Nas empresas o ajuste de ponto é uma solicitação requerida pelos funcionários que normalmente é feita ao departamento de RH – Recursos Humanos – ou o DP – Departamento Pessoal – que muitas vezes atrapalha o fluxo do departamento acabando por sobrecarregar os processos normais do dia a dia.
Para que o departamento de RH seja cada vez mais estratégico é importante que algumas tarefas sejam delegadas a algum colaborador, fazendo com que se diminua o volume de trabalho, que costuma ser grande, permitindo que o departamento foque em atividades menos operacionais.
A PontoGO lançou em 2019 o sistema de controle de ponto online, fazendo com que toda a gestão das horas dos funcionários de uma empresa possa ser realizada de uma maneira bastante rápida pelos próprios gestores das áreas, tornando o processo mais simples e seguro.
Para você ter uma ideia do sistema desenvolvido pela PontoGO, os gestores conseguem ter acesso de qualquer lugar, acessando o sistema através de um celular, um tablet ou pela internet através de um computador para ter acesso ou mesmo para fazer o registro de ponto.
Diante de tanta modernidade pode vir a aparecer uma preocupação em como os líderes e gestores irão lidar com essa atividade, uma vez que este conhecimento nem sempre faz parte do seu trabalho habitual.
Vamos a seguir conversar sobre quatro passos que irão ajudar tanto os líderes das áreas quanto o próprio departamento de RH da empresa a avaliar a solicitação de ajuste de ponto.
1º Passo: Estabeleça uma periodicidade de consulta
Deixar os ajustes de ponto para o último dia não é recomendável. Com o sistema da PontoGO o gestor tem a possibilidade de visualizar sempre que achar necessário as marcações de todos os seus funcionários, sendo que os gestores podem solicitar com antecedência os ajustes necessários.
Não é necessário que a consulta seja feita diariamente, mas ao menos uma vez por semana é interessante fazer essa verificação nas marcações da equipe de trabalho.
2º Passo 02: Fortaleça a equipe
A marcação de ponto sempre foi e será de responsabilidade do funcionário, sendo assim, procure torná-lo de fato responsável por esta atividade estimulando essa prática diariamente para que se torne algo corriqueiro, comum no dia a dia dele. Oriente a sua equipe a verificar diariamente todas as marcações de ponto, com o objetivo de comunicar uma solicitação de ajuste tão logo percebam esta necessidade.
No sistema da PontoGO as as marcações podem ser consultadas no celular do próprio funcionário, o que facilita a verificação de marcações incorretas ou esquecimentos.
3º Passo 03: Determine prazos para qualquer solicitação de ajuste
O departamento de RH é uma área da empresa que trabalha com muitos protocolos e prazos, sendo assim, é importante que toda a equipe colabore para que todas as tarefas sejam cumpridas e no menor tempo possível. As marcações de ponto estão diretamente relacionadas com a folha de pagamento que é preparada ao final de cada mês, sendo assim, erros nos apontamentos ocasionarão também erros nos salários e que se não forem corrigidos podem gerar grandes transtornos para a empresa num futuro, como multas e ações trabalhistas.
Dessa forma, é importante que seja indicada uma data limite para que os ajustes de ponto sejam realizados, de modo que não haja atrasos ou erros nos pagamentos.
4º Passo: Avalie cada uma das solicitações
No aplicativo da PontoGO todas as solicitações de ajuste são avaliadas pelo próprio gestor da empresa através do sistema que é de fácil manuseio e intuitivo. Para isso não é necessário a aprovação do departamento de RH. Mas atenção, nem todas as solicitações serão possíveis de serem feitas, assim, é importante considerar três pontos fundamentais:
- Legislação Trabalhista
A CLT permite algumas justificativas, mas para que aconteçam é necessário que o colaborador apresente um documento legal, como exemplo: Atestado ou afastamento médico, declaração de Horas, certidão de Casamento no caso da licença gala, o atestado de Óbito.
- Acordo/Convenção Coletiva
Os acordos e as convenções coletivas também devem ser considerados nos ajustes, uma vez que podem estabelecer justificativas não previstas na CLT.
- Política da Empresa
Algumas empresas possuem políticas específicas para situações não consideradas pela CLT, tais como os casos de “abono chefia”.
O sistema da PontoGO tem como opção o ajuste ideal para cada uma das situações previstas acima, com isso, será possível muito mais agilidade para sua empresa e facilidade nos processos do departamento de RH.
Sobre o registro de ponto
O registro de ponto é uma segurança a mais para as empresas no momento de comprovar a jornada de trabalho do colaborador e também do funcionário, que pode requerer o pagamento das horas extras trabalhadas.
Demonstrar todos os benefícios do registro de ponto é uma maneira de incentivar a equipe a fazer a marcação de ponto sempre de forma correta, e deixando claro que não é só a empresa quem ganha, mas, também, o funcionário.
Segurança
Demonstre como é seguro ter um sistema de ponto eficiente que traz todo o controle de jornada de trabalho desse colaborador, a possibilidade de acompanhar o banco de horas ou as horas extras realizadas, além da facilidade com que se pode fazer o registro de ponto onde quer que o colaborador esteja, caso sua empresa opte por um controle de ponto online como o oferecido pela PontoGO.
Deixe clara a possibilidade de se fazer um ajuste de ponto, caso ocorra algum erro e quando a empresa possui o registro de ponto online, ainda tem a vantagem de cada colaborador conseguir visualizar seus próprios horários de entrada e saída da empresa, além dos horários das pausas de almoço ou descanso. Com essa possibilidade do próprio funcionário visualizar seu banco de horas, tendo todos os recursos para conferir se os cálculos da empresa estão corretos, eliminando a desconfiança.
Mas repito, caso exista algum ponto a ser ajustado, essa possibilidade existe e é para ser usada pela empresa.
Vou falar sobre a importância da folha de ponto das empresas
Folha de Ponto é um documento que existe para fazer o registro, a frequência e os horários dos colaboradores de uma empresa durante a jornada de trabalho. Nessa folha de ponto os funcionários marcam o ponto, normalmente quatro vezes ao dia. Sempre que o funcionário chega faz o registro do ponto de entrada, depois na hora do almoço é a vez do registro de ponto da saída do almoço e outro registro de ponto com a volta do almoço. Por fim, no encerramento da jornada de trabalho é a vez do registro de ponto de saída.
Ao final do mês temos uma folha de ponto de funcionários cheia de registros. A partir dessas marcações que são retiradas as todas as informações sobre a frequência dos colaboradores para a folha de pagamento.
Outro destaque, da folha de ponto de funcionários são retirados os dados para descontos por faltas injustificadas ou os atrasos, bem como os adicionais de horas extras e horas noturnas.
Como é a lei sobre a folha de ponto?
Está no artigo 74 da CLT – Consolidação das Leis do Trabalho – que determina que os estabelecimentos com mais de 20 colaboradores, devem realizar a anotação dos horários de entrada e saída dos seus colaboradores. Esses registros podem ser feitos por meios manuais, mecânicos ou eletrônicos. Isso significa que independente do número de filiais de uma empresa, se o estabelecimento chegar ao número de 20 funcionários, será obrigatório possuir o controle de frequência.
No caso da empresa não atingir o número de 20 colaboradores, fica sendo opcional fazer esse controle, entretanto, é preciso sempre existir o registro fiel dos horários dos colaboradores, para não se permitir uma margem de problemas futuros com a falta de controle sobre as jornadas de funcionários. Em pequenas empresas a utilização de uma folha de ponto simples irá ajudar.
A Folha de ponto digital
A folha de ponto digital, que também é conhecida por folha de ponto online, é uma das formas mais seguras de fazer o controle das horas dos funcionários. Nesse modelo se utiliza um sistema de controle de jornada em que os colaboradores fazem as marcações dos horários por meio de relógios de ponto, computadores, celulares ou tablets.
Toda vez que o funcionário fizer uma marcação por meio de um desses dispositivos, o sistema automaticamente preencherá a informação na sua folha de ponto. Esses sistemas de ponto online são os mais completos por serem totalmente informatizados e possuírem relatórios com mecanismos que informam quando existe uma inconsistência na folha de ponto, e isso faz muita diferença no gerenciamento das jornadas de trabalho nas empresas.
Para finalizar, o que aprendemos nesse artigo é a importância que existe no controle de jornada dos funcionários das empresas. Esse controle se dá através do controle de ponto, que nos últimos anos ganhou essa facilidade do controle de ponto online que facilita o trabalho do departamento de RH e também do funcionário, que tem a possibilidade de efetuar o registro através de um aparelho de celular. Também vimos a importância da solicitação de ajuste de ponto, caso ocorra algum erro que possa ser revisto pelo departamento de RH.
Espero que com esse artigo você possa ter conhecido um pouco mais a respeito desse assunto e tirado alguma dúvida que por ventura havia ainda com você.
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Um abraço e até o próximo.
