Como o ponto eletrônico pode ajudar a reduzir custos operacionais em sua empresa?

Empresas de todos os tamanhos enfrentam o desafio de controlar custos operacionais enquanto mantêm a produtividade e o cumprimento de obrigações legais. Nesse cenário, o ponto eletrônico se destaca como uma solução eficiente que vai além do simples registro de horários. 

Ele é uma ferramenta estratégica que ajuda a otimizar processos, evitar erros e melhorar a gestão de pessoas, resultando em economias significativas. Neste artigo, entenda como o ponto eletrônico pode ajudar a reduzir custos operacionais em sua empresa. 

O QUE É O PONTO ELETRÔNICO?

O ponto eletrônico, também conhecido como sistema de controle de ponto eletrônico, é uma ferramenta utilizada por empresas para registrar e monitorar a entrada, saída e as horas trabalhadas pelos funcionários.

Por muito tempo, o registro era feito manualmente, por meio de cartões de ponto ou folhas de registro, mas com os avanços tecnológicos, os sistemas eletrônicos passaram a ter maior adesão.

Um sistema de ponto eletrônico é composto por diversas funcionalidades, podendo incluir dispositivos como relógios de ponto, leitores de impressão digital, cartões de proximidade ou aplicativos móveis que permitem aos funcionários registrar sua presença no trabalho. 

Os registros são então armazenados em um banco de dados centralizado, facilitando a gestão e o cálculo das horas trabalhadas, além de auxiliar no cumprimento das regulamentações trabalhistas.

Quem Deve Aderir Ao Controle De Ponto?

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece que o horário de trabalho dos colaboradores deve ser anotado em registro de empregados.

No entanto, o registro de horários só é obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários, podendo ser feito em registro manual, mecânico ou eletrônico.

Confira a orientação:

Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados.   

§ 2º  Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.           

§ 3º  Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constará do registro manual, mecânico ou eletrônico em seu poder, sem prejuízo do que dispõe o caput deste artigo.      

§ 4º  Fica permitida a utilização de registro de ponto por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.   

O que diz a legislação

Em 2021, o Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) expediu a Portaria 671, uma regulamentação responsável por trazer orientações referentes aos tipos de sistemas de ponto eletrônico permitidos.

Portanto, se uma empresa tem interesse em adotar um sistema eletrônico, ela deverá ficar atenta às normas da Portaria.

A regulamentação descreve o sistema de registro eletrônico de ponto como:

Conjunto de equipamentos e programas informatizados destinados à anotação da hora de entrada e de saída dos trabalhadores em registro eletrônico, de que trata o § 2º do art. 74 do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT.

A Portaria também estabelece que:

Art. 74. O sistema de registro de ponto eletrônico deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como:

I – restrições de horário à marcação do ponto;

II – marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual, não se confundindo com o registro por exceção previsto no art. 74, § 4º, do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT;

III – exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e

IV – existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.

COMO O PONTO ELETRÔNICO PODE AJUDAR A REDUZIR CUSTOS OPERACIONAIS

Reduzir custos operacionais é uma meta constante para empresas que buscam maior eficiência e lucratividade. Um dos aliados menos óbvios, mas altamente eficazes nesse processo, é o sistema de ponto eletrônico. Além de cumprir exigências legais, ele se torna uma ferramenta estratégica para otimizar processos e economizar recursos. Vamos explorar a seguir como isso funciona.

1. Eliminação de Erros Humanos no Controle de Jornada

O controle manual de ponto é propenso a erros, como cálculos equivocados de horas extras, atrasos e faltas. Esses erros, mesmo que pequenos, acumulam custos significativos ao longo do tempo. O ponto eletrônico automatiza esse processo, garantindo precisão nos registros de entrada, saída e intervalos, evitando pagamentos indevidos.

Imagine uma equipe de 50 colaboradores. Um erro de apenas 15 minutos por funcionário, registrado semanalmente, pode representar dezenas de horas extras desnecessárias ao final do mês. Com o ponto eletrônico, esses erros são praticamente eliminados.

2. Redução de Custos com Litígios Trabalhistas

O sistema de ponto eletrônico gera registros detalhados e invioláveis da jornada de trabalho. Em caso de disputas trabalhistas, essas informações servem como prova legal, protegendo a empresa contra multas e indenizações decorrentes de falhas no controle de horas.

3. Otimização do Uso de Recursos Humanos

O ponto eletrônico fornece relatórios detalhados sobre a jornada de trabalho, permitindo identificar padrões como atrasos recorrentes, horas extras excessivas ou baixa produtividade em determinados períodos. Esses dados ajudam os gestores a ajustar turnos, redistribuir equipes e eliminar gargalos operacionais.

4. Economia de Tempo para o Departamento de RH

A automatização do controle de ponto libera os profissionais de RH de tarefas manuais e repetitivas, como a conferência de folhas de ponto e o cálculo de horas trabalhadas. Esse tempo pode ser redirecionado para atividades estratégicas, como treinamento e desenvolvimento de talentos.

5. Diminuição do Absenteísmo e da Rotatividade

Com o ponto eletrônico, é possível monitorar a frequência e pontualidade dos colaboradores em tempo real, identificando rapidamente casos de absenteísmo. Ações corretivas podem ser tomadas antes que isso se torne um problema crônico, reduzindo custos com contratações e treinamento de novos funcionários.

6. Melhoria na Gestão de Horas Extras

O controle de horas extras é fundamental para manter os custos sob controle. Um sistema de ponto eletrônico permite configurar alertas para gestores, indicando quando um colaborador está prestes a ultrapassar a carga horária contratada, evitando gastos desnecessários.

QUAIS SÃO OS BENEFÍCIOS DO PONTO ELETRÔNICO?

Apesar da legislação permitir sistemas manuais e mecânicos, o modelo eletrônico tem se tornado mais comum entre as empresas. Por isso, a portaria surgiu, visando atender as necessidades e desejos dos trabalhadores por sistemas mais modernos e práticos, sem perder a segurança jurídica nos controles de jornada.

O sistema de ponto eletrônico tem como objetivo atender às necessidades das empresas no controle da jornada de trabalho dos funcionários. Um bom sistema pode trazer diversos benefícios à empresa, como:

• Registrar com precisão o horário de entrada e saída dos funcionários;
• Facilitar o acompanhamento das horas extras trabalhadas pelos funcionários;
• Reduzir a possibilidade de erros e fraudes no registro de ponto, já que métodos eletrônicos são mais difíceis de serem manipulados do que métodos manuais;
• Permitir ou facilitar a elaboração de relatórios sobre frequência, atrasos, horas extras e outros dados relacionados à jornada de trabalho.

QUAL MELHOR TIPO DE CONTROLE DE PONTO ELETRÔNICO?

A escolha do sistema de registro eletrônico de ponto deve ser baseada nas necessidades da empresa, número de funcionários e nas exigências feitas pela legislação.

Por exemplo, uma empresa com muitos funcionários precisaria de uma quantidade adequada de registrador de ponto eletrônico convencional para evitar formação de filas na hora das marcações.

Ao optar por um sistema de registro eletrônico de ponto via programa, a empresa pode aderir a um aplicativo de ponto eletrônico, que permite aos funcionários fazer a marcação em dispositivo móvel, além de monitorarem seus próprios horários com facilidade.

Uma opção é o aplicativo PontoGO, que está em conformidade com a Portaria 671 e possui diversas funções essenciais, como:

• Registro de ponto por aplicativo móvel;
• Gestão de folga;
• Cálculo de horas extras;
• Relatórios completos;
• Interface intuitiva;
• Emissão de Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade
• Segurança de dados conforme a LGPD.

CONCLUSÃO

O ponto eletrônico vai muito além de um simples registro de horários; ele é uma solução estratégica para empresas que desejam reduzir custos operacionais, otimizar processos e melhorar a gestão de pessoas. Com a automação e a precisão dos dados, é possível evitar erros manuais, controlar melhor as horas extras, identificar padrões de absenteísmo e atender às exigências legais de forma segura e eficiente.

Além disso, os benefícios se estendem para toda a organização, desde a diminuição de retrabalho no RH até uma gestão mais eficaz dos recursos humanos. Investir em um sistema de ponto eletrônico não é apenas uma questão de modernizar processos, mas de garantir economia, produtividade e competitividade em um mercado cada vez mais desafiador.

A adoção dessa tecnologia é um passo importante para empresas que buscam transformar desafios operacionais em oportunidades de crescimento sustentável.