Solicitar o ajuste de ponto é uma pratica comum no departamento de RH das empresas por funcionários que necessitam alguma correção em seus registros. Esse processo algumas vezes se torna bastante trabalhoso para o RH pois esses departamentos possuem muitas demandas a resolver no decorrer do mês.
Pensando em melhorar essa demanda que envolve o departamento de RH de uma empresa, se faz necessário que algumas tarefas sejam repassadas ou otimizadas, fazendo com que o volume de trabalho diminua e deixando esse departamento mais livre para focar em outras atividades também importantes e menos operacionais.
A PontoGo possui um controle de ponto online que pode ajudar bastante as empresas. Com o software desenvolvido pela PontoGO toda gestão de jornada de trabalho e controle de folha de ponto dos funcionários são realizados de uma forma mais tranquila simples e segura.
Mas diante dessa facilidade acontece muitas vezes de surgir uma preocupação por parte dos gestores em como eles poderão lidar com essa nova ferramenta, já que eles não conhecem ainda. Vamos listar abaixo um passo a passo sobre a solicitação de ajuste de ponto, a fim de poder esclarecer essas dúvidas.
1º – Tenha a prática de consultas periódicas
Nunca é recomendável deixar para a última hora o ajuste de ponto. Nós temos como prática muitas vezes fazer em cima da hora o trabalho, mas em se tratando de RH isso jamais é permitido. Através do sistema da PontoGO os gestores conseguem acompanhar diariamente e em tempo real a marcação de ponto de todos os funcionários, fazendo com que os gestores possam solicitar com antecedência os ajustes necessários. Não é exigido ou preciso que a consulta seja realizada todos os dias, mas ao menos uma vez por semana é interessante acompanhar essas marcações dos colaboradores.
2º Orientação contínua para os colaboradores
Toda marcação de ponto na entrada e no decorrer da jornada de trabalho é de responsabilidade do trabalhador, portanto ele precisa ser responsável diariamente em realizar essa marcação para que fiquem registrados todos os seus passos na empresa. É importante orientar a equipe de trabalhadores nessa questão para que eles não tenham dúvidas, além de que, caso houver a necessidade de um ajuste em alguma dessas marcações, o funcionário precisa solicitar o ajuste de ponto tão logo percebam esta necessidade.
Através do sistema da PontoGO, os funcionários podem consultar todas as suas marcações através do próprio celular. O sistema é bastante fácil de ser utilizado e intuitivo, além de uma importante forma do próprio trabalhador acompanhar se existem horas extras ou faltas a compensar. Havendo também uma marcação incorreta, o usuário pode solicitar facilmente a correção para o departamento de RH.
3º Estabeleça um prazo para os ajustes
O departamento de RH é uma área da empresa que trabalha com muitos projetos, demandas e alguns prazos curtos para resolver. Diante disso, sabemos que é importante que toda a equipe tenha compreensão e colabora para que esse tempo seja cumprido. No quesito marcação de ponto, essas estão diretamente relacionadas com a folha de pagamento que precisa ser fechada todo final de mês. Em muitas empresas o departamento de RH praticamente se fecha nos últimos 10 dias do mês para conseguir realizar essa demanda, sendo assim, qualquer erro nos apontamentos ocasionarão também erros nos salários.
É muito importante estabelecer prazos, sendo indicada uma data limite para que todos os ajustes de ponto possam ser realizados a tempo, de modo que não ocorram atrasos no pagamento de salários ou erros nos pagamentos. Deixar bem claro uma data para que o funcionário entre em contato com o departamento de RH é importantíssimo, e essa data precisa ser fixa, não mudar todos os meses, também firme, ou seja, não entregou no prazo fica impossibilitado de fazer o ajuste, e ela precisa ser amplamente divulgada para que não hajam dúvidas.
4º Avalie todas as solicitações
No sistema da PontoGO todas as solicitações de ajuste são avaliadas pelo departamento de RH ou o próprio gestor da área através do sistema oferecido. Mas atenção, não são todas as solicitações que podem ser revistas, é importante considerar três pontos fundamentais:
– Legislação Trabalhista
Na CLT é permitido algumas justificativas, mas para que elas possam ser feitas, é necessário que o funcionário apresente um documento Legal, tais como o atestado ou afastamento médico, a declaração de Horas, no caso de licença gala a certidão de casamento, o atestado de óbito.
– Acordo/Convenção Coletiva
Nos acordos e nas convenções coletivas também deve ser considerado quando um ajuste de ponto é solicitado, pelo motivo de poderem ter estabelecido uma justificativas não prevista na CLT.
– Política da Empresa
Existe em algumas empresas políticas específicas para situações não consideradas na CLT, tais como os casos de “abono chefia”.
No sistema da PontoGO é possível ajustar cada uma das situações descritas, trazendo com isso muito mais agilidade para as empresas e facilidade nos processos de RH.
Qual a importância da folha de ponto das empresas
Folha de Ponto é um documento que existe para fazer o registro, a frequência e os horários dos colaboradores de uma empresa durante a jornada de trabalho. Nessa folha de ponto os funcionários marcam o ponto, normalmente quatro vezes ao dia. Sempre que o funcionário chega faz o registro do ponto de entrada, depois na hora do almoço é a vez do registro de ponto da saída do almoço e outro registro de ponto com a volta do almoço. Por fim, no encerramento da jornada de trabalho é a vez do registro de ponto de saída.
Ao final do mês temos uma folha de ponto de funcionários cheia de registros. A partir dessas marcações que são retiradas as todas as informações sobre a frequência dos colaboradores para a folha de pagamento.
Outro destaque, da folha de ponto de funcionários são retirados os dados para descontos por faltas injustificadas ou os atrasos, bem como os adicionais de horas extras e horas noturnas.
O que diz a lei sobre a folha de ponto?
No artigo 74 da CLT determina que os estabelecimentos com mais de 20 colaboradores, devem realizar a anotação dos horários de entrada e saída dos seus colaboradores. Esses registros podem ser feitos por meios manuais, mecânicos ou eletrônicos. Isso significa que independente do número de filiais de uma empresa, se o estabelecimento chegar ao número de 20 funcionários, será obrigatório possuir o controle de frequência.
No caso da empresa não atingir o número de 20 colaboradores, fica sendo opcional fazer esse controle, entretanto, é preciso sempre existir o registro fiel dos horários dos colaboradores, para não se permitir uma margem de problemas futuros com a falta de controle sobre as jornadas de funcionários. Em pequenas empresas a utilização de uma folha de ponto simples irá ajudar.
Sobre o registro de ponto
O registro de ponto é uma segurança a mais para as empresas no momento de comprovar a jornada de trabalho do colaborador e também do funcionário, que pode requerer o pagamento das horas extras trabalhadas.
Demonstrar todos os benefícios do registro de ponto é uma maneira de incentivar a equipe a fazer a marcação de ponto sempre de forma correta, e deixando claro que não é só a empresa quem ganha, mas, também, o funcionário.
Segurança
Demonstre como é seguro ter um sistema de ponto eficiente que traz todo o controle de jornada de trabalho desse colaborador, a possibilidade de acompanhar o banco de horas ou as horas extras realizadas, além da facilidade com que se pode fazer o registro de ponto onde quer que o colaborador esteja, caso sua empresa opte por um controle de ponto online como o oferecido pela PontoGO.
Deixe clara a possibilidade de se fazer um ajuste de ponto, caso ocorra algum erro e quando a empresa possui o registro de ponto online, ainda tem a vantagem de cada colaborador conseguir visualizar seus próprios horários de entrada e saída da empresa, além dos horários das pausas de almoço ou descanso. Com essa possibilidade do próprio funcionário visualizar seu banco de horas, tendo todos os recursos para conferir se os cálculos da empresa estão corretos, eliminando a desconfiança.
Mas repito, caso exista algum ponto a ser ajustado, essa possibilidade existe e é para ser usada pela empresa.
Para finalizar, gostaria de expor aqui a importância de estimular os colaboradores das empresas a colaborar com a implantação no registro de controle de ponto. A empresa precisa demonstrar essa importância e tirar todas as dúvidas que os funcionários venham a ter quando for decidido instalar um sistema de controle de ponto.
Mesmo nos momentos que acontecem os erros e precisam ser concertados, é importante a empresa deixar claro que isso é naturalmente normal de acontecer, antes que os funcionários se sintam amedrontados em fazer essas solicitações.
Não demonstre dureza perante os colaboradores, seja leve, nos dias de hoje uma das coisas que os colaboradores mais buscam nas empresas é o apoio e a flexibilidade. Quando se precisa solicitar um ajuste, muitas vezes o funcionário pode sentir medo por encontrar pessoas mais duras. Tem que deixar bastante claro tudo isso.
Espero que o artigo possa ter ajudado você a entender um pouco mais do assunto.
Até o próximo.
