e, salvo acordo escrito ou contrato coletivo em contrário, não poderá exceder de 2 (duas) horas.
§ 1º – Não excedendo de 6 (seis) horas o trabalho, será, entretanto, obrigatório um intervalo de 15 (quinze) minutos quando a duração ultrapassar 4 (quatro) horas.
Artigo 611-A: A convenção coletiva e o acordo coletivo de trabalho têm prevalência sobre a lei quando, entre outros, dispuserem sobre: (Incluído pela Lei nº 13.467, de 2017)
III – intervalo intrajornada, respeitado o limite mínimo de trinta minutos para jornadas superiores a seis horas; (Incluído pela Lei nº 13.467, de 2017)
Portanto você entendeu através desse conteúdo que é muito importante ter atenção na hora de calcular as horas dos funcionários, e existe um meio muito mais rápido e simples de realizar o cálculo de horas online para que o RH possa ter seu trabalho mais facilitado e preciso.
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