Ponto online é legal! O que a lei diz sobre isso?

Escrito porRonaldo Ruiz
Publicado emagosto 25, 2022

Olá pessoal, hoje vamos falar sobre o controle de ponto online.

Foi se o tempo que as empresas para fazer o controle de ponto de seus funcionários utilizavam cadernos, planilhas em papel, planilha no Excel ou até mesmo os famosos cartões de ponto físico e manual. Atualmente o meio mais moderno e rápido, além de econômico, de fazer o controle da jornada trabalhada é o ponto online.

O Ponto online vem ganhando espaço no mercado, desde uma pequena empresa, uma startup, um grande comércio ou até mesmo uma indústria, é possível implantar o controle de ponto online para garantir uma correta gestão de controle de ponto com fluidez e economia. O controle de ponto online pode ser utilizado por colaboradores internos, ou seja, aqueles que precisam vir até a empresa desenvolver sua jornada ou os externos, quem trabalha em home Office ou com vendas, e passa a maior parte do dia fazendo visitas em clientes.

O sistema de ponto online é legal perante a lei, a legislação trabalhista acolhe esse novo sistema e posso garantir que em breve fará parte da maioria das empresas, comércios e industrias de nosso país.

O controle de ponto online é feito através de um aplicativo, que pode ser instalado no celular do colaborador, ou em um celular da empresa, no tablet e no computador. Esse sistema permite aos gestores o acompanhamento em tempo real da jornada de trabalho dos funcionários, independente do local em que prestem serviços e do local que o gestor esteja, pois todos os dados são guardados em nuvem através de um servidor e podem ser acessados, mediante loguin e senha, de qualquer lugar do mundo.

A Portaria 373 estabelecida pelo Ministério do Trabalho foi uma regulamentação de 2011 que dizia sobre as marcações de ponto que poderiam ser utilizados sistemas alternativos para os registros, mas que passou a não valer mais em 10 de dezembro de 2021, quando entrou em vigor a Portaria 671. Nessa nova portaria, que atualizou a antiga englobando também a 1510, determinou-se que as empresas que possuíssem mais de 20 funcionários seriam obrigadas a fazer a gestão das jornadas de trabalho, acompanhando de perto as horas dos colaboradores.

O uso dos conhecidos relógios de ponto que era obrigatório, mas um item caro e muitas vezes oneroso de ser comprado por empresas de pequeno porte, foi sendo substituído pelos sistemas alternativos de registro de ponto, que passaram a ser permitidos, e com a evolução os atuais controle de ponto online.

As regras da CLT são claras e objetivas no quesito de indicar a necessidade de empresas controlarem a jornada de seus funcionários. A CLT nada diz sobre como deve acontecer o controle da jornada dos funcionários, já a portaria acima citada traz previsões claras que permitem a utilização de aparelhos e meios alternativos para a gestão de ponto.

Colaborador usando batendo o ponto online

Muita gente faz a pergunta em relação ao ponto através do celular. Se é permitido por lei, se o funcionário vai se adaptar, se é necessário o ponto online através do celular, quais são as vantagens e as desvantagens.

O ponto pelo celular não é algo tão novo assim. Desde 2011 a lei permite o uso desse sistema de controle de ponto pelo celular. Conforme já citado acima, a portaria do Ministério do Trabalho 373, que regulamentou o controle de ponto alternativo para as empresas, e o controle de ponto através do celular se enquadra como ponto alternativo.

As vantagens de ter na empresa o controle de ponto através do celular são diversos, como exemplo da empresa ter funcionários externos como vendedores, colaboradores da construção civil, profissionais que trabalham em outras cidades, precisando constantemente fazer viagens. Em todos esses casos, as empresas tem dificuldade em manter o controle de pessoas para que o RH ou o DP possa fechar a folha de pagamento no final do mês.

Controlar as horas extras, ou possíveis faltas, ou até as empresas que possuem banco de horas, é sempre mais dificultoso quando não possuem o controle de ponto através do celular.

Para as empresas que não tem esse tipo de colaborador, também existem algumas vantagens. Se a empresa possui um sistema de pontos através de planilhas, ou caderno de ponto, sabe-se que esse tipo de controle é impreciso, dá margem a fraudes, além de que, num futuro dá margem a processos trabalhistas onde a empresa será prejudicada financeiramente por não ter como comprovar através de registros o ponto de horários dos colaboradores.

Também existem empresas que ainda possuem aquele controle de ponto através do relógio, que fica normalmente disponível na entrada de funcionários. Esse tipo de controle de ponto exige manutenção constante, o equipamento precisa ser adquirido pela empresa e normalmente são muito caros.

É muito simples o sistema de ponto eletrônico online.

A empresa faz o cadastro no site da PontoGO e conversa com nossos consultores tirando dúvidas, entendendo o produto e solicitando o cadastro para que possa utilizar o sistema da PontoGO. Após esse cadastro será implantado o sistema de ponto eletrônico e cada funcionário terá um loguin e senha de acesso.

Os funcionários irão instalar o aplicativo da PontoGO no seu próprio celular e fazer o loguin através do acesso que o RH disponibilizou. Também é possível instalar no tablet, em um computador ou em um celular que a empresa disponibiliza e que servirá como ponto online para os colaboradores que não quiserem baixar o app no próprio aparelho celular.

Algumas instruções sobre o uso do sistema serão passadas aos colaboradores da empresa sobre a utilização do sistema. A PontoGO também disponibiliza uma equipe de suporte para ajustes nesse início de implantação e para tirar as dúvidas a respeito do correto funcionamento do sistema. Tudo certo, agora é só usar.

Se o aparelho celular estiver com internet no momento de marcar o ponto, esse registro já irá ficar arquivado no sistema automaticamente. Caso o celular não tenha acesso a internet no momento do registro do ponto online, não tem problema, assim que a internet voltar para o smartphone o sistema reconhece esse registro e faz a marcação com hora e local corretos onde foi marcado, isso se dá através da geolocalização.

Existem mecanismos de segurança para evitar qualquer tipo de problema ou fraude. No sistema de ponto online é necessário existir essa tecnologia para evitar que o colaborador faça o registro de ponto fora do local correto, na sua casa, no ônibus ainda a caminho da empresa, ou mesmo no seu carro antes de chegar ao local de trabalho. Para isso existe a geolocalização, onde fica registrado o exato local do colaborador e a hora desse registro.

Lembrando que o horário que é registrado o ponto eletrônico é do servidor da empresa, mesmo que a pessoa tenha modificado a hora no aparelho de celular, ou a data, no momento que for registrado o ponto online, o que vale é a hora do sistema ligado com os servidores da empresa, e esse tipo de tecnologia somente a PontoGO tem.

Também é possível no sistema de ponto online estabelecer uma cerca virtual no local onde a empresa está estabelecida. Esse sistema cria virtualmente um cercado e caso o colaborador faça o registro de ponto fora dessa localização, o aplicativo irá informar ao colaborador que está fora do seu local de trabalho. Mesmo assim se ele quiser pode fazer o registro, mas o sistema irá apontar o local exato onde estava no momento do registro.

Geolocalização é um meio de localização através de informações geográficas fornecidas por aparelhos ligados à internet, satélites ou radiofrequência. A geolocalização também pode ser chamada de georreferência surgiu durante a guerra fria, um conflito político e ideológico entre os Estados Unidos e a extinta União Soviética entre 1947 e 1991. A intenção dessa nova ferramenta era localizar tropas durante os conflitos.

O sistema de ponto online é simples para o usuário. O aplicativo também é compatível com a maioria dos smartphones do mercado. Os colaboradores que passam pelo processo de transição para o ponto online não apresentam dificuldades na sua utilização, portanto é tranquilo.

A forma mais barata de fazer o controle de ponto com eficiência é no ponto online. Por varias razões chegamos a essa conclusão. Em geral é cobrada uma mensalidade da empresa que utiliza o sistema de ponto online, e esse valor depende do número de usuários que irão utilizar o sistema. Na PontoGO existem planos para empresas com até 10 funcionários, de 11 a 25 colaboradores, de 26 a 50 usuários, de 51 a 100 e acima de 101 até o número de funcionários que a empresa possuir, não há limite.

É uma mensalidade baixa paga pela empresa em relação ao custo benefício. Não é necessário comprar um relógio para o controle de ponto, com isso, não há manutenção a ser feita posteriormente. O sistema de ponto online é a melhor e mais barata forma de controle de ponto empresarial.

O departamento de recursos Humanos – RH – ou em algumas empresas também conhecido como Departamento Pessoal – DP – é muito importante na empresa. Investir em um software de controle de ponto online irá ajudar o RH / DP. A facilidade no controle de ponto online começa no fechamento da folha de pagamento, no controle da gestão de tempo, no apontamento de horas extras e as faltas dos colaboradores. Isso faz sobrar tempo para outras questões que podem vir a ajudar os colaboradores.

O sistema de ponto online é hospedado em nuvem, ou seja, os dados são enviados para um servidor que armazena todas as informações. Com isso, os gestores e o RH podem consultar as informações do ponto online de qualquer lugar, não é necessário estar na empresa para solicitar um relatório em tempo real, basta acessar o sistema e realizar a busca que precisa e o software irá realizar.