Controle de ponto para pequenas empresas: veja opções para aderir

O controle de ponto dos funcionários é essencial para garantir a organização e a produtividade de uma organização, especialmente para pequenas empresas que buscam otimizar seus recursos e processos. 

Com o crescimento das demandas e a diversificação das funções dentro das empresas, manter um controle preciso das horas trabalhadas se tornou não apenas uma necessidade legal, mas também uma ferramenta crucial para o gerenciamento eficiente da equipe.

Para pequenas empresas, o desafio de implementar um sistema de controle de ponto pode parecer intimidador, mas a boa notícia é que existem diversas opções adaptáveis às necessidades e ao orçamento de cada negócio. Desde soluções tradicionais como relógios de ponto físicos até sistemas modernos baseados em software e aplicativos, as possibilidades são variadas e cada uma oferece vantagens distintas.

Neste artigo, você confere as principais opções disponíveis para pequenas empresas que desejam aderir ao controle de ponto, analisando suas funcionalidades e benefícios.

O QUE É UMA EMPRESA DE PEQUENO PORTE?

A definição de uma empresa de pequeno porte está presente na Lei Geral das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Lei Complementar nº 123/2006). Conforme a legislação, esse tipo de empresa é definido pelo valor do faturamento anual. 

Portanto, para uma organização ser considerada de pequeno porte, é preciso ter o faturamento anual superior a R$ 360 mil e até R$ 4,8 milhões.

O QUE É O CONTROLE DE PONTO?

O controle de ponto é essencial na gestão da jornada de trabalho dos colaboradores de uma empresa. Trata-se de um sistema responsável por registrar e monitorar a jornada de trabalho dos funcionários de uma empresa. 

Existem diferentes formas de controle de ponto, que variam desde métodos manuais, como o uso de fichas de ponto, até sistemas eletrônicos mais avançados, como aplicativos de celular.

CONTROLE DE PONTO PARA EMPRESAS DE PEQUENO PORTE

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece que o horário de trabalho dos colaboradores deve ser anotado em registro de empregados.

No entanto, o registro de horários só é obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários, podendo ser feito em registro manual, mecânico ou eletrônico.

Confira a orientação:

Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados.   

§ 2º  Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.           

§ 3º  Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constará do registro manual, mecânico ou eletrônico em seu poder, sem prejuízo do que dispõe o caput deste artigo.      

§ 4º  Fica permitida a utilização de registro de ponto por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.       

Portanto, trabalhadores que tenham uma jornada a cumprir e que foram contratados pelo regime da CLT estão sujeitos a bater o ponto e a empresa é obrigada a realizar o controle da jornada por meio do registro de ponto, caso tenha mais de 20 colaboradores.

COMO FAZER O CONTROLE DE PONTO

Segundo a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), há três tipos de sistemas de controle de ponto permitidos por lei. São eles:

• Registro Manual: método em que o registro de entrada e saída dos funcionários é feito através de métodos físicos, como cartões de ponto, folhas de presença ou livros de registro;
• Registro Mecânico: envolve o uso de dispositivos físicos, como relógios de ponto mecânicos ou outros mecanismos analógicos;
• Registro Eletrônico: método mais moderno de controle de presença e horas trabalhadas, que utiliza dispositivos eletrônicos, como softwares para dispositivos móveis.

QUAL SISTEMA DE REGISTRO DE PONTO ESCOLHER?

Apesar da CLT permitir sistemas manuais e mecânicos, o modelo eletrônico tem se tornado mais comum entre as empresas. 

Com isso, o Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) expediu em 2021 a Portaria 671, uma regulamentação responsável por trazer orientações referentes aos sistemas de ponto eletrônico.

A regulamentação descreve o sistema de registro eletrônico de ponto como:

Conjunto de equipamentos e programas informatizados destinados à anotação da hora de entrada e de saída dos trabalhadores em registro eletrônico, de que trata o § 2º do art. 74 do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT.

A Portaria também estabelece que:

Art. 74. O sistema de registro de ponto eletrônico deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como:

I – restrições de horário à marcação do ponto;

II – marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual, não se confundindo com o registro por exceção previsto no art. 74, § 4º, do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT;

III – exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e

IV – existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.

Três tipos de sistemas de registro eletrônico de ponto (SREP) são permitidos por lei, segundo a Portaria 671. São eles:

• Convencional;
• Alternativo;
• Via programa;

O SREP via programa é o mais adequado para empresas que adotam o regime de home office. O sistema é composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa (REP-P), que é um software executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro. 

O programa é utilizado exclusivamente para o registro de jornada e deve ter capacidade para emitir documentos decorrentes da relação de trabalho, além de realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída dos trabalhadores no ambiente de trabalho.

O REP-P deve possuir o certificado de registro de programa de computador no Instituto Nacional da Propriedade Industrial.

A escolha do sistema de registro eletrônico de ponto deve ser baseada nas necessidades da empresa e das funções essenciais para atender as demandas da instituição.

O “Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SERP) Via Programa é uma das opções que mais tem chamado atenção das empresas, devido a praticidade e modelo tecnológico.

Ele pode ser utilizado através de aplicativos que podem ser baixados nos dispositivos móveis dos funcionários.

QUAIS SÃO OS BENEFÍCIOS DO PONTO ELETRÔNICO?

Apesar da legislação permitir sistemas manuais e mecânicos, o modelo eletrônico tem se tornado mais comum entre as empresas. Por isso, a portaria surgiu, visando atender as necessidades e desejos dos trabalhadores por sistemas mais modernos e práticos, sem perder a segurança jurídica nos controles de jornada.

O sistema de ponto eletrônico visa atender às necessidades das empresas no controle da jornada de trabalho dos funcionários. Um bom sistema pode trazer diversos benefícios à empresa, como:

• Registrar com precisão o horário de entrada e saída dos funcionários;
• Facilitar o acompanhamento das horas extras trabalhadas pelos funcionários;
• Reduzir a possibilidade de erros e fraudes no registro de ponto, já que métodos eletrônicos são mais difíceis de serem manipulados do que métodos manuais;
• Permitir ou facilitar a elaboração de relatórios sobre frequência, atrasos, horas extras e outros dados relacionados à jornada de trabalho;

QUAL MELHOR TIPO DE CONTROLE DE PONTO ELETRÔNICO?

A escolha do sistema de registro eletrônico de ponto deve ser baseada nas necessidades da empresa, número de funcionários e nas exigências feitas pela legislação.

Por exemplo, uma empresa com muitos funcionários precisaria de uma quantidade adequada de registrador de ponto eletrônico convencional para evitar formação de filas na hora das marcações.

Ao optar por um sistema de registro eletrônico de ponto via programa, a empresa pode aderir a um aplicativo de ponto eletrônico, que permite aos funcionários fazer a marcação em dispositivo móvel, além de monitorarem seus próprios horários com facilidade.

Uma opção é o aplicativo PontoGO, que está em conformidade com a Portaria 671 e possui diversas funções essenciais, como:

• Registro de ponto por aplicativo móvel;
• Gestão de folga;
• Cálculo de horas extras;
• Relatórios completos;
• Interface intuitiva;
• Emissão de Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade
• Segurança de dados conforme a LGPD.

CONCLUSÃO

O controle eficiente das horas de trabalho contribui para a otimização da produtividade e para uma gestão mais assertiva de uma empresa de pequeno porte, além de garantir conformidade com as exigências legais.

Optar por um sistema de controle de ponto que se alinhe com as necessidades específicas da sua empresa é fundamental. Na hora de decidir, considere fatores como o número de funcionários, o orçamento disponível, a integração com outros sistemas e a facilidade de uso. 

Escolher uma solução que ofereça um bom equilíbrio entre custo e funcionalidade pode fazer uma grande diferença na forma como sua equipe é gerida e no impacto financeiro geral. Por isso, muitas empresas optam pelo controle de ponto eletrônico, devido aos recursos digitais.

Investir em um sistema de controle de ponto adequado não só facilita o gerenciamento diário, mas também contribui para um ambiente de trabalho mais organizado e transparente. 

Portanto, o controle de ponto eficaz é uma peça-chave para a administração bem-sucedida do seu negócio. Ao escolher a solução certa, você estará investindo na eficiência e no crescimento sustentado da sua empresa.