O período de Declaração de Imposto de Renda (IR) já começou. Para os profissionais que lidam com a gestão de recursos humanos ou contabilidade, entender o processo completo de tributação, incluindo o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), é fundamental para garantir que todas as obrigações fiscais sejam cumpridas corretamente.
Embora ambos os conceitos — Imposto de Renda e IR Retido na Fonte — estejam ligados à tributação sobre a renda, eles são diferentes em seus processos e objetivos.
Neste artigo, vamos detalhar as diferenças entre o Imposto de Renda Retido na Fonte e a Declaração de Imposto de Renda, além de abordar como cada um afeta o contribuinte e o papel dos profissionais de RH no processo.
O que é o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)?
O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é uma obrigação tributária antecipada. Isso significa que, quando o contribuinte recebe certos rendimentos, como salário, honorários ou qualquer outro pagamento, uma parte do valor é automaticamente descontada pelo pagador (seja uma empresa, instituição financeira ou outra entidade) e repassada à Receita Federal. Esse processo acontece no momento do pagamento, sem que o contribuinte precise se preocupar com o cálculo do imposto naquele momento.
Por exemplo, ao receber seu salário, o empregador desconta a quantia devida de IRRF com base no salário bruto do trabalhador e repassa o valor descontado à Receita Federal. Esse procedimento ocorre periodicamente, normalmente todo mês, sendo considerado uma antecipação do imposto que será apurado e ajustado na Declaração de Imposto de Renda.
Como funciona o IRRF?
O IRRF funciona como um desconto automático, que é calculado de acordo com uma tabela progressiva de alíquotas. No Brasil, o Imposto de Renda é progressivo, ou seja, as alíquotas aumentam à medida que a base de cálculo (rendimento) também aumenta.
A tabela do IRRF é ajustada anualmente pela Receita Federal e pode variar de 0% a 27,5% de acordo com a faixa de rendimento. O desconto do IRRF é feito diretamente sobre o valor bruto do rendimento, e a responsabilidade pelo repasse ao governo é de quem faz o pagamento, como a empresa no caso dos empregados.
Exemplo Prático de IRRF
Suponhamos que um colaborador tenha um salário bruto de R$ 4.000,00. De acordo com a tabela progressiva do Imposto de Renda, o valor a ser descontado do salário desse trabalhador pode ser calculado da seguinte forma (considerando a tabela do ano em questão):
- Primeira faixa (até R$ 2.259,20): isento;
- Segunda faixa (de R$ 2.259,21 até R$ 2.826,65): alíquota de 7,5%
- Terceira faixa (de 2.826,66 até R$ 3.751,05): alíquota de 15%.
- Quarta faixa (de R$ 3.751,06 até R$ 4.664,685): alíquota de 22,5%.
- Quinta faixa (acima de R$ 4.664,68): alíquota de 27,5%.
Portanto, no caso de um salário de R$ 4.000,00, o IRRF seria calculado com base nas faixas da tabela, sendo descontado de forma progressiva. A empresa, como responsável pela retenção, desconta o valor do salário e repassa o imposto à Receita Federal. Esse desconto será considerado uma antecipação do imposto devido.
O que é a Declaração de Imposto de Renda (IR)?
Já a Declaração de Imposto de Renda é o momento em que o contribuinte finaliza o cálculo de todo o imposto devido. Mesmo que o IRRF tenha sido descontado ao longo do ano, o contribuinte precisa fazer a declaração anualmente para ajustar o valor total de imposto que foi pago e o valor que realmente deve ser pago. A Declaração de IR ocorre anualmente, normalmente entre março e abril, e deve ser feita por meio do programa da Receita Federal, disponível para preenchimento e envio online.
No processo de declaração, o contribuinte informa à Receita Federal todos os rendimentos recebidos ao longo do ano, as deduções permitidas (como despesas médicas, educação, dependentes e pensão alimentícia) e o valor do IRRF já retido. A partir disso, o sistema realiza o cálculo final e determina se o contribuinte pagou mais ou menos do que deveria.
Declaração de Imposto de Renda (IR) 2025
O prazo de entrega da Declaração Anual do Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF) 2025 começou o dia 17 de março e segue até o dia 30 de maio, às 23h59. Pessoas físicas que receberam rendimentos tributáveis acima de R$ 33.888, assim como aquelas que obtiveram receita bruta da atividade rural acima de R$ 169.440, são obrigadas a declarar.
Como declarar
A declaração do Imposto de Renda das Pessoas Físicas pode ser preenchida diretamente de forma online, por meio do e-CAC, sem a necessidade de baixar ou instalar nenhum programa. Outra opção é realizar o preenchimento baixando a versão para Windows.
Exemplo Prático da Declaração de Imposto de Renda
Voltando ao exemplo do trabalhador com salário bruto de R$ 4.000,00, a Declaração de IR serve para revisar e ajustar os valores. Imagine que, ao longo do ano, ele teve o IRRF descontado de seus salários. No entanto, ele tem direito a algumas deduções, como por exemplo:
- Dependentes: o trabalhador tem dois filhos dependentes.
- Despesas médicas: gastou R$ 5.000,00 com tratamentos médicos.
- Educação: pagou R$ 3.000,00 em mensalidades escolares.
Na declaração, essas despesas serão informadas, e o valor do imposto devido será ajustado. Caso o IRRF tenha sido superior ao imposto devido, o contribuinte receberá a restituição. Caso tenha sido inferior, ele terá que pagar a diferença.
Principais diferenças entre IRRF e Declaração de Imposto de Renda
Embora ambos os conceitos envolvam o Imposto de Renda, a grande diferença está no momento do pagamento e no ajuste de valores. Veja na tabela a seguir as principais diferenças entre o IR Retido na Fonte e a Declaração de Imposto de Renda:
| Aspecto | Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) | Declaração de Imposto de Renda (IR) |
| O que é | Desconto do imposto diretamente na fonte de pagamento. | Ajuste final do imposto devido, com base nos rendimentos e deduções informados. |
| Quem realiza o pagamento | O empregador ou contratante realiza o desconto e repassa à Receita Federal. | O próprio contribuinte faz a declaração e paga a diferença, se necessário. |
| Quando ocorre o pagamento | No momento do pagamento do rendimento (salário, serviços, etc.). | Anualmente, durante o período de declaração, entre março e abril. |
| Objetivo | Antecipar o pagamento do imposto. | Ajustar o valor do imposto, restituir ou pagar a diferença. |
| Possibilidade de ajuste | Não há ajuste após o pagamento, pois o valor é retido no ato. | Ajuste do imposto pago, com possibilidade de restituição ou pagamento de diferença. |
O Papel do RH no Processo de IRRF e Declaração de IR
Para os profissionais de Recursos Humanos (RH), o conhecimento sobre o IRRF e a Declaração de IR é fundamental. RH tem a responsabilidade de garantir que os descontos do IRRF sejam feitos corretamente, conforme a tabela vigente, e que os colaboradores recebam as informações necessárias para fazer sua Declaração de IR corretamente.
Além disso, é importante que o departamento de RH mantenha registros precisos de todos os descontos realizados ao longo do ano, para que os colaboradores possam usar essas informações quando forem fazer sua declaração de IR. Caso o colaborador tenha dúvidas sobre o valor retido ou precise de informações adicionais, o RH deve estar preparado para fornecer esses dados.
Impacto das deduções e despesas na Declaração de Imposto de Renda
Outra questão importante a ser abordada é o impacto das deduções e despesas na Declaração de IR. Embora o IRRF já tenha sido descontado ao longo do ano, o valor final do imposto devido pode ser reduzido por deduções como:
- Despesas com educação (mensalidades escolares, cursos técnicos, graduação, pós-graduação, etc.).
- Despesas médicas, tanto para o contribuinte quanto para seus dependentes.
- Pensão alimentícia.
- Contribuições à previdência privada.
- Dependentes, que garantem uma redução na base de cálculo do imposto.
Essas deduções podem fazer toda a diferença no cálculo final do imposto devido e, muitas vezes, são um fator determinante para o contribuinte receber restituição ou ter que pagar menos imposto no final.
Conclusão
Em resumo, o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é uma antecipação do imposto devido, feita diretamente sobre os rendimentos do contribuinte, enquanto a Declaração de Imposto de Renda é o processo anual de ajuste, onde o contribuinte informa todos os seus rendimentos, deduções e o valor do IRRF retido. Dependendo do cálculo final, o contribuinte pode receber restituição ou precisar pagar a diferença.
Para os profissionais de RH, compreender esses processos e garantir que os descontos sejam feitos corretamente é essencial para manter a conformidade com a legislação e proporcionar as informações necessárias aos colaboradores para que realizem suas Declarações de Imposto de Renda de maneira correta e sem complicações.
A gestão adequada do IRRF e da Declaração de IR é crucial tanto para a gestão interna das empresas quanto para os próprios contribuintes, garantindo a transparência fiscal e evitando problemas com a Receita Federal.
Olá! Sou Igor Souza, o fundador e CEO da PontoGO, apaixonado empreendedor e entusiasta do universo empresarial. Com mais de 10 anos de experiência na área comercial, construí minha trajetória como especialista em sistemas de controle de ponto, dedicando-me integralmente à missão de simplificar e otimizar processos para empresas de todos os tamanhos. Ao longo da minha carreira, desenvolvi uma sólida expertise em sistemas de controle de ponto na PontoGO, proporcionando soluções inovadoras para os desafios em Recursos Humanos e Departamento Pessoal. Acredito que a eficiência operacional é a chave para o sucesso de qualquer organização, e é por isso que me dedico a fornecer ferramentas tecnológicas que não apenas cumprem, mas transcendem as expectativas.