Sistema integrado de gestão empresarial (Enterprise resource planning): Entenda o que é e como funciona

A eficiência e a integração dos processos internos são fundamentais para o sucesso de uma empresa. Um dos recursos utilizados para garantir esse objetivo é o Sistema Integrado de Gestão Empresarial (SIGE).

A ferramenta é projetada para unificar e otimizar as operações de uma empresa em todos os seus aspectos. Ao integrar diversas áreas funcionais, como finanças, vendas, estoque, produção, recursos humanos e muito mais, ele proporciona uma visão abrangente e em tempo real do desempenho da organização, permitindo uma tomada de decisão mais ágil, precisa e estratégica.

Neste artigo, você confere o que é um Sistema Integrado de Gestão Empresarial, como ele funciona e seus benefícios.

O QUE É SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO EMPRESARIAL?

Um Sistema Integrado de Gestão Empresarial, conhecido pela sigla SIGE ou ERP (Enterprise Resource Planning, em inglês), é um software que integra e automatiza processos e informações de diversas áreas de uma empresa em um único sistema. 

O sistema é projetado para facilitar a gestão e o controle de todos os aspectos do negócio, como contabilidade, finanças, vendas, compras, estoque, produção, recursos humanos, entre outros.

Com um SIGE, as empresas podem ter uma visão mais ampla e integrada de suas operações, permitindo uma melhor tomada de decisões, otimização de processos, redução de custos, aumento da eficiência e melhoria da comunicação interna. Além disso, o SIGE também pode ajudar na conformidade com regulamentações e na padronização de procedimentos em toda a organização.

COMO FUNCIONA

Um Sistema Integrado de Gestão Empresarial funciona através da integração de diferentes módulos e funcionalidades em um único sistema de software. 

O SIGE integra dados de diversas áreas da empresa, como contabilidade, vendas, compras, estoque, produção, recursos humanos, entre outros. Isso significa que as informações são compartilhadas entre os diferentes departamentos e processos, eliminando a necessidade de entrada manual de dados em vários sistemas isolados.

O sistema também automatiza muitos processos empresariais, desde a geração de relatórios financeiros até o rastreamento de estoque e a geração de ordens de compra. Isso reduz a carga de trabalho manual, minimiza erros e agiliza as operações.

Todas as informações relevantes ficam centralizadas em um único sistema, facilitando o acesso e a análise dos dados, o que permite uma visão mais abrangente e em tempo real do desempenho da empresa.

O SIGE geralmente inclui melhores práticas e fluxos de trabalho predefinidos para várias operações empresariais, ajudando a padronizar os processos em toda a organização e garantindo consistência e eficiência.

Além disso, o sistema oferece recursos avançados de geração de relatórios e análises, permitindo que os gerentes obtenham informações sobre o desempenho da empresa. Eles podem analisar tendências, identificar áreas de melhoria e tomar decisões mais informadas.

Um bom SIGE deve se adaptar às necessidades em constante mudança da empresa. À medida que a empresa se expande ou muda seus processos, o sistema pode ser atualizado e personalizado para atender às novas demandas.

Em resumo, um Sistema Integrado de Gestão Empresarial funciona como uma ferramenta essencial para a empresa, unindo todos os aspectos do negócio em um sistema coeso e eficiente. Ele ajuda a simplificar as operações, melhorar a visibilidade e impulsionar o crescimento empresarial.

QUAIS SÃO AS VANTAGENS DO SIGE

Um Sistema Integrado de Gestão Empresarial (SIGE) oferece uma série de vantagens para as empresas que o implementam,desde a integração de processos e melhoria do controle financeiro até a otimização de operações e o impulsionamento do crescimento empresarial. Confira a seguir algumas das principais vantagens:

• Processos integrados: Um SIGE integra processos de negócios de diferentes departamentos em uma única plataforma, eliminando a redundância de dados e fluxos de trabalho, aumentando a eficiência operacional e reduzindo erros.

• Visão unificada: Ao centralizar informações centralizadas em um único sistema, os gestores têm uma visão unificada e em tempo real do desempenho da empresa. Isso facilita a tomada de decisões informadas e estratégicas.

• Otimização de serviços: Através do SIGE, as empresas otimizar níveis de estoque, prever demanda, agendar produção e otimizar o uso de recursos. As ações reduzem custos de armazenamento e minimizam a possibilidade de falta ou excesso de estoque.

• Controle financeiro: Os módulos financeiros de um SIGE facilitam o controle de contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa, orçamento e relatórios financeiros. Isso ajuda a manter a saúde financeira da empresa e a cumprir obrigações fiscais.

• Satisfação do cliente: O SIGE permite o acompanhamento de leads, gestão de contatos, análise de vendas e acompanhamento pós-venda, o que melhora o relacionamento com os clientes e impulsiona as vendas.

• Padronização de processos:  O SIGE contribui para a uniformização dos procedimentos operacionais em todos os setores da organização, garantindo consistência e aderência às políticas e regulamentos tanto internos quanto externos.

• Redução de custos: Ao eliminar processos manuais, reduzir erros e otimizar operações, um SIGE pode ajudar a reduzir os custos operacionais e melhorar a eficiência geral da empresa.

• Aumento da produtividade: Com a automação de processos e a eliminação de tarefas manuais redundantes, os funcionários podem se concentrar em atividades mais estratégicas, aumentando a produtividade geral da empresa.

• Melhoria na colaboração e comunicação: Ao centralizar informações e promover o compartilhamento de dados entre departamentos, um SIGE melhora a colaboração e a comunicação dentro da empresa, facilitando a tomada de decisões colaborativas.

• Aperfeiçoamento dos produtos/serviços: Ao otimizar processos de produção e controle de qualidade, um SIGE pode ajudar as empresas a garantir a qualidade consistente de seus produtos ou serviços, aumentando a satisfação do cliente e a fidelidade à marca.

COMO COLOCAR EM PRÁTICA

Implementar um Sistema Integrado de Gestão Empresarial (SIGE) pode ser uma jornada desafiadora, mas os benefícios resultantes podem transformar a eficiência e a competitividade de uma empresa. Confira a seguir dez passos essenciais para colocar o SIGE em prática de forma eficaz:

1. Planejamento estratégico: Antes de iniciar a implementação, é crucial realizar um planejamento estratégico. Isso inclui definir objetivos claros para a implementação do SIGE, identificar os processos que serão integrados, determinar os requisitos de software e hardware, e estabelecer um cronograma e orçamento.

2. Avaliação das necessidades: Faça uma avaliação abrangente das necessidades da empresa, incluindo requisitos de software e hardware, recursos humanos necessários e orçamento disponível. Isso ajudará na seleção do sistema SIGE mais adequado às suas necessidades.

3. Escolha do sistema: Pesquise e selecione o sistema de SIGE que melhor atenda às necessidades da sua empresa. Considere aspectos como funcionalidades oferecidas, escalabilidade, facilidade de uso, suporte ao cliente e custo total de propriedade.

4. Customização do sistema: Faça ajustes necessários no sistema de acordo com os requisitos específicos da sua empresa. A organização pode investir na personalização de módulos, definição de fluxos de trabalho, criação de campos personalizados e integração com sistemas existentes.

5. Treinamento da equipe: É essencial fornecer treinamento adequado para os funcionários que usarão o SIGE. Promova palestras sobre como usar o sistema, entender os novos processos e fluxos de trabalho. Através do treinamento, a empresa garante que todos estejam confortáveis com a transição.

6. Testes e ajustes: Antes de lançar o sistema em produção, realize testes completos para identificar e corrigir quaisquer problemas ou bugs. Isso pode envolver testes de funcionalidade, integração, desempenho e segurança.

7. Implementação gradual: Faça a implementação SIGE em fases, de maneira gradual. Comece com os módulos essenciais ou em uma divisão específica da empresa. Isso ajuda a minimizar o impacto nas operações comerciais e permite ajustes conforme necessário.

8. Suporte pós-implementação: Após a implementação do SIGE, forneça suporte contínuo aos usuários e esteja preparado para lidar com quaisquer problemas ou dúvidas que possam surgir. Determine administradores de sistema internos, bem como o suporte técnico do fornecedor do sistema.

9. Avaliação e melhoria contínua: Regularmente avalie o desempenho do SIGE em relação aos objetivos estabelecidos e faça ajustes conforme necessário. Esteja aberto a feedback dos usuários e busque constantemente maneiras de melhorar a eficiência e eficácia do sistema.

10. Criação de uma cultura de uso do SIGE: Promova uma cultura de utilização do SIGE dentro da empresa, incentivando os funcionários a aproveitar ao máximo os recursos disponíveis e a contribuir para a melhoria contínua dos processos.

CONCLUSÃO

O Sistema Integrado de Gestão Empresarial (SIGE) é uma ferramenta indispensável em meio às demandas do mundo empresarial moderno. Ao unificar processos, dados e operações em uma única plataforma, o SIGE oferece às empresas uma vantagem significativa na busca pela eficiência, produtividade e sucesso sustentável.

Os benefícios do SIGE são vários, desde a melhoria da eficiência operacional e controle financeiro até a padronização de processos e aprimoramento do relacionamento com clientes. No entanto, sua implementação bem-sucedida requer planejamento cuidadoso, treinamento adequado e um compromisso contínuo com a melhoria e inovação.