Como fazer a marcação de ponto de maneira segura? Confira

A marcação de ponto é um processo essencial no ambiente de trabalho, permitindo que os funcionários registrem a jornada de trabalho. 

No entanto, à medida que surgem novos sistemas de marcação de ponto, é necessário garantir a segurança e a integridade dos dados

Neste artigo, você confere algumas práticas para garantir uma marcação de ponto segura.

O QUE É A MARCAÇÃO DE PONTO

A marcação de ponto é o registro dos horários da jornada de trabalho feito pelos funcionários de uma empresa. Há uma série de ferramentas que podem ser utilizadas para fazer a marcação dos horários, como relógio de ponto, folhas de registro ou aplicativos.

A empresa utiliza os dados para calcular as horas extras, garantir o cumprimento das normas trabalhistas e assegurar que os direitos e deveres de ambas as partes sejam cumpridos.

TIPOS DE MARCAÇÃO DE PONTO

O registro da jornada de trabalho pode ser feito através de diversas ferramentas. A empresa pode escolher qual recurso utilizar, desde que esteja dentro das normas estabelecidas pela lei.

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece três métodos de controle de ponto, sendo eles:

• Registro Manual: método em que o registro de entrada e saída dos funcionários é feito através de métodos físicos, como cartões de ponto, folhas de presença ou livros de registro;
• Registro Mecânico: envolve o uso de dispositivos físicos, como relógios de ponto mecânicos ou outros mecanismos analógicos;
• Registro Eletrônico: método mais moderno de controle de presença e horas trabalhadas, que utiliza dispositivos eletrônicos, como softwares para dispositivos móveis.

COMO FAZER A MARCAÇÃO DE PONTO DE MANEIRA SEGURA

Para garantir uma marcação de ponto segura, é necessário estabelecer diretrizes e estar em conformidade com a legislação. A seguir, confira algumas dicas do que fazer.

1. Analise a legislação

O primeiro passo para garantir que a marcação de ponto seja segura é analisar as orientações previstas na legislação. Verifique os equipamentos permitidos e quais características eles devem apresentar.

2. Escolha um sistema confiável

Procure um sistema de marcação de ponto confiável. A legislação apresenta quais modelos são permitidos e quais características eles devem apresentar. Verifique se o equipamento escolhido tem medidas de segurança adequadas para proteger os dados dos funcionários.

3. Controle o acesso

Limitar o acesso do sistema de ponto aos funcionários autorizados pode evitar a ocorrência de fraudes e alterações no registro.

4. Realize treinamentos

Organize palestras e treinamentos sobre marcação de ponto para os funcionários. Ao explicar como funciona o sistema e tirar as dúvidas dos colaboradores, a empresa estimula a marcação adequada.

5. Monitore regularmente

Faça revisões regulares dos registros de ponto para identificar qualquer discrepância ou padrão suspeito. Isso pode ajudar a detectar problemas rapidamente.

6. Promova a transparência

Mantenha uma comunicação transparente sobre as políticas relacionadas ao controle de ponto. Ao manter os funcionários informados sobre as políticas e procedimentos de marcação de ponto, a empresa estimula a confiança nos processos internos.

7. Garanta a proteção de dados

Garanta que as informações de ponto dos funcionários estejam protegidas e sejam tratadas com confidencialidade. Os dados não devem ser compartilhados sem autorização adequada.

8. Faça backup dos dados

Faça backup regular dos registros de ponto para garantir que os dados não sejam perdidos caso ocorra problemas técnicos. Mantenha cópias de segurança para permitir que o processo não seja afetado.

9. Confira as atualizações de segurança

Esteja atento às atualizações de segurança que surgem no mercado e mantenha os sistemas de ponto atualizados para garantir a proteção dos dados.

10. Estabeleça um canal de feedbacks

Disponibilize uma plataforma onde os funcionários podem dar feedbacks ou relatar falhas no sistema de ponto.

PRINCIPAIS REGRAS SOBRE A MARCAÇÃO DE PONTO

Há uma série de orientações previstas na legislação sobre a marcação de ponto. Uma delas é referente a obrigatoriedade do registro da jornada de trabalho.

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece que o horário de trabalho dos colaboradores deve ser anotado em registro de empregados.

No entanto, o registro de horários só é obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários, podendo ser feito em registro manual, mecânico ou eletrônico.

Confira a orientação:

Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados.   

§ 2º  Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.           

§ 3º  Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constará do registro manual, mecânico ou eletrônico em seu poder, sem prejuízo do que dispõe o caput deste artigo.      

§ 4º  Fica permitida a utilização de registro de ponto por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.       

Há também a Portaria 671, que aborda diretamente os sistemas de ponto eletrônico permitidos. Portanto, se uma empresa tem interesse em adotar um sistema eletrônico, ela deverá ficar atenta às normas da Portaria.

A regulamentação descreve o sistema de registro eletrônico de ponto como:

Conjunto de equipamentos e programas informatizados destinados à anotação da hora de entrada e de saída dos trabalhadores em registro eletrônico, de que trata o § 2º do art. 74 do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT.

A Portaria também estabelece que:

Art. 74. O sistema de registro de ponto eletrônico deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como:

I – restrições de horário à marcação do ponto;

II – marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual, não se confundindo com o registro por exceção previsto no art. 74, § 4º, do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT;

III – exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e

IV – existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.

Há três tipos de sistemas de registro de ponto eletrônico permitidos por lei, segundo a Portaria 671. São eles:

• Convencional;
• Alternativo;
• Via programa;

O sistema de registro eletrônico de ponto (SREP) convencional é composto por um equipamento de automação monolítico, identificado pelo seu número de fabricação. O modelo deve ter certificado de conformidade e é utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho.

O equipamento precisa ser capaz de emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, concernentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.

O SREP alternativo diz respeito a equipamentos e programas de computador cujo uso é destinado ao registro da jornada de trabalho. Ele deve ser autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho.

A regulamentação exige que o sistema de registro de ponto alternativo que utiliza a REP-A (registrador eletrônico de ponto alternativo) permita a identificação do empregador e empregado, além de disponibilizar no local de fiscalização ou de forma remota a extração eletrônica ou impressão do registro fiel das marcações do trabalhador.

O SREP via programa é composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa (REP-P), que é um software executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro. 

O programa é utilizado exclusivamente para o registro de jornada e deve ter capacidade para emitir documentos decorrentes da relação de trabalho, além de realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída dos trabalhadores no ambiente de trabalho.

QUAL SISTEMA DE MARCAÇÃO DE PONTO ESCOLHER?

Na hora de escolher o sistema de ponto, a empresa deve considerar suas necessidades,  número de funcionários e as exigências feitas pela legislação.

Há uma variedade de sistemas permitidos por lei, sendo o modelo eletrônico um dos mais populares entre as empresas.

O sistema de ponto eletrônico tem como objetivo atender às necessidades das empresas no controle da jornada de trabalho dos funcionários. Um bom sistema pode trazer diversos benefícios à empresa, como:

• Registrar com precisão o horário de entrada e saída dos funcionários;
• Facilitar o acompanhamento das horas extras trabalhadas pelos funcionários;
• Reduzir a possibilidade de erros e fraudes no registro de ponto, já que métodos eletrônicos são mais difíceis de serem manipulados do que métodos manuais;
• Permitir ou facilitar a elaboração de relatórios sobre frequência, atrasos, horas extras e outros dados relacionados à jornada de trabalho;

Uma opção é o aplicativo PontoGO, que está em conformidade com a Portaria 671 e possui diversas funções essenciais, como:

• Registro de ponto por aplicativo móvel;
• Gestão de folga;
• Cálculo de horas extras;
• Relatórios completos;
• Interface intuitiva;
• Emissão de Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade
• Segurança de dados conforme a LGPD.

CONCLUSÃO

A escolha de um sistema de ponto de acordo com as orientações previstas na legislação é essencial para garantir a segurança de dados e processos internos da empresa.

As organizações devem estar atentas às regras determinadas pela lei e determinar diretrizes próprias para que a marcação de ponto possa ocorrer de maneira segura e eficaz.