A gestão eficiente da jornada de trabalho dos funcionários é um dos principais desafios do setor de Recursos Humanos. A tecnologia avança rapidamente, e as empresas precisam acompanhar essas transformações para garantir eficiência e conformidade com a legislação. 

Um dos processos mais impactados pela digitalização é o controle de ponto eletrônico, essencial para a gestão da jornada de trabalho. Mas, diante de tantas opções no mercado, qual é a melhor escolha em 2025?

Neste artigo, apresentamos os sistemas permitidos por lei, suas vantagens e desvantagens, e ajudamos você a escolher o mais adequado para sua empresa.

O que é o ponto eletrônico?

O controle de ponto eletrônico é uma ferramenta utilizada para registrar e monitorar a jornada dos funcionários, substituindo os antigos registros manuais ou mecânicos. Com a evolução tecnológica, surgiram diversas opções, incluindo equipamentos biométricos, leitores de cartão e aplicativos móveis, que tornam o processo mais prático e seguro.

Com a digitalização dos processos trabalhistas, as empresas buscam soluções que aliem praticidade, segurança e conformidade legal. Assim, o mercado tem oferecido opções cada vez mais modernas e integradas. Esses sistemas armazenam os registros em bancos de dados centralizados, facilitando a gestão, a apuração de horas extras e o cumprimento da legislação trabalhista.

Como funciona o Ponto Eletrônico

Os sistemas de ponto eletrônico são projetados para registrar automaticamente os horários de entrada e saída dos colaboradores, minimizando o risco de erros. Além disso, a tecnologia permite que os dados sejam centralizados e processados de forma eficiente, oferecendo relatórios detalhados que facilitam a gestão de recursos humanos.

Ele integra diversos processos e garante que as informações de jornada de trabalho sejam precisas e seguidas conforme a legislação vigente. Isso ajuda a evitar as falhas associadas ao ponto manual e a fornecer dados transparentes e confiáveis para o cálculo da folha de pagamento.

A adoção de um sistema de ponto eletrônico traz diversas vantagens para a empresa, especialmente no que diz respeito à precisão e à eficiência. Confira os principais benefícios de automatizar o controle de horas com o ponto eletrônico:

1. Eliminação de erros humanos: Ao automatizar o controle de ponto, a empresa elimina os erros que podem ocorrer durante a digitação ou anotação manual das horas de entrada e saída. O sistema registra os horários de forma exata, sem margem para equívocos.
2. Redução de fraudes: O ponto eletrônico evita a manipulação dos registros, pois os dados são registrados de maneira automática e segura. Além disso, muitos sistemas de ponto eletrônico possuem mecanismos de verificação, como biometria ou cartões, para garantir que a pessoa que está registrando o ponto seja realmente o colaborador.
3. Cálculo preciso de horas extras: A automatização facilita o cálculo das horas extras, pois o sistema já possui uma base de dados com os horários de entrada e saída de todos os colaboradores. Isso torna mais simples a geração de relatórios de horas extras, garantindo que esses valores sejam pagos corretamente.
4. Comodidade e agilidade: Os colaboradores podem registrar seu ponto de forma rápida e prática, sem precisar se preocupar com anotações manuais. Além disso, os gestores de RH têm acesso a relatórios e dashboards que oferecem uma visão clara e precisa da jornada de trabalho de cada colaborador.
5. Conformidade com a legislação trabalhista: Sistemas de ponto eletrônico atualizados estão sempre em conformidade com as leis trabalhistas, como a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) e a Reforma Trabalhista, o que evita problemas jurídicos e garante o cumprimento das obrigações legais.
6. Facilidade de integração: A maioria dos sistemas de ponto eletrônico pode ser integrada a outros softwares de gestão, como sistemas de folha de pagamento e ERP (Enterprise Resource Planning). Isso facilita a gestão integrada de todos os processos da empresa.

Quais sistemas de controle de ponto são permitidos por lei?

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e a Portaria 671 do Ministério do Trabalho regulamentam os tipos de controle de ponto permitidos no Brasil. As empresas podem optar por:

• Registro manual (livros ou planilhas assinadas pelos funcionários);
• Registro mecânico (cartões de ponto perfurados ou impressos);
• Registro eletrônico (equipamentos digitais ou softwares para marcação de ponto).

Para empresas com mais de 20 funcionários, o controle de ponto é obrigatório, podendo ser realizado por qualquer um desses métodos.

Quais são os benefícios do ponto eletrônico?

Apesar da legislação permitir sistemas manuais e mecânicos, o modelo eletrônico tem se tornado mais comum entre as empresas. Por isso, a portaria surgiu, visando atender as necessidades e desejos dos trabalhadores por sistemas mais modernos e práticos, sem perder a segurança jurídica nos controles de jornada.

O sistema de ponto eletrônico tem como objetivo atender às necessidades das empresas no controle da jornada de trabalho dos funcionários. Um bom sistema pode trazer diversos benefícios à empresa, como:

• Registrar com precisão o horário de entrada e saída dos funcionários;
• Facilitar o acompanhamento das horas extras trabalhadas pelos funcionários;
• Reduzir a possibilidade de erros e fraudes no registro de ponto, já que métodos eletrônicos são mais difíceis de serem manipulados do que métodos manuais;
• Permitir ou facilitar a elaboração de relatórios sobre frequência, atrasos, horas extras e outros dados relacionados à jornada de trabalho;

Tipos de ponto eletrônico permitidos pela Portaria 671

A Portaria 671 regulamenta os sistemas eletrônicos, dividindo-os em três categorias:

1. Controle de Ponto Eletrônico Convencional (REP-C)

O sistema de registro eletrônico de ponto convencional (REP-C) é um equipamento monolítico de automação, identificado pelo seu número de fabricação e certificado de conformidade. Ele é utilizado exclusivamente para registrar a jornada de trabalho.

Além de registrar os horários de entrada e saída dos funcionários, o REP-C deve emitir documentos relacionados à relação trabalhista e permitir controles fiscais exigidos pela legislação. Popularmente conhecido como relógio de ponto, esse equipamento precisa estar instalado em um local fixo dentro da empresa.

Criado pela Portaria nº 1.510/2009, o REP-C era a única opção obrigatória até que, posteriormente, foram autorizados outros modelos: o REP-A (alternativo) e o REP-P (via programa).

Os fabricantes são responsáveis por registrar seus modelos de REP-C junto ao Ministério do Trabalho e Previdência. Já os empregadores devem possuir o “Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade”, documento emitido pelos fabricantes ou desenvolvedores do equipamento.

2. Controle de Ponto Eletrônico Alternativo (REP-A)

O Sistema de Registro Eletrônico de Ponto Alternativo (SREP alternativo) inclui equipamentos e softwares voltados para o registro da jornada de trabalho, sendo seu uso condicionado à autorização por convenção ou acordo coletivo.

A regulamentação exige que o REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) permita a identificação do empregador e do empregado, além de garantir a extração eletrônica ou a impressão fiel dos registros de ponto, seja no local de fiscalização ou de forma remota.

O uso do REP-A é permitido apenas enquanto a convenção ou acordo coletivo que o autoriza estiver em vigor.

3. Controle de Ponto Eletrônico via Programa (REP-P)

O Sistema de Registro Eletrônico de Ponto via Programa (SREP via programa) utiliza o Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P), um software que pode ser executado em um servidor dedicado ou na nuvem, desde que tenha certificado de registro.

Esse sistema é destinado exclusivamente ao registro da jornada de trabalho e deve:

• Emitir documentos relacionados à relação trabalhista.
• Realizar controles fiscais trabalhistas, garantindo o registro preciso da entrada e saída dos trabalhadores.

Além disso, o REP-P precisa estar registrado no Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI) como um programa de computador certificado.

Qual é o melhor sistema para sua empresa?

A escolha do controle de ponto ideal depende das necessidades da empresa. Algumas considerações importantes incluem:

• Tamanho da equipe: Empresas grandes podem precisar de vários equipamentos de ponto físico para evitar filas.
• Modelo de trabalho: Empresas com trabalho remoto ou híbrido podem se beneficiar de um sistema via aplicativo.
• Regulamentação: É essencial que o sistema escolhido esteja em conformidade com a Portaria 671.

Opção recomendada: Aplicativo PontoGO

O aplicativo PontoGO é uma solução de controle de ponto eletrônico via programa (REP-P), totalmente aderente à Portaria 671. Entre suas vantagens estão:

• Registro de ponto via aplicativo móvel;
• Geração de relatórios automatizados;
• Cálculo de horas extras e gestão de folgas;
• Segurança de dados conforme a LGPD.

Conclusão

O controle de ponto eletrônico é fundamental para a organização e segurança jurídica das empresas. Com a evolução das tecnologias, soluções digitais como o REP-P vêm ganhando espaço por sua praticidade e segurança.

Ao escolher um sistema, avalie as necessidades do seu negócio e assegure-se de que a ferramenta está em conformidade com a legislação vigente. Dessa forma, você garante uma gestão eficiente e transparente da jornada de trabalho.