Na hora de montar a folha ponto dos funcionários é aquela dor de cabeça e dias inteiros perdidos? Apesar de extremamente importantes os registros de trabalho, essa ação de controle de ponto pode ser simplificada.
Em todo comércio ou empresa é necessário o controle da jornada de trabalho de seus colaboradores, portanto, se você precisa entender como montar de forma segura e eficiente, continue a leitura desse conteúdo agora mesmo!
Qual a importância da folha ponto?
Na folha de ponto dos funcionários estão todos os registros dos horários de cada funcionário da empresa. Os registros marcados na folha de ponto podem ser online ou não e vão servir como base no momento de calcular e realizar o fechamento da folha de pagamento mensal.
Na folha de ponto dos funcionários deve constar todos os horários correspondentes à entrada do colaborador, saída para a pausa, entrada da pausa e saída final que corresponde ao fim do expediente.
Com todas essas informações, o setor responsável por administrar a folha de ponto será capaz de fazer um correto fechamento da folha de pagamento no final do mês.
O correto controle da folha de ponto dos funcionários é obrigatório para algumas empresas, conforme está na Consolidação das Leis do Trabalho – CLT:
Artigo 47 da CLT
Conforme o artigo 47 do Decreto Lei nº 5.452/43 da CLT, qualquer empresa com mais de 20 colaboradores deve ter o registro de entrada e saída de seus colaboradores.
Se por algum motivo a empresa não possuir um controle sobre a folha de ponto, o colaborador poderá entrar na justiça com um processo trabalhista contra ela.
Esse processo é realizado pelo departamento de Recursos Humanos – RH – ou o Departamento Pessoal – DP – das corporações com a folha de ponto dos funcionários.
Como deve ser a folha de ponto dos funcionários?
Toda folha de ponto de funcionários precisa ser organizada e estar sempre atualizada para que no final do mês o departamento responsável tenha maior facilidade no fechamento e com isso não gaste muito tempo para as conferências das informações, pois além de fechar corretamente será necessário ainda entregar para o colaborador verificar e assinar.
Existem alguns métodos para se manter com total controle a folha de ponto dos funcionários. Conheça os principais:
- Folha de ponto manual;
- Cartão de ponto;
- Folha de ponto na planilha;
- Folha de ponto digital.
Folha ponto manual
Esse método é feito de forma manual, quando o funcionário faz a marcação de seus horários de forma manuscrita utilizando um livro-ponto.
Esse método é bastante comum nas empresas mais tradicionais e de pequeno porte. A folha de ponto manual é conhecida por ser a solução mais acessível, mas como desvantagem é que a chance de apresentar erros ou fraudes é maior.
Cartão de ponto
Esta é uma das opções mais práticas e seguras. Nessa versão é usado um relógio de ponto cartográfico, e quando o colaborador vai registrar o seu ponto, ele insere um cartão no relógio de ponto que normalmente fica na entrada da empresa, em local de fácil acesso e localização.
Nesse modelo existem poucas chances de apresentar erros ou rasuras, pois quem faz as marcações é o relógio.
É muito importante saber que é preciso certificar-se corretamente se é o funcionário que está registrando seu ponto, pois acontece muito de outro colaborador pegar o cartão de ponto e fazer o registro, mesmo quando o dono daquele cartão não está presente.
Folha de ponto na planilha
Essa folha de ponto online tem como principal função facilitar todo o processo complexo de manter o controle do registro de ponto dos funcionários.
Todas as planilhas de folha de ponto realizam os cálculos de forma automática por possuir fórmulas prontas que tem a função de calcular as horas trabalhadas dos funcionários durante o mês.
Folha de ponto digital
Entre as opções, essa forma de folha de ponto é a mais moderna e consequentemente a mais segura.
O ponto digital para o melhor controle de ponto dos funcionários é um software, como o PontoGo, para o controle de jornada dos colaboradores que possibilita que o registro seja feito a partir de uma plataforma de controle de ponto totalmente digitalizada.
Todo funcionário passa a fazer a marcação de ponto por um telefone celular do tipo smartphone, ou um computador ou até mesmo um tablet, importante forma de controle para quando há funcionários em home office, por exemplo.
Quando o colaborador faz a marcação de sua jornada através de sua digital, as informações ficam armazenadas digitalmente. Todos os dados e as informações ficam disponíveis em tempo real para os gestores, proporcionando que o gerenciamento de controle de jornadas de trabalho não seja alterado.
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O que precisa ter na folha de ponto?
O cálculo da folha de ponto dos funcionários deve conter todas as informações de início de jornada de trabalho, saída para pausa, retorno da pausa e fim de jornada. Também é preciso adicionar, se houver, as horas faltantes, horas extras e o adicional noturno.
Atenção nesse detalhe, alguns erros são sempre comuns quando o assunto é a folha de ponto dos funcionários é em relação ao armazenamento, segurança, rasuras e os erros de cálculo.
Cuidados importantes com a folha ponto
Esse documento é de extrema importância para colaborador e empresa, pois é a partir dele que se tem as informações comprovadas de horas de trabalho, horas-extras ou faltas, podendo servir de justificativa para casos de processos trabalhistas, por exemplo.
Confira a seguir os principais cuidados que se deve ter com a folha ponto.
Armazenamento
O armazenamento dos documentos trabalhistas é um assunto que pode gerar complicações jurídicas para as empresas. É muito importante a folha de ponto estar armazenada com cuidado. Esse documento pode ser usado para comprovar alegações em possíveis processos trabalhistas.
Segurança
Algumas empresas arquivam os documentos em pastas, em salas na sede da empresa, normalmente quando ainda utilizam uma folha de ponto manual.
É muito importante sempre guardar a folha de ponto em locais seguros onde não possa acontecer nenhum tipo de fraude, nem um possível dano a empresa como fogo ou água, que poderiam acabar com esses registros.
Além disso, ao armazenar dessa forma, é preciso manter uma cópia de tudo em lugares distintos.
Rasuras
A rasura é algo bastante normal nas folhas de ponto manual. Normalmente se dá quando o funcionário faz a marcação errada na sua ficha e acaba rasurando para corrigir.
Esse fato é considerado como uma violação e pode gerar problemas para a empresa. Portanto, o RH deve manter o controle assíduo desses dados intactos.
Erros de cálculo
Os erros de cálculo que existem em algumas folhas de ponto dos funcionários podem afetar na remuneração mensal do trabalhador, o seu salário.
Na hora fechar a folha e tirar os apontamentos é preciso ter muito cuidado com os cálculos de jornada, que normalmente em folhas de ponto manuais erros sempre aparecem.
Já com sistemas online de controle de folha ponto esses erros são minimizados, auxiliando até nas demandas internas do RH, minimizando as funções.
Como registrar pequenos atrasos na folha ponto?
O Tribunal Superior do Trabalho prevê uma tolerância de 5 minutos para o colaborador que se atrasou para registrar seu ponto.
Dentro do
Ou seja, não serão descontadas nem computadas como jornada extraordinária as variações de horário do registro de ponto não excedentes de cinco minutos, observado o limite máximo de dez minutos diários.
Se ultrapassado esse limite, será considerada como extra a totalidade do tempo que exceder a jornada normal, pois configurado tempo à disposição do empregador, não importando as atividades desenvolvidas pelo empregado ao longo do tempo residual (troca de uniforme, lanche, higiene pessoal, etc).
Afinal, qual o melhor tipo de folha ponto?
A folha de ponto digital é a melhor opção nesse caso. Ela proporciona segurança jurídica para a empresa, melhora o tempo nos processos do departamento de RH, mantém o armazenamento dos dados seguros, além de proporcionar uma gestão mais limpa e eficaz na empresa.
Como você pode identificar, a folha de ponto dos funcionários é um documento importantíssimo em qualquer empresa, seja ela de pequeno, médio ou de grande porte.
O sistema Ponto eletrônico de gestão PontoGO tem por objetivo ajudar as empresas e os gestores a ter um melhor controle dos pontos dos colaboradores.
Além de um ótimo sistema, traz economia e modernidade ao processo de gestão de funcionários. Faça um teste grátis agora mesmo e comprove essa facilidade.
