De quem é a responsabilidade do registro de ponto? Entenda!

O registro de ponto é um elemento crucial para o controle e a gestão adequada das horas trabalhadas pelos colaboradores.

Além disso, o registro de ponto é um requisito legal em muitos países, incluindo o Brasil, onde é regulamentado pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Mas afinal, de quem é a responsabilidade do registro de ponto?

Neste artigo, te explicaremos e discutiremos a importância do registro de ponto, as modalidades disponíveis, a responsabilidade tanto do empregador quanto do empregado e as consequências de não cumprir as obrigações relacionadas ao registro de ponto.

Obrigatoriedade do registro de ponto

A legislação trabalhista brasileira, especificamente a CLT, estabelece a obrigatoriedade do registro de ponto. O registro de ponto é regulamentado pelos artigos 74 a 79 da CLT, além de outras normas complementares, como a Portaria 1.510/2009 do Ministério do Trabalho e Emprego.

De acordo com a legislação, as empresas com mais de 10 funcionários são obrigadas a manter um sistema de controle de jornada de trabalho. Esse sistema deve registrar as horas de entrada, saída e intervalos dos colaboradores, permitindo o controle e a fiscalização do cumprimento das normas trabalhistas.

A CLT também estabelece que o registro de ponto pode ser feito por meio de diferentes modalidades, como o registro manual, mecânico, eletrônico ou por meio de sistemas alternativos, desde que esses sistemas atendam aos requisitos de segurança, integridade e fidedignidade das informações.

Além disso, a legislação determina que o controle de ponto deve ser feito diariamente, de forma legível e sem rasuras. Os registros devem ser armazenados pela empresa por um período mínimo de 5 anos e estar disponíveis para consulta dos órgãos fiscalizadores e dos próprios funcionários.

É importante ressaltar que a falta de registro de ponto ou o registro inadequado pode acarretar consequências legais para as empresas, como autuações, multas e ações trabalhistas.

Por isso é fundamental que as empresas estejam em conformidade com a legislação e adotem sistemas de registro de ponto confiáveis e precisos.

Modalidades de registro de ponto

Existem diferentes modalidades de registro de ponto, as mais comuns são o registro manual e o registro eletrônico.

Registro manual

O registro manual de ponto é uma das modalidades tradicionais de controle de jornada de trabalho. Os funcionários preenchem manualmente um documento físico, conhecido como livro de ponto ou folha de ponto, registrando suas entradas, saídas e intervalos.

O livro de ponto geralmente possui um formato tabelado, com colunas para:

• Data;
• Horário de entrada;
• Horário de saída;
• Horário de início e fim dos intervalos
• Espaço para assinatura do funcionário e do responsável pela empresa.

No início do expediente, o funcionário anota a hora exata de sua entrada e, ao final do dia, registra a hora de saída. Da mesma forma, durante os intervalos, o funcionário marca o horário de início e fim.

É importante destacar que o registro manual de ponto exige que os funcionários sejam responsáveis por anotar corretamente seus horários de trabalho, seguindo as políticas e procedimentos estabelecidos pela empresa.

Além disso, o responsável pela empresa deve garantir que o livro de ponto esteja disponível e acessível aos funcionários, além de verificar sua precisão e integridade.

Embora o registro manual de ponto seja uma opção válida, muitas empresas estão migrando para métodos mais modernos, como o registro eletrônico de ponto, que oferece maior precisão, automatização e facilidade de gerenciamento.

Registro eletrônico

O registro eletrônico de ponto é uma alternativa moderna e eficiente para controlar a jornada de trabalho dos funcionários, que traz inúmeros benefícios. Nesse método, são utilizados sistemas eletrônicos ou digitais para registrar as marcações de entrada, saída e intervalos dos colaboradores.

Existem diversas opções de sistemas eletrônicos de registro de ponto disponíveis no mercado, e um exemplo é o PontoGo. Esse software oferece uma solução completa e integrada para o controle de ponto, permitindo o registro preciso das horas trabalhadas, de forma rápida e segura.

O PontoGo, por exemplo, possibilita que os funcionários realizem suas marcações de ponto por meio de aplicativos de celular, dispositivos biométricos, web ou até mesmo por reconhecimento facial. Essas opções garantem agilidade e segurança no registro das informações, evitando erros ou fraudes.

Além disso, o PontoGo oferece recursos adicionais, como a geração automática de relatórios de frequência, controle de horas extras, gerenciamento de escalas de trabalho e gestão de folgas e férias.

Essas funcionalidades auxiliam o setor de Recursos Humanos na administração da jornada de trabalho dos funcionários, garantindo conformidade legal e facilitando o cálculo de folha de pagamento.

Uma das grandes vantagens dos sistemas eletrônicos de registro de ponto, como o PontoGo, é a centralização e segurança das informações. Os dados são armazenados em nuvem, o que facilita o acesso, a consulta e a análise dos registros de ponto, eliminando a necessidade de arquivos físicos e reduzindo o risco de perda ou manipulação dos dados.

Responsabilidade do empregador

A responsabilidade do registro de ponto é tanto do empregado quanto do empregador. E ela é de extrema importância, já que está relacionada ao cumprimento das obrigações legais e à garantia dos direitos trabalhistas dos funcionários. Algumas das principais responsabilidades do empregador são:

• Manutenção e disponibilidade do registro de ponto: O empregador é responsável por manter um sistema adequado de registro de ponto, que registre de forma precisa as marcações de entrada, saída e intervalos dos funcionários.
• Integridade e precisão das informações: O empregador deve garantir a integridade e a precisão das informações registradas no ponto. Isso significa que os registros devem refletir fielmente as horas trabalhadas pelos funcionários, sem alterações indevidas ou manipulações.
• Cumprimento das normas trabalhistas: O empregador tem a responsabilidade de cumprir as normas trabalhistas relacionadas ao registro de ponto, como estabelecido na CLT. Isso inclui o cumprimento das jornadas de trabalho, a correta contabilização das horas extras, a concessão dos intervalos legais, entre outros aspectos.
• Adoção de políticas e procedimentos claros: O empregador deve estabelecer políticas e procedimentos claros sobre o registro de ponto, informando os funcionários sobre as regras e diretrizes a serem seguidas. Isso inclui orientações sobre como realizar as marcações de ponto, como relatar possíveis erros ou inconsistências e como acessar e analisar os registros.
• Prevenção de práticas irregulares: O empregador deve tomar medidas para evitar práticas irregulares relacionadas ao registro de ponto, como a manipulação dos registros ou a coação dos funcionários para não registrar corretamente suas horas de trabalho. Essas práticas são ilegais e podem acarretar consequências legais e trabalhistas para a empresa.

Responsabilidade do empregado

A responsabilidade do empregado em relação ao registro de ponto também é importante para garantir a conformidade com as normas trabalhistas e a precisão das informações. Algumas das principais responsabilidades são:

• Registro correto das horas trabalhadas: O empregado tem a responsabilidade de registrar corretamente suas horas de trabalho, seguindo as políticas e procedimentos estabelecidos pela empresa. Isso inclui realizar as marcações de entrada, saída e intervalos nos horários corretos e de acordo com as regras definidas.
• Cumprimento das políticas e procedimentos: O empregado deve seguir as políticas e procedimentos estabelecidos pela empresa em relação ao registro de ponto. Isso inclui conhecer e entender as regras de marcação de ponto, como utilizar os sistemas ou equipamentos disponibilizados e como relatar possíveis erros ou inconsistências.
• Comunicação de erros ou inconsistências: Caso identifique algum erro ou inconsistência no registro de ponto, o empregado tem a responsabilidade de informar imediatamente ao departamento de recursos humanos ou à pessoa responsável pelo controle de ponto.
• Colaboração com auditorias ou fiscalizações: O empregado pode ser solicitado a colaborar com auditorias internas da empresa ou com fiscalizações realizadas por órgãos competentes. Nesses casos, é importante fornecer informações precisas e apoiar as investigações, garantindo a transparência e a conformidade com as normas.
• Uso adequado dos recursos fornecidos: Caso a empresa forneça sistemas eletrônicos ou equipamentos para registro de ponto, o empregado tem a responsabilidade de utilizá-los de forma adequada e em conformidade com as instruções fornecidas. Isso inclui não realizar manipulações indevidas ou tentativas de burlar o sistema de registro.

É fundamental que o empregado saiba de forma clara as suas responsabilidades em relação ao registro de ponto, já que o cumprimento correto das regras contribui para a transparência, a justiça e o cumprimento dos direitos trabalhistas.

Consequências da falta de registro de ponto ou registros inadequados

A falta de registro de ponto ou registros inadequados podem acarretar consequências tanto legais quanto prejuízos para os empregados.

Implicações legais

A falta de registro de ponto ou registros inadequados pode acarretar várias implicações legais para as empresas. Algumas das principais implicações são:

• Multas e penalidades: A legislação trabalhista prevê multas e penalidades para as empresas que não cumprem as obrigações relacionadas ao registro de ponto. Essas multas podem variar de acordo com a gravidade da infração e são estabelecidas pelos órgãos competentes, como o Ministério do Trabalho.
• Processos trabalhistas: A falta de registro de ponto ou registros inadequados pode ser usado como evidência em processos trabalhistas movidos pelos funcionários. Os trabalhadores podem buscar compensação por horas extras não pagas, falta de intervalos adequados, descumprimento de direitos trabalhistas, entre outras irregularidades.
• Descumprimento das normas trabalhistas: O registro de ponto é uma obrigatoriedade prevista na legislação trabalhista. O não cumprimento dessa obrigação pode ser considerado um descumprimento das normas trabalhistas, sujeitando a empresa a sanções legais.
• Reclamações junto aos órgãos fiscalizadores: Os funcionários têm o direito de denunciar irregularidades relacionadas ao registro de ponto às autoridades competentes, como o Ministério do Trabalho. Isso pode resultar em investigações e fiscalizações nas empresas, aumentando a exposição a possíveis sanções e consequências legais.
• Danos à imagem da empresa: A falta de cumprimento das obrigações relacionadas ao registro de ponto pode prejudicar a imagem da empresa perante seus funcionários, clientes e a opinião pública. A reputação da empresa pode ser afetada negativamente, o que pode ter impactos no relacionamento com os stakeholders e nos negócios como um todo.

É importante que as empresas estejam cientes das implicações legais relacionadas ao registro de ponto e adotem práticas adequadas de controle e registro das horas trabalhadas, garantindo a conformidade com a legislação e evitando problemas jurídicos e financeiros.

Prejuízos para o empregado

Para o empregado, as principais consequências da falta de registro de ponto ou registros inadequados podem ser:

• Perda de horas extras: A falta de registro adequado pode resultar na não contabilização das horas extras trabalhadas, o que significa que o empregado não será remunerado adequadamente por esse tempo adicional de trabalho.
• Dificuldade na comprovação de horários: Sem o registro de ponto, o empregado pode ter dificuldades em comprovar os horários de entrada, saída e intervalos realizados durante o expediente de trabalho.
• Insegurança quanto à carga horária: A falta de registros precisos pode levar a uma falta de clareza sobre a carga horária efetivamente trabalhada. Isso pode gerar incertezas em relação ao cumprimento das obrigações trabalhistas, como a duração da jornada de trabalho e o direito a descansos e intervalos adequados.
• Dificuldade na comprovação de vínculo empregatício: O registro de ponto é uma forma de comprovar o vínculo empregatício, o que é essencial para garantir os direitos trabalhistas e previdenciários do empregado. Sem registros adequados, pode haver dificuldades em provar a relação de trabalho, o que pode prejudicar a obtenção de benefícios e direitos.
• Falta de transparência e controle: O registro de ponto é uma forma de transparência e controle para o empregado, permitindo que ele acompanhe suas horas trabalhadas e verifique se estão sendo corretamente remuneradas. Sem esse controle, o empregado pode se sentir desamparado e com menor autonomia em relação ao seu tempo de trabalho.

É fundamental que os empregados estejam atentos aos registros de ponto e comuniquem qualquer irregularidade ou falta de registro aos responsáveis, a fim de garantir o cumprimento de seus direitos trabalhistas e buscar as devidas correções e compensações.

Melhores práticas para garantir a responsabilidade do registro de ponto

É importante adotar as melhores práticas para garantir a responsabilidade do registro de ponto, pois elas ajudam a promover a transparência, a precisão e a conformidade com as regulamentações trabalhistas.

Aqui estão algumas melhores práticas para garantir a responsabilidade do registro de ponto:

Estabelecer políticas claras:

Crie políticas internas de registro de ponto claras e bem definidas, que detalhem as regras e os procedimentos a serem seguidos pelos funcionários. Comunique essas políticas de forma efetiva a todos os colaboradores.

Utilizar sistemas de registro de ponto confiáveis:

Opte por sistemas eletrônicos de registro de ponto, como o PontoGo, que oferecem recursos avançados, como marcação de ponto por biometria ou cartão de proximidade. Esses sistemas proporcionam maior precisão e segurança nos registros.

Treinar os funcionários:

Realize treinamentos regulares para garantir que os funcionários entendam como registrar corretamente suas horas de trabalho. Explique as políticas e os procedimentos relacionados ao registro de ponto, destacando a importância da conformidade.

Monitorar e auditar os registros de ponto:

Realize auditorias periódicas nos registros de ponto para identificar possíveis erros, inconsistências ou irregularidades. Isso ajuda a garantir a precisão dos registros e a corrigir eventuais problemas.

Promover a responsabilidade individual:

Incentive os funcionários a assumirem a responsabilidade por registrar corretamente suas horas de trabalho. Estabeleça uma cultura de conscientização sobre a importância do registro de ponto e a precisão das informações.

Disponibilizar acesso aos registros de ponto:

Permita que os funcionários tenham acesso aos seus próprios registros de ponto para verificação e acompanhamento. Isso promove a transparência e a confiança, permitindo que eles identifiquem possíveis erros e solicitem correções, se necessário.

Manter backups e registros de ponto arquivados:

Mantenha cópias de segurança dos registros de ponto e arquive-os de forma segura e acessível. Isso é importante para fins de conformidade legal e para garantir que os registros estejam disponíveis quando necessário.

Essas práticas ajudam a garantir a responsabilidade do registro de ponto, promovendo a conformidade legal, a precisão dos registros e a transparência no ambiente de trabalho.

Ao adotar essas práticas, as empresas podem evitar problemas trabalhistas, promover uma cultura de responsabilidade e otimizar a gestão do tempo e da força de trabalho.

Conclusão

O registro de ponto é uma obrigação legal e desempenha um papel fundamental na gestão das horas trabalhadas.

Tanto empregadores quanto empregados possuem responsabilidades nesse processo. É crucial que as empresas adotem métodos de registro de ponto confiáveis e eficientes, como o PontoGo, que oferece um sistema eletrônico completo para controle de jornada de trabalho.

Cumprir as obrigações relacionadas ao registro de ponto é fundamental para a conformidade legal, prevenção de litígios trabalhistas e promoção de um ambiente transparente e justo para todos os envolvidos.

Entre em contato com o PontoGo para conhecer nossa solução e melhorar o registro de ponto na sua empresa.