As empresas precisam ter o controle da jornada de trabalho de seus colaboradores no que diz respeito ao horário da entrada, das pausas e da saída. A folha de ponto é o instrumento utilizado para esse fim. É nesse documento que estão todos os horários da jornada de trabalho dos funcionários, bem como o registro de faltas ou horas extras.
Para o departamento de RH, essa tarefa pode demorar um certo tempo no dia a dia da empresa, pois nesse processo é importante atenção e cuidados. Esse é o motivo que os profissionais do RH estão sempre em busca de soluções para melhorar o processo de fazer a montagem e finalização da folha de ponto dos funcionários.
Você sabe o que é uma folha de ponto?
Também conhecida como livro de ponto, a folha de ponto consta todos os registros de horários de cada colaborador da empresa. Esses registros de horários vão servir como base no momento de calcular e realizar o fechamento da folha de pagamento.
Os registros inseridos nesse controle não podem ser apenas de entrada e saída. A entrada e saída dos intervalos para as refeições também devem ser feitos, assim, o departamento de RH responsável por administrar a folha de ponto vai ser capaz de identificar apontamentos de atraso, dos funcionários que não fazem pausas ou que não retornam das pausas no horário programado, também as faltas injustificadas e até mesmo horas extras.
O controle da folha de ponto é obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários, conforma a CLT – Consolidação das Leis do Trabalho – estabelece. De acordo com o Artigo 47 do Decreto Lei nº 5.452/43 da CLT, qualquer empresa com mais de 20 funcionários devem ter um registro de entrada e saída de seus trabalhadores.
A folha de ponto é o documento que protege a empresa e o funcionário em casos de processos trabalhistas e caso a empresa não tenha um correto controle sobre a folha de ponto, o funcionário poderá entrar na justiça com um processo trabalhista contra o empregador.
Por que usar a Folha de Ponto?
Algumas empresas cometem erros em não fazer o controle da jornada de trabalho de forma alguma, posteriormente passam a enfrentar problemas trabalhistas. Os motivos que empresas alegam para não controlar a jornada de ponto de funcionários vão desde pensar que os sistemas de ponto são muito caros, outras imaginam que terão maior trabalho no momento que mantiverem o sistema em atividade, até imaginar que os colaboradores não irão se preocupar em preencher as folhas de ponto de funcionários corretamente.
O que dá mais trabalho, fechar uma folha de pagamento e contar com a memória para lembrar qual dia o colaborador faltou ou anotar todos os dias da frequência para ter um controle melhor?
Os processos trabalhistas envolvendo o controle de jornada são muito comuns nas empresas, por esse motivo fazer uso de um controle de frequência é uma ótima maneira de evitar esse tipo de situação.
Quais vantagens e desvantagens de uma folha de ponto
Como vantagens posso dizer que é uma opção com baixo custo, essa é mais simples e acessível, afinal a folha de ponto é uma opção muito utilizada por pequenas e médias empresas na marcação de ponto de funcionários. Uma empresa pode implantar um sistema de forma rápida e tranquila, e a otimizar os custos, sendo um quesito muito importante que deve ser levado em conta. Inicialmente uma folha de ponto de funcionários é algo que realmente reduz os, mas a médio e longo prazo ela já não é o meio mais barato, entenda o motivo a seguir. A desvantagem da folha de ponto podem ser exemplificadas no exemplo de uma empresa com 40 funcionários. O seu setor de recursos humanos terá tempo de conferir e fechar todas as folhas ao final do mês em um tempo razoável? A demora é uma das grandes desvantagens da folha de ponto de funcionário, onde todo final de mês a pessoa responsável por conferir os registros levará algumas semanas somente dedicada a isso. Ela ainda pode trazer muitos problemas na hora de conferir as informações, às vezes a escrita dos colaboradores pode não ser fácil de entender.
Imaginando a situação onde seu colaborador errou na hora de colocar o horário, tentou consertar e rasurou o documento. É muito estressante ficar tentando identificar o que está escrito ali. Outra desvantagem que levanto nesse artigo, é sobre a segurança da folha de ponto de funcionários, ela não é segura. Essas folhas ficam totalmente passíveis de fraude e erros manuais na hora de passar às informações de ponto para armazenar os dados.
Por esse motivo as empresas estão optando pelos meios eletrônicos ou digitais de controle de ponto. Esses possuem mais vantagens.
O Livro de ponto
O livro de ponto se parece com um caderno diário. O funcionário vai anotando diariamente seus horários na linha do seu nome. Nesse modelo todos os registros dos colaboradores ficam concentrados em um único lugar, que acaba evitando a perda do documento.
Planilha de controle de ponto
Uma planilha de controle de ponto se destaca como complemento da folha de ponto nas empresas. Essa é uma forma de organizar as informações registradas nas folhas dos funcionários. A planilha para controle de ponto tem a mesma dinâmica dessas que mencionamos anteriormente, sendo que a principal diferença é que o gestor da área, o chefe, é o responsável por fazer o seu controle diariamente.
Folha de ponto mecânica
Essa modalidade também é conhecida como relógio de ponto cartográfico. Esse modelo é um pouco mais seguro em termos de precisão, onde o funcionário utiliza um relógio de ponto mecânico para registrar cada horário de sua jornada diária de serviço em seu cartão de ponto.
Para se utilizar a folha de ponto mecânica é bastante simples, o funcionário tem um cartão pessoal, insere seu cartão de ponto no relógio que faz a anotação no horário de entrada, na pausa do almoço e por fim na saída.
Esse é um tipo de sistema que acabou com o problema de rasuras e fraudes nas anotações dos horários de trabalho, uma vez que as anotações são registradas exatamente no horário por meio do relógio que existe no equipamento.
Mas o que ainda deixa esse sistema ultrapassado é a burocracia na sua utilização, uma vez que todas as informações precisam ser transcritas manualmente pelas equipes de RH ao final de cada mês. De início parece ser uma situação simples em realizar, mas calcular as horas trabalhadas, os atrasos, as horas extras e todas informações de uma folha de ponto é um processo muito trabalhoso. Imagine uma empresa com cem funcionários, ou mais.
Folha de ponto digital
A folha de ponto digital também é conhecida como folha de ponto online. Essa é uma das formas mais seguras de fazer o controle das horas dos funcionários. Nesse modelo se utiliza um sistema de controle de jornada em que os colaboradores fazem as marcações dos horários por meio de relógios de ponto, computadores e smartphone.
Toda vez que o funcionário fizer uma marcação por meio de um desses dispositivos, o sistema automaticamente preencherá a informação na sua folha de ponto. Esses sistemas de ponto online são os mais completos por serem totalmente informatizados e possuírem relatórios com mecanismos que informam quando existe uma inconsistência na folha de ponto, e isso faz muita diferença no gerenciamento das jornadas de trabalho nas empresas.
Quem preenche a folha de ponto?
Toda folha de ponto deve ser preenchida individualmente pelo funcionário durante sua jornada de trabalho. Outro colaborador da empresa ou os gestores de áreas não podem preencher os horários de outro funcionário.
A anotação britânica de ponto, o que é?
Na expressão “Anotação Britânica de Ponto”, faz uma referência a marcação da jornada de trabalho do funcionário que possui horários fixos, ou seja, todos os dias a jornada de trabalho se inicia na mesma hora, minuto e segundo.
Rasuras na folha de ponto!
A folha de ponto não pode conter nenhum tipo de rasura, ela é um documento que comprova a frequência diária dos colaboradores da empresa. Qualquer rasura indica que a informação foi alterada fazendo com que a folha de ponto perca seu valor. Caso o funcionário erre e na anotação, é importante ter uma nota de observação explicando a rasura existente na folha.
Como funciona o sistema de controle de ponto online?
Até um aparelho de celular pode servir como forma de registro de ponto nas empresas.
As vantagens em bater o ponto no celular são os aplicativos de controle de jornada, como o sistema desenvolvido pela PontoGO.
Esse sistema ultramoderno é prático e mais barato. Possui diversas formas de segurança para as empresas e utiliza do sinal de celular para funcionar. Mas calma, caso o dispositivo não esteja com sinal de internet na hora que o colaborador fizer o seu registro de ponto, não se preocupa, pois o sistema da PontoGO irá armazenar e fará a transmissão dos dados para o sistema assim que o sinal de internet voltar.
Faço um convite para você conhecer a PontoGO e nosso sistema de controle de ponto online disponível.
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Até o próximo!
