Calcular as horas trabalhadas dos funcionários é o que o departamento de Recursos Humanos das empresas mais tem dificuldade. Isso acontece porque na folha de pagamento existem diversas informações das horas do funcionário que ao final do mês formam os dados da jornada de trabalho cumprida e que precisam ser calculadas para se chegar ao valor a receber.
Qualquer erro na folha de pagamentos trará para a empresa encargos e prejuízos, mas será que já inventaram uma calculadora de horas trabalhadas, ou um aplicativo, ou mesmo uma ferramenta que consiga solucionar essas questões de uma forma mais rápida? Essa pergunta é muito comum entre os profissionais de RH, pois ainda existem empresas que utilizam o Cartão de Ponto antigo ou um sistema já está ultrapassado, fazendo com que o processo de fechamento da Folha de Pagamentos seja demorado e passível a erros.
Com a chegada da tecnologia nos últimos anos essa tarefa ficou muito mais fácil e pode ser resolvida em questão de minutos.
A IMPORTÂNCIA TAREFA DE CALCULAR AS HORAS TRABALHADAS
Para sermos objetivos, os principais pontos dessa tarefa nas empresas é o pagamento correto para os funcionários daquilo que é de direito, o cumprimento das obrigações trabalhistas sem erros, a transparência na relação de trabalho entre empresa e colaborador, o levantamento de informações e dados importantes para o melhor aproveitamento da empresa, bem como a obtenção de dados que levem a empresa a crescer.
No que diz respeito ao cumprimento de obrigações trabalhistas, de acordo com a CLT, a jornada de trabalho de um funcionário deve ser de oito horas trabalhadas diariamente. Essa decisão é destacada no artigo 7°, Inciso XIII, da Constituição Federal que determina que um dia de trabalho não possa exceder oito horas, e também não pode exceder quarenta e quatro horas semanais. Nesse assunto vale ressaltar que durante a jornada de trabalho pode ainda ser acrescida horas extras, com um limite diário de duas horas.
Conhecer todas essas regras é importante, e o RH (Recursos Humanos) ou o DP (Departamento Pessoal) precisa ter um ou mais funcionários que entendam com detalhes essas leis.
Com esses cálculos bem feitos e as obrigações trabalhistas sendo cumprida, a empresa tem maior segurança jurídica e consegue evitar problemas na justiça trabalhista.
Ter transparência na relação de trabalho é um dos valores que os profissionais mais estão atentos nos dias de hoje, e fazer o cálculo de horas trabalhadas de forma correta, trazendo uma remuneração transparente, ajuda muito na relação de proximidade entre empresa e funcionário. Quando a empresa possui um controle de cálculo correto, os funcionários terão a certeza que todo o seu tempo trabalhado será computado, fazendo com que ele trabalhe de forma tranquila e motivada.
Existem muitas empresas que obrigam os funcionários a bater o ponto em uma determinada hora estabelecida, mesmo que eles ainda não tenham terminado sua jornada de trabalho. Esse comportamento causa estranheza entre os colaboradores, desgaste e murmurinho, fazendo com que a imagem da empresa fique desgastada. Por isso ter um bom controle de horas ajuda com que os funcionários sejam mais produtivos apresentando bons resultados.
Quando uma empresa coleta os dados e informações precisos da jornada de trabalho, ela pode aplicar os resultados na gestão das pessoas, por exemplo, uma empresa que possui muitos funcionários e mensalmente tem uma grande quantidade de horas trabalhadas para analisar. Entre todas essas informações existem dados importantes como atrasos, faltas, horas extras, saídas antecipadas. Todos esses dados demonstram o resultado sobre a rotina de uma empresa, que são os indicadores de gestão de pessoas, que demonstram como está a produtividade mensalmente.
Essa análise de dados só é possível quando existe um bom controle das horas trabalhadas.
E COMO CALCULAR AS HORAS DE TRABALHO?
Antigamente todo o processo era feito a mão, de forma bastante difícil e passível a erros.
Como exemplo, se um funcionário entra diariamente às 8h11 da manhã e saia do seu expediente às 17h59. Esses minutos que aparecem quebrados devem ser transformados da seguinte forma:
11 / 60 minutos = 0,18
59 / 60 = 0,98
Após a transformação, basta seguir a seguinte fórmula:
Horário de Saída 17,98 menos o Horário de Entrada 8,18 = 9,80
Isso mostra que durante o dia de trabalho, o colaborador ficou o total de 9,80 horas na empresa. Ainda é preciso descontar o intervalo do almoço de 1 hora. Vamos então fazer o total do cálculo acima subtraindo a sua pausa, dessa forma:
9,80 – 1 hora de almoço = 8,80
Precisamos também fazer a transformação: 0,80 x 60 = 48 minutos
Ao final, todo o cálculo das horas trabalhadas menos uma hora de intervalo, o colaborador fez no dia 8 horas e 48 minutos trabalhados.
No final, é um cálculo tranquilo para ser feito, não parece tão complicado, mas é preciso lembrar que esse cálculo que fizemos representa a jornada de apenas um colaborador, e no nosso dia a dia sempre nos deparamos com horários diferentes para todos os funcionários. Se a empresa tiver na sua folha de pagamento 10 pessoas, ou 50, 200, 1000. Tudo isso serve para demonstrar que se torna uma conta delicada de ser feita manualmente.
TIPOS DE CALCULADORA DE HORAS TRABALHADAS
Existem alguns tipos de processos que ajudam a realizar o cálculo das horas trabalhadas. Um exemplo são as Planilhas de Excel, outro são os Sistemas de Ponto. A forma mais moderna já em prática em milhares de empresas é a PontoGO, o melhor sistema eletrônico de gestão e controle de ponto online. A partir de agora vamos falar de cada uma dessas soluções.
Excel
Há muitos anos as planilhas de Excel são utilizadas de forma manual no departamento de RH para realizar o cálculo de horas trabalhadas. É um processo simples, mas que diariamente precisam ser inseridos os horários de entrada e saída, além da pausa do almoço de todos os funcionários. Vamos imaginar uma empresa com mais de 50 funcionários, o trabalho vai ser grande. Realizando esse processo diário, ao final do mês é possível ter todas as informações de horas trabalhadas, horas extras, atrasos, faltas, além de que no decorrer do processo pode haver falha humana. Apesar de funcionar, essa não é a melhor forma, mais segura e prática para fazer o cálculo de horas trabalhadas e saída para sua empresa.
Quando se fala de controle de jornada de trabalho, um bom sistema de ponto eletrônico é a melhor opção.
De acordo com o artigo 74 da CLT, todos os estabelecimentos com mais de 20 funcionários devem obrigatoriamente fazer a anotação dos horários dos funcionários por peio manual, mecânico ou eletrônico. Isso significa que os sistemas de ponto eletrônicos também podem ser utilizados pelas empresas. Eles representam um grande avanço no setor otimizando o tempo no controle de jornada de trabalho, já que, no ponto eletrônico os funcionários registram o horário diretamente no aparelho e as informações são enviadas ao sistema de forma automática.
A melhor solução no controle de ponto online que existente no mercado é da PontoGO, um sistema eletrônico que tem por objetivo ajudar as empresas a ter a gestão dos pontos dos colaboradores de maneira mais simples, otimizada e econômica!
Com a PontoGO, seus colaboradores podem registrar os pontos de 3 formas diferentes:
1º – Pelo celular via app individual [PontoGO Colaborador], onde os registros são capturados com DATA, HORA, LOCALIZAÇÃO e FOTO (também de maneira offline) – Disponível para Android e iOS;
2º – Via WEB (navegador) através de um computador ou notebook, acessando nosso site;
3º – Pelo Tablet, de maneira centralizada, através do app coletivo [PontoGO Smart Ponto], onde os registros são capturados com DATA, HORA, LOCALIZAÇÃO E FOTO (também de maneira offline) – Disponível somente para Android;
No ambiente de gerenciamento da plataforma, é possível fazer o acompanhamento de todos os registros realizados pelos colaboradores, e também a emissão de relatórios com cálculos finalizados de horas trabalhadas, banco de horas, horas extras, entre outros.
Também é possível gerenciar atestados médicos, folgas, férias e todos os tipos de abonos para seus colaboradores.
A PontoGO foi desenvolvida, e está totalmente de acordo com as diretrizes estabelecidas na portaria 671 do Ministério do Trabalho. Com a PontoGO sua empresa consegue muito mais agilidade no tratamento dos dados de seus funcionários, inclusive o acesso as informações do sistema em tempo real.
A PontoGO oferece os seguintes relatórios
Espelho de Ponto: Relatórios com os registros de pontos dos colaboradores, e as justificativas relacionadas a todas as tratativas realizadas sobre os pontos originais.
Banco de Horas: Direcionado a saldos de banco de horas dos colaboradores, por dia e também com totalizadores do período filtrado (semana, quinzena, mês).
Horas Extras: Direcionado a saldos de Horas Extras dos colaboradores, por dia e também com totalizadores do período filtrado (semana, quinzena, mês).
Jornada Detalhada: Apresenta todos os registros de pontos realizados pelos colaboradores e também todos os saldos. Podem ser separados pelos dias e também os totalizadores para os períodos filtrados (semana, quinzena e mês).
Todos os cálculos já prontos para você e sua contabilidade fazer o fechamento de folha de maneira mais rápida e assertiva.
Conheça as soluções da PontoGO, gestão de jornada de trabalho e controle da folha de ponto eletrônico, de forma segura, online e econômica.
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