A informação em tempo real no departamento de RH de uma empresa irá permitir que ela se posicione de forma mis competitiva no mercado de trabalho. Para isso, a tecnologia está para nos ajudar na entrada de novos softwares de RH que melhoram toda a rotina do departamento.
Entre as inúmeras vantagens que chegaram, destacamos os sistemas, as informações em tempo real e o controle de ponto online que já é realidade em milhares de empresas.
A alguns anos ninguém imaginava que seria possível acompanhar a jornada de trabalho dos funcionários em tempo real. Mas atualmente essa é uma realidade bastante presente nas organizações que utilizam o controle de ponto online.
Vamos nesse artigo entendermos juntos como a informação em tempo real pode trazer benefícios para o setor de RH.
Qual é o significado do termo “Informação em tempo real”?
Informação em tempo real é quando recebemos informações no momento em que elas acontecem. Em nossa jornada diária somos constantemente abastecidos com diversos tipos de informação, o tempo todo, por meio das redes sociais, telefonemas, rádio, jornal, TV, aplicativos de celular, entre outros.
Nos dias de hoje é possível receber alertas no celular no mesmo momento de uma compra, o que torna a nossa gestão financeira mais ágil. Tendo as informações constantemente em tempo real que nos ajuda em nossa rotina. Com isso, podemos também agregar toda essa tecnologia em nossa rotina de trabalho.
RH 3.0 e 4.0
Já faz alguns anos que o setor de RH tem se transformado e se descentralizado dos modelos mais antigos de trabalho. Aqueles que eram engessados, sem acesso fácil às informações, dependente de pastas, planilhas e softwares instalados nos computadores.
Esse modelo antigo que a cada dia foi se tornando mais obsoleto. Em uma rápida pesquisa, podemos dizer que o uso de ferramentas para o setor de Recursos Humanos começou com a fase chamada RH 3.0.
Nesse novo momento do RH as empresas começaram a prestar mais atenção nos colaboradores e viram que o departamento poderia ser muito mais estratégico com a ajuda da tecnologia.
Mais adiante, na sua fase RH 4.0, o departamento entendeu que apenas apostar em tecnologia não era o suficiente, tornando-se necessário mais um passo a frente, ir além. Nesse momento surgiu a sincronia com informações mais assertivas.
O RH buscou por mais eficiência, procurando um melhor desempenho do setor de RH por meio de tecnologias, dentre elas a possibilidade de informações em tempo real.
O controle de jornada
Não podemos iniciar a conversa sobre informações em tempo real e deixar de lado o controle de jornada, essa foi uma das áreas do departamento pessoal que mais evoluiu com a tecnologia.
Faz pouco tempo que para se ter acesso aos dados das jornadas de trabalho de funcionários era uma tarefa difícil que exigia locomoção. Também a troca de informações entre sistemas e diversas etapas para chegar aos resultados finais.
Essa situação já faz parte do passado. Muitas empresas precisaram romper com o modelo tradicional e apostar no controle de ponto online, que traz as informações no momento em que o ponto é registrado pelo funcionário.
Nesse tipo de ferramenta os gestores conseguem acompanhar o dia a dia de sua operação através do celular, sem precisar abrir um computador ou importar os dados de outro lugar. A PontoGO possui um sistema que facilita a vida de muitas empresas.
No controle de ponto online o funcionário consegue bater o ponto usando um celular ou até um tablet ou computador.
A gestão do RH
A gestão do RH é uma atividade que pode ser facilitada com a informação em tempo real através de softwares de RH completos. Softwares esses que disponibilizam informações em tempo real, mostrando os processos que estão sendo desenvolvidos naquele momento.
Por meio desses sistemas é possível enviar comunicações em tempo real para setores da empresa e até enviar holerites de forma fácil para seus funcionários.
Os Canais de comunicação corporativo
Canais de comunicação interna nas empresas também foram beneficiados com essa possibilidade de informação em tempo real. Isso significa que muitas empresas puderam apostar no home office como uma das ferramentas importantes nesse novo meio de trabalho.
As empresas perceberam que o uso de e-mail para uma comunicação rápida não é mais eficiente pois o WhatsApp é mais rápido. Que também não é a melhor forma de se comunicar pois acaba misturando comunicações pessoais com profissionais.
A melhor solução para essas empresas foi apostar em plataformas de comunicação corporativa, que oferecem chats instantâneos para troca de informações em tempo real.
O Armazenamento em nuvem
Outra ferramenta importante que mudou com o home office foi a possibilidade do armazenamento de informações em nuvem.
Ainda hoje algumas empresas ainda utilizam o armazenamento dedicado em suas redes, mas isso traz obstáculos não mais aceitos pela demora que existe para a visualização de informações.
Esse é o motivo que o armazenamento na nuvem é a melhor opção para o RH ter à disposição qualquer documento ou informação que precisar em tempo real.
People Analytics
O People Analytics também pode contar com a informação em tempo real para otimizar o tempo do RH. Nesse modelo de análise são utilizados informações para tomar decisões na gestão de pessoas.
People Analytics é um modelo de gestão de pessoas baseado na coleta e análise das informações a respeito dos funcionários da empresa. O People Analtics faz com que o RH seja mais estratégico.
Isso otimiza processos internos, diminui o turnover e aumenta a atração de novos talentos. Por meio do People Analytics é perfeitamente possível fazer análise de pessoas, diagnóstico de problemas, busca de oportunidades e melhorias, tudo baseado na coleta de informações do dia a dia dos colaboradores.
Acontece que no momento que a empresa precisar desses dados, eles estarão disponíveis em tempo real, tornando a gestão mais rápida e eficiente.
Informação em tempo real no RH
Toda empresa que tem a possibilidade de obter informações sobre sua operação em tempo real vai conseguir se destacar da concorrência.
A gestão em tempo real oferece melhorias internas que facilitam toda a rotina do departamento de Recursos Humanos. Imagine a possibilidade de conseguir um relatório importante com dados a qualquer momento e em qualquer lugar.
Essa é uma das possibilidades trazidas com a informação em tempo real. A transmissão das informações também são facilitadas nesse novo modelo de gestão em tempo real.
Por exemplo, quando uma empresa possui um sistema de ponto eletrônico online é possível transmitir informações da folha de ponto, para a folha de pagamento rapidamente com alguns cliques. Também é possível o acesso a essas informações de qualquer lugar, mesmo que o gestor esteja fazendo uma viagem internacional.
Para os gestores, é possível ter acesso ao sistema que lhe fornece todas as informações onde quer que esteja. Toda informação em tempo real descentraliza o RH e promove a quebra de burocracias.
Acabam com a obrigatoriedade do vai e vem de informações entre sistemas. É possível encontrar tudo online no momento da necessidade em um único lugar.
É possível economizar?
Tudo o que estamos mostrando até agora, contribui para a redução de custos. O departamento de recursos humanos irá ganhar tempo para se dedicar em assuntos mais importantes que beneficiarão a empresa. Tempo é dinheiro!
O RH deixa de perder tempo com tarefas operacionais que eram comuns em um passado não muito distante. Ainda é importante ressaltar que nos dias de hoje a informação vale ouro, o tempo é primordial para o destaque de uma empresa.
As informações e os dados a disposição, em tempo real, a empresa toma decisões mais assertivas. Muda-se rotas, se necessário, com mais facilidade, sem ter que esperar muito tempo para tomar uma decisão importante.
O departamento de recursos humanos que opera com informações importantes e confidenciais, poderá ser muito mais estratégico. Para isso as informações precisam estar disponíveis o mais rápido possível e com acesso rápido.
Vamos a um exemplo
Se imagine em uma reunião de diretoria. No decorrer dessa reunião surge uma questão e o RH precisa apresentar uma resposta. Essa seria uma informação primordial para que seja tomada uma decisão importante.
Se o RH não tiver uma ferramenta eficiente com acesso à resposta que é necessária para aquele momento, será preciso marcar uma nova reunião apenas para discutir esse assunto.
Se o RH tiver um sistema moderno, que dê a possibilidade de buscar essa informação será necessário apenas alguns minutos para trazer essa resposta.
Chegamos ao fim desse artigo. Pudemos entender como a informação rápida, em tempo real, pode ajudar o departamento de RH com ferramentas que trazem agilidade e eficiência.
Aqui vimos também como o controle de ponto online chegou para facilitar o trabalho do RH das empresas. Espero que as informações tenham sido esclarecedoras e importantes para você.
Para finalizar deixo uma sugestão de leitura do artigo ponto online é legal em nosso blog. Nele você encontra informações complementares ao que falamos por aqui.
Até lá!
