Os funcionários que trabalham no RH – Recursos Humanos – ou mesmo no DP – Departamento Pessoal – das empresas trabalham diretamente com muitos documentos importantes que fazem parte da melhora da empresa, bem como do bem estar dos profissionais que lá trabalham diariamente. Esses profissionais costumam ter uma proximidade com os colaboradores pois é através deles que são pagos os salários, as dúvidas que surgem a respeito da jornada de trabalho, das férias, das horas extras ou do banco de horas, enfim, os profissionais do RH atuam de forma direta e consistente para gerar resultados mais seguros para a empresa, bem como obedecer à legislação, o que inclui dar atenção ao espelho de ponto.
O espelho de ponto é um documento, dos mais importantes da empresa, que os profissionais do RH tem contato, pois é através dele que a folha de pagamento recebe as informações das horas de cada funcionário, que podem gerar grande impacto no orçamento de pagamento de salários ou dos descontos.
As empresas costumam ter em seu RH profissionais extremamente conhecedores das leis pois é muito importante ter esse conhecimento de detalhes sobre como o espelho de ponto funciona e a importância de otimizar o seu preenchimento.
Qual a importância do espelho de ponto?
O espelho de ponto funciona como um importante mecanismo de controle do setor de RH, sendo usado para controlar a jornada de horas trabalhadas dos colaboradores, comprovando que eles estão exercendo suas atividades na escala de trabalho corretamente.
O que precisa constar como informação no espelho de ponto?
– Nome completo do funcionário
– Horário de entrada
– Horário de saída
– Horário de almoço e intrajornada
– Contagem de horas extras
Quando o funcionário chega a ser contratado pela empresa, ele precisa realizar a sua jornada de trabalho pré-estabelecida com seus gestores. Dessa forma todas as horas trabalhadas a mais devem ser contabilizadas como horas extras e pode ser pagas no final do mês ou mesmo entrar em um banco de horas, caso a empresa tenha esse regime já estabelecido.
Da mesma forma se existir horas a menos do funcionário que precisam ser descontadas, esse é o motivo do controle de horas ser um instrumento de trabalho do RH tão importante.
O espelho de ponto também tem a função de demonstrar melhor as demandas de trabalho de cada trabalhador, afinal é um documento gerado que indica o tempo que as equipes levam para cumprir suas tarefas, trazendo uma maior clareza sobre o ritmo da empresa e como essas respostas podem ajudar nas futuras contratações.
O que é a Portaria 671?
A alguns anos atrás, entre 2009 e 2021, existiam duas portarias que regulamentavam todas as diretrizes relacionadas ao uso do ponto eletrônico, eram as portarias 1.510 e 373. Chegou uma nova portaria, conhecida como “Portaria 671”, que atualizou algumas normas como exemplo do registro de entrada e saída dos funcionários. Essas novas regras foram criadas para fazerem parte do Programa de Consolidação, Simplificação e Desburocratização de Normas Trabalhistas Infralegais, que basicamente significa facilitar os processos de controle de ponto eletrônico para os profissionais do RH ou do DP.
Algumas das mudanças que foram feitas dizem respeito ao registro manual com a real jornada do colaborador, não sendo aceito mais o “ponto britânico”. Também houve a regulamentação do registro de ponto mecânico e o aceite do “ponto por exceção”, desde que tenha um acordo individual por escrito, uma convenção coletiva ou um acordo coletivo de trabalho.
Mas como destaque na portaria 671, fica também obrigatório que o espelho de ponto contenha mais detalhes, como vemos a seguir:
– Informações do empregador e do empregado
– Data de emissão do relatório de ponto
– Resumo mensal das marcações
– Total de horas trabalhadas
– Total de horas extras
Para que se evite a sobrecarga de trabalho, muitas empresas, através do departamento de RH façam o uso de softwares que automatizam as informações, dessa forma terão maior controle sobre o ponto dos funcionários, evitando erros de cálculos e de dados.
Quais os modelos de espelho de ponto?
Agora vamos falar de cada um deles, o ponto manual, o ponto mecânico, o ponto eletrônico e o ponto digital. Cada um deles tem uma particularidade que podemos destacar em separado.
– O Ponto manual
No registro conhecido como ponto manual, é realizado através de um livro ou um fichário onde o funcionário anota a próprio punho todos os seus horários na sua jornada, sendo sua entrada, o intervalo, a saída e também se houver hora extra. Não pode haver rasuras ou anotações ilegíveis e uma assinatura do colaborador se faz necessário ao lado de cada registro para validar o documento. Esses são o passo a passo para se manter o ponto manual na empresa, sendo um processo demasiadamente demorado e de difícil controle, atualmente pouco utilizado.
– O Ponto mecânico
Esse tipo de ponto conhecido como ponto mecânico é o que deu origem a expressão tão comum que é “bater o ponto”. Isso aconteceu, pois para os funcionários validarem os seus horários diários na empresa, eles precisam marcar suas entradas e saídas em um relógio cartográfico, que normalmente fica na entrada de funcionários, através de um cartão impresso. Fazendo esse registro, o equipamento irá registrar os dados formando um arquivo que será lido e conferido pelo departamento de RH. Essa conferência é manual e demanda um tempo grande para ser finalizada, ale, de possibilitar erros.
Essa é uma opção um pouco mais moderna se for comparada ao ponto manual, mas ainda assim depende do manuseio e interpretação do homem fazendo com que sua operação não passe segurança no controle.
– O Ponto eletrônico
Esse sistema conhecido como ponto eletrônico não permite qualquer alteração de informações depois de registrada, nesse sistema o funcionário faz o registro de sua jornada através de meios individuais e tecnológicos, como o crachá magnético ou a biometria. Nesse sistema o departamento de RH possui mais facilidade e rapidez em conferir o espelho de ponto no final do mês, além de garantir a legitimidade dos dados.
Para se ter esse tipo de sistema é necessário comprar um aparelho, que será instalado em local de fácil acesso dos funcionários da empresa, normalmente na entrada onde os colaboradores passam para que possam fazer a sua marcação de ponto. Mas essa opção de ponto eletrônico costuma ser um pouco cara, pois a aquisição de um aparelho normalmente não é um investimento baixo, bem como a manutenção que é necessária também onera o sistema.
– O Ponto digital
Com as ferramentas digitais, o ponto digital é a melhor opção que existe no mercado atualmente. O registro dos horários de cada funcionário pode ser feito através de softwares, flexibilizando a marcação diária. Todos os registros são enviados para uma plataforma, que por sua vez vai gerando um histórico do colaborador, fazendo com que ao final do mês o departamento de RH tenha mais agilidade e segurança nas operações de fechamento de folha de pagamento.
Também é bom destacar os colaboradores que fazem o regime de trabalho via home office, por conta dos benefícios e facilidades, essa é a melhor opção, já que não é necessário um espaço físico para bater o ponto.
Por que é tão importante um registro de ponto eficiente?
Todo o registro de ponto tem sua importância para fazer valer o cumprimento do contrato estabelecido entre a empresa e o funcionário, sendo esse registro das horas trabalhadas o principal instrumento que gera o pagamento no final do mês do salário. Como em alguns casos a CLT determina que muitas faltas por parte do funcionário pode gerar demissão por justa causa, o controle é importante para a empresa ter uma prova em mãos em um eventual problema desse tipo.
Também através do registro de ponto o departamento de RH consegue uma análise cuidadosa do documento, permitindo uma intervenção eficiente do gestor do RH para resolver possíveis problemas com o funcionário. Como exemplo, se vier a perceber que alguma pessoa está atrasando com frequência, ele pode ir conversar com ela para entender o que está acontecendo. Ou uma questão relacionada com a disponibilidade de transporte público e sua empresa trabalhe com jornadas de trabalho flexíveis, seria possível alterar os horários de entrada e saída para resolver o problema.
Tudo isso melhora o clima da empresa e ajuda os funcionários em continuar produzindo suas atividades normalmente sem prejuízos. A tecnologia está ao lado das empresas para garantir o registro do ponto dos funcionários. Algumas ferramentas permitem que os supervisores configurem parâmetros e os colaboradores insiram os dados de chegada e saída através do sistema. O funcionário pode inclusive informar possíveis horas extras e saídas antecipadas, incluindo suas justificativas.
Para finalizar nosso artigo, é importante que as empresas através de seus gestores fiquem atentos aos dados registrados por cada um em suas respectivas jornadas e mantenham um diálogo amplo com os gerentes, os chefes de seção, supervisores e líderes, a fim de evitar a ocorrência de fraudes e a necessidade de revisar os dados registrados. Se acontecer de aparecerem falhas, o registro pode retornar ao colaborador para que ele revise a informação.
Na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais também fala sobre a coleta das informações, o controle e o armazenamento desses dados. Segundo a lei, os dados pessoais dos usuários só podem ser armazenados se houver consentimento, portanto é importante adequar o departamento de RH para esse novo cenário.
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Até o próximo!
