Controle de ponto online gratuito vale a pena? Confira vantagens e desvantagens

Se você ainda utiliza planilhas ou aparelhos de registro de ponto convencionais, saiba que há opções mais simples e práticas, permitidas por lei, que podem facilitar a marcação de ponto para o funcionário e otimizar o trabalho do RH.

Uma delas é o controle de ponto online por aplicativo, que permite aos colaboradores incluir e ter acesso a informações sobre a jornada de trabalho na palma da mão. Os mesmos dados podem ser disponibilizados para qualquer funcionário que a empresa julgue necessário ter acesso, como os profissionais de RH e as pessoas responsáveis pela folha de pagamento.

Mas será que há opções gratuitas de controle de ponto online? Neste artigo você irá conferir se tem como usar um sistema sem pagar nada e o que a legislação brasileira diz sobre isso.

O que é o ponto eletrônico online?

O sistema de ponto eletrônico online é composto por um software onde um colaborador registra as informações da jornada de trabalho. 

O aplicativo é o suporte que disponibiliza esse software para a empresa fazer esse controle. Cada funcionário precisa ter o aplicativo instalado em um dispositivo móvel, podendo ser de uso pessoal, para realizar as marcações.

As informações são armazenadas e tratadas pelo programa e ficam a disposição da empresa e do empregado. Através do sistema online, os profissionais de RH e Departamento Pessoal podem ter acesso aos dados da jornada de todos os colaboradores da empresa e monitorar informações importantes para o setor, como realização de horas extras e noturnas.

O ponto eletrônico online é permitido por lei?

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determina que todas as empresas com mais de 20 trabalhadores precisam fazer controle de ponto. Os sistemas de registro de ponto podem ser eletrônico, manual ou mecânico.

A portaria 671/2021, expedida pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) e publicada no dia 11 de novembro de 2021, apresenta orientações sobre quais tipos de sistemas de ponto eletrônico são permitidos.

Há três modelos oficiais autorizados pela legislação para serem usados como SREP (Sistema de Registro Eletrônico de Ponto):

• SREP convencional: composto pelo registrador eletrônico de ponto convencional (REP-C), ele é conhecido como relógio de ponto e fica localizado em um ponto fixo dentro da empresa;
• SREP alternativo: é composto pelo registrador eletrônico de ponto alternativo (REP-A), ou seja, equipamentos e programas de computador cujo uso é destinado ao registro da jornada de trabalho;
• SREP via programa: composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa (REP-P), é um software executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro e é utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho.

O registrador eletrônico de ponto via programa (REP-P) é uma das opções que tem atraído diversas empresas, pois além de permitir o registro via aplicativo, também faz o tratamento dos dados ao entregar relatórios completos, facilitando o trabalho do RH e DP.

Mas para garantir que o aplicativo será um aliado da empresa, é necessário verificar se ele está em conformidade com a portaria 671.

Entenda mais sobre o SREP via programa

Como já mencionado, o Sistema de Registro Eletrônico de Ponto via Programa (SREP via Programa) é composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa (REP-P), pelos coletores de marcações, pelo armazenamento de registro de ponto e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto.

A portaria 671 exige que todo REP-P tenha o certificado de registro de programa de computador no Instituto Nacional da Propriedade Industrial.

Ele deve ser utilizado exclusivamente para o registro de jornada e precisa ter capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho, além de realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída dos trabalhadores nos locais de trabalho.

O REP-P deve emitir ou disponibilizar acesso ao comprovante de registro de ponto do trabalhador, um documento que comprove o registro de marcação feito pelo colaborador. 

O comprovante pode ter o formato impresso ou de arquivo eletrônico, mas deve ter as seguintes informações, segundo o artigo 79 da portaria 671:

• I -cabeçalho contendo o título “Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador”;
• II – Número Sequencial de Registro – NSR;
• III – identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
• IV – local da prestação do serviço ou endereço do estabelecimento ao qual o empregado esteja vinculado, quando exercer atividade externa ou em instalações de terceiros;
• V – identificação do trabalhador contendo nome e CPF;
• VI – data e horário do respectivo registro;
• VII – modelo e número de fabricação, no caso de REP-C, ou número de registro no Instituto Nacional da Propriedade Industrial, no caso de REP-P;
• VIII – código hash (SHA-256) da marcação, exclusivamente para o REP-P; e
• IX – assinatura eletrônica contemplando todos os dados descritos nos incisos I a VIII, no caso de comprovante impresso.

Caso o documento seja emitido em formato eletrônico, a portaria faz as seguintes exigências:

• I – o arquivo deve ter o formato Portable Document Format – PDF e ser assinado eletronicamente conforme art. 87 e art. 88;
• II – ao trabalhador deve ser disponibilizado, por meio de sistema eletrônico, acesso ao comprovante após cada marcação, independentemente de prévia solicitação e autorização; 
• III – o empregador deve possibilitar a extração, pelo empregado, dos comprovantes de registro de ponto das marcações realizadas, no mínimo, nas últimas quarenta e oito horas.

Também é exigido que o SREP via programa possua Programa de Tratamento de Registro de Ponto, uma ferramenta que permite tratar os dados referentes à marcação dos horários de entrada e saída, que estão armazenados no Arquivo Fonte de Dados, gerando o relatório Espelho de Ponto Eletrônico e o Arquivo Eletrônico de Jornada.

O programa deve emitir o relatório Espelho de Ponto Eletrônico, contendo as seguintes informações, segundo o artigo 84:

• Identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
• Identificação do trabalhador contendo nome, CPF, data de admissão e cargo/função;
• Data de emissão e período do relatório Espelho de Ponto Eletrônico;
• Horário e jornada contratual do empregado;
• Marcações efetuadas no REP e marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas) no Programa de Tratamento de Registro de Ponto; 
• Duração das jornadas realizadas (considerando o horário noturno reduzido, se for o caso).

O sistema de registro eletrônico via programa também deve gerar o Arquivo Fonte de Dados. Ele precisa ser entregue quando solicitado pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.

Mas a lei permite que o registrador eletrônico de ponto via programa seja gratuito? Não há nenhum impedimento na legislação sobre a utilização de controle de ponto online sem custos. No entanto, optar por uma versão gratuita pode não ser tão vantajoso para a empresa.

Controle de ponto online gratuito vale a pena?

Atualmente, há diversas opções de aplicativos para o registro da jornada de trabalho. Alguns deles oferecem versões de uso 100% gratuito ou utilização grátis por um determinado período para testes.

Apesar do aplicativo de ponto gratuito parecer vantajoso, por não envolver gastos para empresa, há uma série de limitações que podem ser prejudiciais a curto e longo prazo.

As opções gratuitas de aplicativos de ponto encontradas no mercado na maioria das vezes limita o número de colaboradores que podem acessar o sistema. Ou seja, dependendo da quantidade de funcionários, a empresa não conseguirá alojar todos os trabalhadores em um único sistema e precisará recorrer a outros meios para conseguir inserir toda a equipe no registro de ponto. 

Outro ponto negativo dos aplicativos de ponte online é a limitação de ferramentas. A maioria das empresas que oferece um plano gratuito limita a quantidade de recursos que a empresa poderá ter acesso, de modo a incentivar a adesão por um plano pago, que disponibilizará a versão mais completa do aplicativo.

Muitas vezes, as versões gratuitas só darão acesso ao registro de ponto via aplicativo e bloqueiam funções essenciais para a otimização do trabalho do RH, como o sistema de gestão dos dados, atendimento via chat, banco de horas, exportação para a folha de pagamento, gestão de férias e assinatura eletrônica.

Mas se você está achando que não tem saída e precisará pagar um aplicativo sem ter a certeza de que será a melhor opção para a sua empresa, não se desespere, porque ainda há esperança!

App de ponto com teste grátis

Uma opção para utilizar aplicativos de registro de ponto com acesso a todas as funcionalidades essenciais para a empresa e de maneira gratuita é optar pelo teste grátis.

O aplicativo PontoGO, por exemplo, permite teste grátis por 7 dias. Desse modo, a empresa conhece o sistema e tira suas próprias conclusões, sem ter que se comprometer com uma assinatura paga. 

O PontoGO é adequado às exigências da Portaria 671; entrega relatórios precisos com informações sobre horas extras, banco de horas, espelho de ponto e mais; possui segurança contra fraudes; e armazena a marcação de ponto do colaborador mesmo sem internet, até que a conexão seja restabelecida.

O teste grátis é uma ótima opção para ter acesso a todos os recursos oferecidos pelo aplicativo, verificar a interface e ter certeza se o sistema será benéfico para a empresa. Após o período de 7 dias, você decide se vale a pena optar por uma assinatura paga.

Conclusão

Os aplicativos de registro de ponto online são ótimas opções para otimizar o trabalho do RH das empresas. No entanto, as versões gratuitas possuem uma série de limitações que podem prejudicar o desempenho da equipe.

Optar por fazer teste grátis em aplicativos, como o PontoGO, é uma opção mais segura, pois permite à empresa conhecer o sistema com todas as suas funcionalidades inclusas, sem precisar pagar. Se após o uso, a empresa perceber que o aplicativo é a melhor opção para o registro de ponto dos seus funcionários, ela poderá assinar um dos planos.