O banco de horas é um dos principais mecanismos utilizados pelas empresas para administrar a jornada de trabalho de seus colaboradores. Em 2025, com as constantes mudanças nas legislações trabalhistas e as novas dinâmicas do trabalho remoto e híbrido, é essencial que os profissionais de Recursos Humanos estejam atualizados sobre as melhores práticas para calcular e gerenciar o banco de horas de forma eficiente e legal.

Neste artigo, vamos explicar como funciona o banco de horas, quais são as regras vigentes em 2025 e quais são as melhores estratégias para garantir um controle preciso e justo desse sistema.

O que é o banco de horas?

O banco de horas é uma alternativa para compensar as horas extras trabalhadas, sem que a empresa precise pagar um valor adicional imediato ao funcionário. Em vez de receber o pagamento extra, o trabalhador acumula essas horas, que poderão ser compensadas em outra data com uma redução equivalente na carga horária.

Para entender o banco de horas, é importante primeiro compreender o conceito de hora extra. A hora extra é o tempo de trabalho que excede a jornada normal prevista no contrato de trabalho. A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) permite que a empresa solicite aos funcionários horas extras quando há uma demanda não prevista, mas, por lei, a empresa deve pagar ao trabalhador, no mínimo, 50% a mais sobre o valor da hora normal.

No entanto, em vez de pagar essas horas extras, o banco de horas permite que o empregado “guarde” essas horas para compensá-las futuramente, sem que haja pagamento imediato. A compensação deve ocorrer dentro de um período máximo de um ano, e as horas extras podem ser compensadas desde que respeitados os limites diários e semanais de jornada de trabalho previstos na CLT, como o máximo de 10 horas diárias.

O banco de horas pode ser estabelecido por meio de acordo ou convenção coletiva de trabalho ou, em algumas situações, até mesmo por acordo individual escrito, desde que a compensação ocorra dentro de um período de até seis meses ou até mesmo no mesmo mês.

Quando o contrato de trabalho é rescindido, caso o trabalhador não tenha compensado todas as horas extras, a empresa deve pagar as horas não compensadas, calculando o valor correspondente ao salário do funcionário na data da rescisão.

Legislação Atual sobre Banco de Horas

Como mencionado anteriormente, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) regula o banco de horas no Brasil. Algumas regras fundamentais para 2025 incluem:

• Acordo Individual ou Coletivo: O banco de horas pode ser estabelecido por acordo individual entre empregador e colaborador, desde que as horas sejam compensadas em até seis meses. Para prazos maiores, é necessário um acordo coletivo com o sindicato.
• Prazo para Compensação: As horas acumuladas devem ser compensadas em até seis meses se o banco de horas for estabelecido por acordo individual. Para acordos coletivos, o prazo pode ser de até 12 meses.
• Limite de Jornada: A jornada de trabalho não pode ultrapassar 10 horas diárias, independentemente do banco de horas.
• Rescisão do Contrato: Se um colaborador for desligado antes de utilizar suas horas acumuladas, a empresa deve pagar as horas extras com os devidos adicionais.

Como Calcular o Banco de Horas Passo a Passo

Gerenciar corretamente o banco de horas é essencial para garantir a conformidade com a legislação trabalhista e manter um equilíbrio saudável entre produtividade e qualidade de vida dos colaboradores. Siga este passo a passo para calcular e administrar o banco de horas com eficiência.

1. Registre a jornada de trabalho

O primeiro passo para um controle eficiente do banco de horas é registrar corretamente a jornada de trabalho dos colaboradores. Para isso, siga estas diretrizes:

• Utilize sistemas eletrônicos, como aplicativos ou softwares especializados, para registrar com precisão os horários de entrada, saída e intervalos.
• Caso opte por registros manuais, mantenha um controle detalhado e atualizado para evitar inconsistências.
• Certifique-se de que os registros sejam acessíveis tanto para os gestores quanto para os colaboradores, garantindo transparência no processo.
• Horas trabalhadas além da jornada regular devem ser consideradas como crédito para o banco de horas, enquanto períodos de ausência ou redução de jornada podem ser descontados.

2. Determine o saldo de horas

Após o registro da jornada, é necessário calcular o saldo de horas do colaborador. O saldo pode ser positivo ou negativo, dependendo da carga horária cumprida:

• Horas extras: Se o colaborador trabalhar além da jornada estabelecida, essas horas são adicionadas ao banco de horas como saldo positivo.
• Horas faltantes: Se o colaborador trabalhar menos do que o previsto, essas horas podem ser descontadas do saldo acumulado.

O cálculo deve ser feito periodicamente, seja diariamente, semanalmente ou mensalmente, para facilitar o controle e a gestão eficiente.

3. Aplique os limites legais

A legislação trabalhista determina regras específicas para a compensação do banco de horas. É fundamental respeitar esses limites para evitar passivos trabalhistas:

• O saldo de horas deve ser compensado dentro do prazo estabelecido em acordo individual ou coletivo, que pode variar entre seis e doze meses.
• Caso o colaborador atinja um saldo negativo elevado, podem ser adotadas estratégias como ajustes na carga horária futura para compensação das horas em débito.
• Verifique a convenção coletiva da categoria para garantir que as regras do banco de horas estejam em conformidade com as normas vigentes.

4. Gerencie a compensação

Para que o banco de horas funcione de maneira eficiente, é essencial estabelecer regras claras para sua utilização:

• Defina critérios para a solicitação e aprovação de folgas utilizando o saldo acumulado.
• Determine um período mínimo e máximo para a utilização das horas, garantindo que os colaboradores possam usufruir dos créditos sem comprometer a operação da empresa.
• Estabeleça um sistema transparente para acompanhamento do saldo individual de cada colaborador, facilitando a gestão do banco de horas.

5. Acompanhe e audite o banco de horas

O acompanhamento contínuo do banco de horas é essencial para evitar erros e garantir conformidade com a legislação. Algumas práticas recomendadas incluem:

• Utilizar softwares de gestão para monitorar o saldo de horas de forma automatizada.
• Realizar auditorias periódicas nos registros para identificar inconsistências e corrigi-las antes que se tornem problemas legais.
• Comunicar-se regularmente com os colaboradores sobre suas horas acumuladas, garantindo que estejam cientes de seu saldo e das possibilidades de compensação.

Seguindo esses passos, sua empresa poderá gerenciar o banco de horas de maneira eficiente, garantindo o cumprimento das normas trabalhistas e promovendo um ambiente de trabalho mais equilibrado para todos.

Dicas para Profissionais de RH

Além do controle do banco de horas, profissionais de Recursos Humanos devem adotar boas práticas para otimizar a gestão do tempo dos colaboradores. Confira a seguir algumas dicas.

1. Utilize ferramentas de controle de ponto

Sistemas eletrônicos garantem registros precisos e minimizam erros manuais. Uma opção eficiente é o aplicativo PontoGO, que está em conformidade com a legislação e realiza o cálculo do banco de horas de forma automática, facilitando o trabalho do RH.

Além disso, a plataforma oferece funcionalidades essenciais, como:

• Registro de ponto por aplicativo móvel;
• Gestão de folgas;
• Cálculo de horas extras;
• Relatórios completos;
• Interface intuitiva;
• Emissão de Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade;
• Segurança de dados conforme a LGPD.

2. Comunique as regras do banco de horas

Explique de forma detalhada para os colaboradores como funciona o banco de horas, destacando os prazos de compensação, as condições para o registro e a utilização das horas acumuladas. Certifique-se de que todos compreendam claramente como as horas extras podem ser compensadas, se existe a possibilidade de troca por folgas e qual o limite de tempo para essa compensação. Além disso, é fundamental esclarecer as consequências do não uso adequado, como a perda das horas acumuladas ou o impacto financeiro e operacional para a empresa, caso haja desacordo com as regras estabelecidas. A transparência nesse processo ajuda a garantir o cumprimento das normas, evita mal-entendidos e contribui para um ambiente de trabalho mais organizado e produtivo.

3. Planeje a compensação com antecedência

Evite acumular muitas horas extras sem um plano claro para sua utilização, pois isso pode gerar diversos problemas operacionais e financeiros para a empresa. A acumulação excessiva de horas extras pode afetar o desempenho da equipe, aumentar custos com pagamento de horas extras e comprometer o equilíbrio entre vida pessoal e profissional dos colaboradores. É importante estabelecer diretrizes para o controle e utilização dessas horas, garantindo que sejam usadas de forma eficiente e dentro dos parâmetros estabelecidos pela organização, promovendo a saúde financeira e o bem-estar dos funcionários.

4. Esteja atento a mudanças na legislação

Monitore constantemente as atualizações legais e mudanças na legislação trabalhista para garantir que as políticas da empresa estejam sempre em conformidade. Além disso, implemente ajustes de forma proativa, promovendo a adaptação rápida às novas exigências e evitando possíveis riscos ou penalidades.

5. Priorize a transparência com os colaboradores

Mantenha os registros do banco de horas sempre acessíveis para consulta dos colaboradores, garantindo que as informações sejam apresentadas de forma clara, organizada e de fácil compreensão. Isso permite maior transparência, facilita o acompanhamento individual e contribui para uma melhor gestão do tempo e da jornada de trabalho.

Conclusão

O cálculo e a gestão do banco de horas são aspectos fundamentais para garantir uma relação de trabalho justa e equilibrada. Profissionais de RH devem estar atentos às regras atualizadas e utilizar tecnologias para facilitar o controle da jornada de trabalho.

Com boas práticas, é possível garantir a satisfação dos colaboradores e a segurança jurídica da empresa. Implementar um sistema eficiente de banco de horas contribuirá para um ambiente organizacional mais produtivo e harmonioso.