No cenário atual, a gestão de tempo e de equipes tem se tornado uma das principais preocupações das empresas. Uma das ferramentas mais importantes para otimizar esse processo é o sistema de ponto eletrônico, que automatiza a marcação de entrada e saída dos colaboradores, garantindo maior precisão e controle nas horas trabalhadas. 

O uso de um bom sistema de ponto eletrônico não só facilita o dia a dia da equipe de Recursos Humanos (RH), mas também melhora a conformidade com a legislação trabalhista, aumenta a produtividade e minimiza erros. Entretanto, com a variedade de soluções disponíveis no mercado, escolher o melhor sistema de ponto eletrônico pode ser um desafio. 

Há diferentes modelos, funcionalidades e tecnologias a considerar, e é essencial selecionar aquele que melhor se adapta às necessidades específicas da sua empresa. Neste artigo, discutiremos as principais dicas para escolher o melhor sistema de ponto eletrônico, focando em aspectos cruciais para os profissionais de RH.

O que é um sistema de ponto eletrônico?

Antes de entender como escolher o melhor sistema de ponto eletrônico, é importante compreender o que ele realmente faz. O ponto eletrônico é uma ferramenta digital que registra automaticamente as horas de entrada e saída de cada colaborador, além de controlar os intervalos e ausências. Diferentemente dos sistemas manuais, onde os colaboradores registram a jornada de trabalho em planilhas ou em cartões, o ponto eletrônico oferece uma maneira mais precisa e eficiente de gerenciar o tempo de trabalho.

Esses sistemas podem ser integrados com outros softwares de gestão de RH e de folha de pagamento, ajudando a automatizar processos como o cálculo de horas extras, banco de horas, descontos por atrasos ou faltas, entre outros.

Por que investir em um sistema de ponto eletrônico?

A adoção de um sistema de ponto eletrônico traz uma série de benefícios para a empresa, especialmente para a área de RH. Entre as vantagens estão:

• Precisão e conformidade: Um sistema de ponto eletrônico reduz o risco de erros humanos no registro da jornada de trabalho, o que é fundamental para garantir a conformidade com a legislação trabalhista.
• Redução de custos: A automação do processo de controle de ponto pode reduzir o tempo dedicado ao gerenciamento manual, além de minimizar erros e fraudes.
• Facilidade na gestão de folha de pagamento: Com a integração do sistema de ponto eletrônico ao software de folha de pagamento, a apuração das horas trabalhadas, horas extras e outros cálculos tornam-se mais rápidos e precisos.
• Aumento da produtividade: Com o controle eficiente das jornadas de trabalho, a empresa pode evitar sobrecarga de trabalho e promover o equilíbrio entre vida pessoal e profissional dos colaboradores.
• Relatórios e auditoria: Um bom sistema de ponto eletrônico oferece relatórios detalhados que permitem a análise das horas trabalhadas e a identificação de eventuais irregularidades, como faltas ou atrasos recorrentes.

Como escolher o melhor sistema de ponto eletrônico para sua empresa?

Agora que você entende os benefícios de um sistema de ponto eletrônico, é hora de considerar como escolher a melhor opção para a sua empresa. Existem diversos fatores que devem ser levados em conta na hora da decisão, especialmente para os profissionais de RH, que são os principais responsáveis pela implementação e gestão dessas ferramentas.

Aqui estão as principais dicas para escolher o sistema ideal para sua organização.

1. Entenda as necessidades da sua empresa

O primeiro passo para escolher o sistema de ponto eletrônico mais adequado para sua empresa é entender suas necessidades específicas. Leve em consideração o tamanho da empresa, o perfil dos colaboradores e as características da jornada de trabalho. Algumas perguntas que podem ajudar nesse diagnóstico incluem:

• Quantos colaboradores sua empresa tem?
• A empresa tem múltiplos turnos ou funciona apenas em horário comercial?
• A empresa tem funcionários em home office ou em campo?
• Os colaboradores fazem hora extra frequentemente?
• Há necessidade de integração com outros sistemas, como folha de pagamento ou controle de benefícios?

A resposta a essas perguntas ajudará a definir quais funcionalidades são essenciais para sua empresa e qual tipo de sistema de ponto eletrônico será mais adequado.

2. Verifique a conformidade com a legislação trabalhista

Um bom sistema de ponto eletrônico deve estar em conformidade com as leis trabalhistas vigentes. A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) no Brasil exige que as empresas mantenham um controle rigoroso das horas trabalhadas pelos colaboradores, e a Portaria 671 do Ministério do Trabalho trouxe novas diretrizes sobre o registro da jornada, incluindo a possibilidade de controle de ponto por aplicativos e outros meios digitais.

Certifique-se de que o sistema escolhido esteja em conformidade com as exigências legais, especialmente em relação à marcação de horas extras, intervalos, descansos semanais remunerados e controle de banco de horas. Além disso, é fundamental que o sistema permita auditorias e relatórios transparentes para garantir que a empresa possa justificar a carga horária dos colaboradores, caso seja necessário.

3. Escolha um sistema flexível e escalável

O sistema de ponto eletrônico precisa ser flexível para acompanhar as mudanças e o crescimento da sua empresa. À medida que a organização se expande, o sistema deve ser capaz de suportar mais usuários, diferentes horários de trabalho, mais filiais e novas funcionalidades. Além disso, a empresa pode adotar novos modelos de trabalho, como o home office ou o trabalho remoto, e o sistema precisa ser adaptável a essas novas necessidades.

Verifique se o sistema oferece flexibilidade no ajuste de turnos, escalas de trabalho e formas de marcação de ponto. Além disso, avalie a escalabilidade do sistema: ele será capaz de lidar com o aumento de funcionários ou expansão da empresa sem comprometer a performance?

4. Avalie as funcionalidades do sistema

Os sistemas de ponto eletrônico oferecem diferentes funcionalidades, dependendo do fornecedor e do modelo escolhido. Algumas funcionalidades essenciais que você deve buscar incluem:

• Controle de ponto em tempo real: Permite que o RH e os gestores monitorem as horas trabalhadas em tempo real, identificando eventuais faltas ou atrasos.
• Relatórios detalhados: A capacidade de gerar relatórios sobre horas trabalhadas, horas extras, atrasos, ausências e banco de horas é crucial para otimizar o processo de gestão de pessoal.
• Integração com outros sistemas: Certifique-se de que o sistema de ponto eletrônico possa ser integrado com a folha de pagamento e outros softwares de RH. Isso facilita a apuração das horas trabalhadas e a geração de contracheques.
• Cadastro de múltiplos turnos e escalas de trabalho: Empresas que operam com turnos diferentes ou que têm horários flexíveis devem optar por um sistema que permita cadastrar essas variações e facilmente ajustá-las conforme necessário.
• Acesso remoto: Em um mundo cada vez mais digital e com mais colaboradores trabalhando de casa ou em campo, a possibilidade de os funcionários registrarem o ponto remotamente por meio de aplicativos móveis ou via web é uma funcionalidade cada vez mais importante.
• Segurança e proteção de dados: Como os dados trabalhistas são sensíveis, a segurança deve ser uma prioridade. Verifique se o sistema utiliza criptografia e outras práticas de segurança para proteger as informações dos colaboradores.

5. Verifique o suporte ao cliente

Um bom sistema de ponto eletrônico deve ter suporte técnico eficiente para resolver eventuais problemas de forma rápida. A equipe de RH deve ter acesso a canais de atendimento para solucionar questões relacionadas à operação do sistema, como ajustes de configuração, problemas técnicos ou dúvidas sobre o uso da plataforma.

Verifique também se o fornecedor oferece treinamento para a equipe de RH, garantindo que todos saibam como usar o sistema corretamente.

6. Considere a usabilidade e interface

A usabilidade do sistema de ponto eletrônico é outro fator importante a ser considerado. O sistema deve ser intuitivo e fácil de usar tanto para os colaboradores quanto para a equipe de RH. Isso reduzirá a necessidade de treinamentos extensivos e evitará erros operacionais.

Além disso, uma interface amigável e de fácil navegação para os funcionários também garante que eles não encontrem dificuldades ao registrar a jornada de trabalho, evitando frustrações.

7. Custo-benefício

Por fim, é essencial que o sistema escolhido ofereça um bom custo-benefício. O preço de um sistema de ponto eletrônico pode variar significativamente, dependendo das funcionalidades e da complexidade do sistema. Por isso, é importante avaliar o que está sendo oferecido em relação ao preço.

Considere não apenas o valor inicial de aquisição, mas também os custos com manutenção, atualizações e suporte. Em muitos casos, sistemas mais baratos podem gerar custos ocultos devido à necessidade de personalizações frequentes ou problemas com a operação.

Qual melhor tipo de controle de ponto eletrônico?

A escolha do sistema de registro eletrônico de ponto deve ser baseada nas necessidades da empresa, número de funcionários e nas exigências feitas pela legislação.

Uma opção é o aplicativo PontoGO, que está em conformidade com a Portaria 671 e possui diversas funções essenciais, como:

• Registro de ponto por aplicativo móvel;
• Gestão de folga;
• Cálculo de horas extras;
• Relatórios completos;
• Interface intuitiva;
• Emissão de Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade
• Segurança de dados conforme a LGPD.

Conclusão

Escolher o melhor sistema de ponto eletrônico para sua empresa é uma decisão estratégica que pode impactar diretamente na produtividade e na gestão de pessoas. Para os profissionais de RH, a escolha certa pode melhorar a eficiência operacional, reduzir erros e aumentar a conformidade legal. Ao seguir as dicas discutidas neste artigo, como entender as necessidades da empresa, verificar a conformidade com a legislação, avaliar as funcionalidades e considerar o custo-benefício, sua empresa poderá selecionar uma ferramenta que otimize a gestão de ponto, traga mais controle e contribua para o sucesso organizacional.

Ao final, lembre-se de que um bom sistema de ponto eletrônico é aquele que não apenas facilita o trabalho do RH, mas também promove um ambiente de trabalho mais justo e transparente para os colaboradores.