Quais documentos são indispensáveis para a admissão em uma empresa? Confira

A admissão em uma empresa é um processo importante tanto para o empregador quanto para o novo membro da equipe. No entanto, para formalizar essa transição e garantir o cumprimento das obrigações legais, uma série de documentos é necessária. 

Desde os formulários de inscrição até as políticas internas da empresa, é preciso estar atento aos materiais necessários para garantir uma boa recepção ao novo colaborador, como também verificar se tudo está em conformidade com a lei.

Neste artigo, você irá conferir quais são os documentos essenciais tanto para as empresas quanto para os novos funcionários durante o processo de admissão. 

O QUE É A ADMISSÃO

No contexto do ambiente de trabalho, a admissão é o processo pelo qual uma pessoa é aceita ou contratada para ocupar um cargo em uma empresa. O processo inclui uma série de etapas, como apresentação de uma candidatura, entrevistas, avaliações de habilidades e verificações de referências.

Quando o candidato é escolhido, há uma oferta de emprego, que pode incluir detalhes como salário, benefícios, horário de trabalho e outras condições de trabalho. 

Após o trabalhador aceitar a oferta, a empresa solicita uma série de requerimentos para que a contratação seja efetuada, como preencher formulários de admissão e fornecer documentação de identificação.

Portanto, a admissão é o processo pelo qual uma pessoa se torna oficialmente um membro da equipe de uma organização, marcando o início de sua relação empregatícia com a empresa.

COMO FUNCIONA O PROCESSO DE ADMISSÃO

O processo de admissão pode variar de acordo com cada empresa, mas geralmente inclui as seguintes etapas:

1. Divulgação da vaga: A empresa anuncia que há um cargo disponível e divulga que irá fazer uma seleção para contratar um novo funcionário. A divulgação pode ocorrer por meio de sites de emprego, redes sociais, anúncios em jornais, agências de recrutamento ou por meio de indicações de funcionários atuais.
2. Recebimento das candidaturas: Após a publicação da vaga, os interessados deverão se candidatar para o cargo disponível. A empresa deve deixar claro quais são os requisitos necessários e como o interessado pode se candidatar, sendo comum a utilização de formulários online, plataformas digitais ou através do e-mail. Geralmente, as organizações pedem o envio de currículo e portfólio.
3. Triagem dos currículos: Ao receber as candidaturas, é necessário fazer uma triagem inicial para decidir quais candidatos podem concorrer de fato à vaga. É nesse momento que são analisadas as experiências profissionais e a formação acadêmica descritas no currículo.
4. Processo seletivo: Depois que os candidatos com perfil adequado são selecionados, é hora de dar início ao processo seletivo. As etapas podem variar de acordo com as necessidades da empresa e do cargo, mas geralmente incluem entrevistas e testes.
5. Oferta de emprego: Após escolher o candidato ideal, o empregador faz uma oferta de emprego, que inclui detalhes como salário, benefícios, horário de trabalho e outras condições de emprego.
6. Processo de admissão: Caso o funcionário aceita a proposta, é solicitado o preenchimento de formulários de admissão e o fornecimento de documentação de identificação. Também pode ser solicitado que ele participe de treinamentos de integração para se familiarizar com as políticas, procedimentos e cultura da organização.

DOCUMENTOS DA ADMISSÃO

Durante o processo de admissão de um novo funcionário, uma série de documentos é geralmente necessária para formalizar a contratação e cumprir requisitos legais. 

No caso de profissionais que atuam sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), geralmente são solicitados os seguintes documentos:

• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Cópias do RG e do CPF;
• Certidão de Nascimento ou Casamento;
• Inscrição no PIS/Pasep;
• Cópia do comprovante de escolaridade;
• Registro profissional emitido pelo órgão de classe;
• Comprovante de residência;
• Carteira de Vacinação;
• Certidão de nascimento para filhos até 21 anos de idade ou declaração de dependentes;
• Carteira Nacional de Habilitação (CNH), se for necessário para o cargo;
• Título de eleitor (para maiores de 18 anos);
• Quitação eleitoral;
• Atestado de Saúde Ocupacional (ASO);
• Certificado de alistamento militar ou reservista (para homens entre 18 e 45 anos).

QUAIS DOCUMENTOS DEVEM SER ENVIADOS PELA EMPRESA

Ao admitir um novo funcionário, a empresa também deve enviar alguns documentos necessários para o trabalhador. 

A lista de documentos pode incluir

• Contrato de Trabalho;
• Formulário de Admissão;
• Instruções para Exames Médicos Admissionais;
• Políticas e Procedimentos da Empresa;
• Termo de Responsabilidade de Equipamentos e Recursos.

O contrato de trabalho é um documento legal que estabelece os termos e condições da relação de trabalho entre o empregador e o novo funcionário. Ele pode incluir informações como cargo, remuneração, benefícios, período de experiência, cláusulas de confidencialidade e outras disposições relevantes.

Já o formulário é usado para coletar informações pessoais e de contato do novo funcionário, bem como informações sobre dependentes, se aplicável. Ele pode incluir também informações sobre benefícios oferecidos pela empresa.

PARA QUE SERVE A DOCUMENTAÇÃO

O envio da documentação é essencial para formalizar a relação empregatícia e cumprir com as obrigações legais. Os documentos de admissão ajudam a registrar informações importantes sobre o novo funcionário, como identificação pessoal, dados de contato, experiência profissional e informações relacionadas à remuneração.

A apresentação dos documentos exigidos durante o processo de admissão ajuda o empregador a cumprir com as obrigações legais, como o registro na Previdência Social, o pagamento de impostos e contribuições trabalhistas, e a conformidade com as normas trabalhistas e de segurança no trabalho.

Alguns documentos, como a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), registram informações sobre a data de admissão, remuneração, férias e outros benefícios, ajudando a estabelecer os direitos do funcionário e a garantir que ele receba os benefícios aos quais tem direito.

Já os exames médicos admissionais ajudam a verificar a aptidão do novo funcionário para desempenhar suas funções e identificar eventuais problemas de saúde relacionados ao trabalho, contribuindo para a segurança e saúde no ambiente de trabalho.

Os documentos de admissão, como comprovantes de endereço e documentos de identificação, são utilizados para fins de comunicação e contato com o funcionário, garantindo que ele possa ser localizado e contactado quando necessário.

QUAL O PRAZO PARA O ENVIO DA DOCUMENTAÇÃO

A empresa é responsável por estipular um prazo para o envio da documentação. No entanto, o artigo 29 da CLT determina que a organização deve fazer as anotações requeridas na CTPS em até cinco dias. Confira:

O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia.       

§ 1º As anotações concernentes à remuneração devem especificar o salário, qualquer que seja sua forma de pagamento, seja ele em dinheiro ou em utilidades, bem como a estimativa da gorjeta.  

O QUE DIZ A LEI SOBRE A DOCUMENTAÇÃO

A Lei nº 5.553 de 1968 determina que “a nenhuma pessoa jurídica, de direito público ou de direito privado, é lícito reter qualquer documento de identificação pessoal, ainda que apresentado por fotocópia autenticada ou pública-forma, inclusive comprovante de quitação com o serviço militar, título de eleitor, carteira profissional, certidão de registro de nascimento, certidão de casamento, comprovante de naturalização e carteira de identidade de estrangeiro”.

A Lei também determina que os documentos devem ser devolvidos ao dono em até cinco dias.

Art. 2º Quando, para a realização de determinado ato, for exigida a apresentação de documento de identificação, a pessoa que fizer a exigência fará extrair, no prazo de até 5 (cinco) dias, os dados que interessarem devolvendo em seguida o documento ao seu exibidor.

§ 1º – Além do prazo previsto neste artigo, somente por ordem judicial poderá ser retido qualquer documento de identificação pessoal.

Caso a empresa não cumpra as orientações previstas nessa lei, a organização pode ser punida. Confira as consequências:

Art. 3º Constitui contravenção penal, punível com pena de prisão simples de 1 (um) a 3 (três) meses ou multa de NCR$ 0,50 (cincuenta centavos) a NCR$ 3,00 (três cruzeiros novos), a retenção de qualquer documento a que se refere esta Lei.

Parágrafo único. Quando a infração for praticada por preposto ou agente de pessoa jurídica, considerar-se-á responsável quem houver ordenado o ato que ensejou a retenção, a menos que haja , pelo executante, desobediência ou inobservância de ordens ou instruções expressas, quando, então, será este o infrator.

CONCLUSÃO

É evidente a importância da documentação durante o processo de admissão. Desde a formalização da oferta de emprego até a assinatura do contrato e além, cada documento desempenha um papel crucial no estabelecimento de uma relação de trabalho sólida e transparente.

Ao seguir os requisitos legais e as melhores práticas, os empregadores podem garantir que seus processos de admissão sejam eficientes, eficazes e justos para todos os candidatos. Da mesma forma, os novos funcionários podem sentir-se confiantes ao entrar em uma nova empresa, sabendo que seus direitos estão protegidos e que as expectativas são claras.