Ponto eletrônico é obrigatório? Entenda o que diz a legislação

É essencial no cenário empresarial a utilização de um sistema de controle de ponto, seja ele manual, eletrônico ou mecânico.

Uma ferramenta adequada para o registro do ponto eletrônico permite a otimização da gestão de Recursos Humanos e Departamento Pessoal, além de impactar diretamente no controle das jornadas de trabalho dos funcionários.

No Brasil, há algumas regulamentações sobre o uso do sistema de controle de ponto. Confira a seguir o que diz a legislação.

Ponto eletrônico: O que é e como funciona?

O ponto eletrônico é uma ferramenta que permite aos funcionários de uma empresa registrar os horários de trabalho.

Através desses dados, a instituição consegue monitorar a jornada de cada trabalhador e, caso necessário, fazer eventuais ajustes na carga horária, como compensação de horas.

Ponto eletrônico é obrigatório?

O controle de ponto é obrigatório para empresas com mais de 20 trabalhadores, segundo as regras da Consolidação das Leis do Trabalho, que também determina que o registro de ponto pode ser realizado por meio de sistema eletrônico, manual ou mecânico.

Mas há também a portaria 671/2021, expedida pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) e publicada no dia 11 de novembro de 2021, que traz orientações referentes aos tipos de sistemas de ponto eletrônico permitidos.

A regulamentação surgiu visando atender as necessidades e desejos dos trabalhadores por sistemas mais modernos e práticos, sem perder a segurança jurídica nos controles de jornada.

A portaria 671/2021 estabelece três modelos oficiais para o SREP (Sistema de Registro Eletrônico de Ponto):

• SREP convencional;
• SREP alternativo;
• SREP via programa.

SREP Convencional

O SREP convencional é composto pelo registrador eletrônico de ponto convencional (REP-C) e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto. Conhecido como relógio de ponto, o REP-C deve estar localizado em um espaço fixo da empresa.

Veja o que diz o artigo 76 da portaria 671:

“O REP-C é o equipamento de automação monolítico, identificado pelo seu número de fabricação e cujo modelo possui certificado de conformidade especificado no art. 90, utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho”.

A regulamentação não exige mais a obrigatoriedade exclusiva do REP-C, criado em 2009 pela Portaria nº 1.510/2009, permitindo a adesão de dois outros sistemas: o REP-A e REP-P, que serão apresentados ainda neste artigo. No entanto, os fabricantes têm a obrigação de realizar o registro dos modelos de equipamentos REP convencionais (REP-C) junto ao Ministério do Trabalho e Previdência (art. 92, da Portaria 671 de 08 de novembro de 2021).

Os empregadores também têm a obrigação de possuir “Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade”, emitido pelos fabricantes ou desenvolvedores dos equipamentos ou programas ao utilizarem os SREP.

O empregador não pode utilizar um REP-C em outra empresa que não pertença ao seu grupo econômico. O aparelho deve conter dados de empregados de um mesmo empregador, com exceção para casos de registro de jornada de trabalhador temporário e para empresas de um mesmo grupo econômico, que podem determinar a marcações de ponto no mesmo REP-C no caso de funcionários que compartilham o mesmo local de trabalho ou que estejam trabalhando em outra empresa do mesmo grupo.

SREP Alternativo

O SREP alternativo é composto pelo registrador eletrônico de ponto alternativo (REP-A), ou seja, equipamentos e programas de computador cujo uso é destinado ao registro da jornada de trabalho, e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto. Ele deve ser autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho.

A regulamentação exige que o sistema de registro de ponto alternativo que utiliza a REP-A permita a identificação do empregador e empregado, além de disponibilizar no local de fiscalização ou de forma remota a extração eletrônica ou impressão do registro fiel das marcações do trabalhador.

O REP-A poderá ser utilizado somente durante a vigência da convenção ou acordo coletivo de trabalho autorizador.

SREP via Programa

O SREP via programa é composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa (REP-P), pelos coletores de marcações, pelo armazenamento de registro de ponto e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto.

O REP-P é um software executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro. O programa é utilizado exclusivamente para o registro de jornada e deve ter capacidade para emitir documentos decorrentes da relação de trabalho, além de realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída dos trabalhadores no ambiente de trabalho.

O REP-P deve possuir o certificado de registro de programa de computador no Instituto Nacional da Propriedade Industrial.

O que é o Programa de Tratamento de Registro de Ponto?

Como informado nos tópicos anteriores, a portaria 671 exige que todos os sistemas de registro de ponto possuam Programa de Tratamento. Essa ferramenta permite tratar dados referentes à marcação dos horários de entrada e saída, que estão armazenados no Arquivo Fonte de Dados, gerando o relatório Espelho de Ponto Eletrônico e o Arquivo Eletrônico de Jornada.

O tratamento dos dados permite acrescentar informações para complementar eventuais omissões no registro de ponto, como ausências e movimentações do banco de horas, ou até mesmo indicar marcações indevidas.

O programa deve emitir o relatório Espelho de Ponto Eletrônico, contendo as seguintes informações, segundo o artigo 84:

• Identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
• Identificação do trabalhador contendo nome, CPF, data de admissão e cargo/função;
• Data de emissão e período do relatório Espelho de Ponto Eletrônico;
• Horário e jornada contratual do empregado;
• Marcações efetuadas no REP e marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas) no Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
• Duração das jornadas realizadas (considerando o horário noturno reduzido, se for o caso).

Comprovante de registro

Tanto o REP-C como o REP-P devem permitir a emissão ou disponibilizar o acesso ao comprovante de registro de ponto, que se trata de um comprovante da marcação de horas feitas pelos funcionários. Segundo o artigo 79 da portaria 671, o documento deve ter as seguintes informações:

• Cabeçalho contendo o título “Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador”;
• Número Sequencial de Registro – NSR;
• Identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
• Local da prestação do serviço ou endereço do estabelecimento ao qual o empregado esteja vinculado, quando exercer atividade externa ou em instalações de terceiros;
• Identificação do trabalhador contendo nome e CPF;
• Data e horário do respectivo registro;
• Modelo e número de fabricação, no caso de REP-C, ou número de registro no Instituto Nacional da Propriedade Industrial, no caso de REP-P;
• Código hash (SHA-256) da marcação, exclusivamente para o REP-P;
• Assinatura eletrônica com todos os dados descritos nos incisos I a VIII, no caso de comprovante impresso.

A portaria permite que o comprovante de registro de ponto seja emitido em formato impresso ou eletrônico. Em caso do formato eletrônico, confira as exigências, segundo o artigo 80:

• O arquivo deve ter o formato Portable Document Format – PDF e ser assinado eletronicamente conforme art. 87 e art. 88;
• O trabalhador deve ter acesso ao comprovante, por meio do sistema eletrônico, após cada marcação,independentemente de prévia solicitação e autorização; e
• O empregador deve possibilitar a extração, pelo empregado, dos comprovantes de registro de ponto das marcações realizadas, no mínimo, nas últimas quarenta e oito horas.

Arquivo Fonte de Dados

Também é exigido pela portaria que todos os tipos de sistema de registro eletrônico de ponto gerem o Arquivo Fonte de Dados.

Para o REP-C, o Arquivo Fonte de Dados deve ser gravado em dispositivo externo de memória, através de USB externa, denominada Porta Fiscal, cujo uso é exclusivo do Auditor-Fiscal do Trabalho.

Já no caso de REP-A e REP-P, o Arquivo Fonte de Dados deve ser gerado e entregue pelos programas quando solicitado pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.

Registro de ponto manual ou mecânico

A portaria ainda permite a utilização de sistema manual ou mecânico de registro de ponto por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.

O registro mecânico deve apresentar a jornada real realizada pelo trabalhador e o processo de registro deve conter as marcações de forma impressa e permanente em cartão individual.

Qual SREP escolher?

Para escolher um bom sistema de registro eletrônico de ponto é necessário avaliar as necessidades e funções indispensáveis que o aparelho deve ter para atender as demandas da empresa.

O sistema de registro eletrônico de ponto via programa tem ganhado popularidade nas empresas, por ser um modelo tecnológico e prático. Confira os benefícios dessa opção:

• Interface intuitiva e fácil de utilizar;
• Acessibilidade móvel;
• Suporte e proteção aos dados;
• Relatórios personalizados;
• Sistema aprovado pela legislação.

Uma opção de SREP via programa é o Ponto Go, que possui diversas funcionalidades como registro de ponto por aplicativo móvel, gestão de folgas, cálculo de horas extras e integração com sistemas de gestão de RH, além de estar conforme a portaria 671.

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Conclusão

Para garantir eficiência operacional e otimização da gestão de recursos humanos, o sistema de registro eletrônico é um grande aliado das empresas, sendo obrigatório para aquelas com mais de 20 trabalhadores.

As empresas devem se atentar para os tipos de sistemas permitidos pela portaria 671. Aquelas que desejam um SERP eficiente, fácil e moderno podem optar por um sistema de registro eletrônico de ponto via programa, como o Ponto Go.