A pontualidade dos colaboradores é um desafio comum para as empresas, e atrasos frequentes podem impactar a produtividade e a cultura organizacional. Um ambiente de trabalho eficiente depende de uma boa gestão do tempo, e garantir que os funcionários cumpram seus horários é essencial para o funcionamento adequado das atividades da empresa. No entanto, lidar com atrasos recorrentes pode ser um desafio para os profissionais de Recursos Humanos, que precisam adotar estratégias eficazes para minimizar esse problema.

O uso do ponto eletrônico surge como uma solução tecnológica fundamental para monitorar e reduzir atrasos, garantindo maior controle, transparência e disciplina na jornada de trabalho. Além de facilitar o registro de horários, o sistema permite uma análise detalhada dos padrões de frequência dos colaboradores, possibilitando a identificação e a correção de problemas antes que impactem negativamente a produtividade. Neste artigo, exploramos os benefícios do ponto eletrônico, seu impacto na gestão de atrasos e estratégias eficazes para lidar com os atrasos.

O que é o Ponto Eletrônico?

O ponto eletrônico, também conhecido como sistema de controle de ponto eletrônico, é uma ferramenta utilizada por empresas para registrar e monitorar a entrada, saída e as horas trabalhadas pelos funcionários. Em sua origem, o registro era feito manualmente, por meio de cartões de ponto ou folhas de registro, mas com os avanços tecnológicos, os sistemas eletrônicos passaram a ter maior adesão.

Um sistema de ponto eletrônico é composto por diversas funcionalidades, podendo incluir dispositivos como relógios de ponto, leitores de impressão digital, cartões de proximidade ou aplicativos móveis que permitem aos funcionários registrar sua presença no trabalho. Os registros são então armazenados em um banco de dados centralizado, facilitando a gestão e o cálculo das horas trabalhadas, além de auxiliar no cumprimento das regulamentações trabalhistas.

• O sistema registra automaticamente os horários de entrada e saída dos colaboradores;
• As falhas humanas na marcação do ponto são reduzidas por meio das ferramentas eletrônicas;
• As informações são armazenadas em um sistema único e acessível;
• A gestão de RH é facilitada por meio da geração de relatórios detalhados;
• O formato garante o cumprimento da legislação trabalhista vigente;
• O sistema oferece dados precisos para o cálculo da folha de pagamento.

Benefícios do ponto eletrônico na gestão de atrasos

Um dos principais desafios do RH é lidar com os atrasos dos funcionários. Atrasos frequentes podem comprometer o andamento das atividades diárias, gerar insatisfação entre os colaboradores e afetar a qualidade dos serviços oferecidos. Quando um colaborador chega atrasado, toda a equipe pode ser impactada, especialmente em setores que dependem de um fluxo contínuo de trabalho.

Para minimizar esses impactos, é essencial adotar uma política clara de controle de ponto e implementar estratégias que incentivem a pontualidade. O ponto eletrônico desempenha um papel essencial ao fornecer dados confiáveis para a análise dos gestores.

Confira a seguir como o ponto eletrônico pode ajudar na gestão de atrasos:

1. Registro preciso e automatizado

O ponto eletrônico elimina a subjetividade do controle manual, registrando automaticamente os horários de entrada e saída. Isso reduz erros e possibilita um monitoramento mais eficiente dos atrasos recorrentes. Além de facilitar a gestão para os profissionais de RH, os colaboradores podem ser motivados a chegar no horário ao saber que os dados de entrada e saída estão sendo registrados com exatidão.

2. Facilidade de acesso aos dados

Com sistemas modernos, é possível acompanhar as marcações em tempo real, permitindo que gestores e RH identifiquem padrões de atraso e atuem de forma preventiva. Gestores podem acompanhar atrasos e tomar medidas corretivas rapidamente.

3. Incentivo à pontualidade

A transparência do ponto eletrônico faz com que os colaboradores se sintam mais motivados a cumprir seus horários, evitando atrasos frequentes e melhorando a disciplina organizacional. Informações sobre pontualidade também podem ser usadas para avaliações e incentivos.

4. Integração com a Folha de Pagamento

O ponto eletrônico pode ser integrado aos sistemas de folha de pagamento, garantindo que descontos ou ajustes sejam feitos de maneira justa e automática, conforme a política da empresa.

Dicas para reduzir atrasos

Incentivar os funcionários a chegar no horário pode parecer um desafio, mas seguindo estratégias eficazes, é possível obter a cooperação e bons resultados. Confira a seguir algumas dicas.

1. Implementação de Controle e Monitoramento

O uso de ponto eletrônico permite um monitoramento preciso dos horários de entrada e saída dos colaboradores. Além disso, relatórios de frequência ajudam a identificar padrões de atraso e possíveis causas. Sistemas que enviam alertas e notificações automáticas também podem lembrar os funcionários sobre seus horários, ajudando a manter a pontualidade.

2. Comunique as regras com clareza

Certifique-se de que todos os colaboradores compreendem a importância da pontualidade e as consequências dos atrasos. Políticas bem definidas e comunicadas evitam conflitos e reforçam a cultura organizacional. Reuniões de feedback podem ser realizadas para tratar casos de atrasos frequentes e estimular uma cultura de responsabilidade e comprometimento com os horários estabelecidos.

3. Estabeleça medidas de incentivo

Programas de reconhecimento podem ser implementados para premiar funcionários pontuais, reforçando bons hábitos. A pontualidade também pode ser considerada nas avaliações de desempenho. Já para aqueles que constantemente se atrasam, medidas disciplinares, como advertências, podem ser adotadas para evitar recorrências.

4. Analise os dados regularmente

Use relatórios do ponto eletrônico para identificar causas frequentes de atraso e desenvolver soluções personalizadas. Algumas situações podem estar relacionadas a dificuldades de transporte, problemas pessoais ou sobrecarga de trabalho.

5. Exemplo da liderança

Gestores pontuais servem como exemplo para suas equipes, incentivando boas práticas de horário. Criar um ambiente motivador, onde os colaboradores sintam vontade de chegar no horário, também contribui para a redução dos atrasos.

Regras do Ponto Eletrônico

Agora que você já sabe como o ponto eletrônico é essencial na redução de atrasos, é importante entender as regras sobre a implementação desse recurso.

As orientações referentes aos tipos de sistemas de ponto eletrônico permitidos estão disponíveis na Portaria 671, uma regulamentação expedida pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) em 2021.

A Portaria estabelece diretrizes para garantir que o sistema de registro de ponto eletrônico funcione de maneira transparente e confiável, sem qualquer tipo de manipulação que possa prejudicar o registro real da jornada de trabalho dos funcionários.

Segundo a regulamentação:

• O sistema de ponto eletrônico não pode impedir que o trabalhador registre sua entrada ou saída em determinado horário;
• O sistema não pode registrar horários automaticamente com base em padrões fixos ou no horário contratual do funcionário. Cada marcação deve ser feita pelo trabalhador para evitar distorções;
• O sistema não pode exigir aprovação antecipada para que um funcionário registre horas extras;
• O sistema não pode permitir que os registros sejam alterados após a marcação do ponto. 

Tipos de ponto eletrônico

A Portaria 671 estabelece três tipos de sistemas de registro de ponto eletrônico permitidos por lei:

• SREP Convencional (REP-C): Consiste em um equipamento fixo e certificado, conhecido como relógio de ponto, utilizado exclusivamente para registrar a jornada de trabalho. Ele deve estar sempre no local da prestação do serviço e disponível para auditorias. Os fabricantes devem registrar seus modelos junto ao Ministério do Trabalho e as empresas precisam de um “Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade” emitido pelo fabricante.
• SREP Alternativo (REP-A): Inclui equipamentos e programas autorizados por convenção ou acordo coletivo de trabalho. Deve permitir a identificação do empregador e empregado e possibilitar a extração eletrônica ou impressão dos registros de ponto, podendo ser utilizado apenas enquanto o acordo estiver vigente.
• SREP via Programa (REP-P): Baseado em um software executado em servidor dedicado ou na nuvem, com certificado de registro. Esse sistema deve ser usado exclusivamente para registrar a jornada, emitir documentos relacionados ao trabalho e permitir auditoria fiscal. Para operar, precisa de certificação no Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI).

Quem deve aderir ao controle de ponto?

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece que o horário de trabalho dos colaboradores deve ser anotado em registro de empregados.

No entanto, o registro de horários só é obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários, podendo ser feito em registro manual, mecânico ou eletrônico.

Qual o melhor sistema de ponto eletrônico?

A escolha do sistema de registro eletrônico de ponto deve ser baseada nas necessidades da empresa, número de funcionários e nas exigências feitas pela legislação.

Uma opção é o aplicativo PontoGO, que está em conformidade com a Portaria 671 e possui diversas funções essenciais, como:

• Registro de ponto por aplicativo móvel;
• Gestão de folga;
• Cálculo de horas extras;
• Relatórios completos;
• Interface intuitiva;
• Emissão de Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade
• Segurança de dados conforme a LGPD.

Conclusão

O ponto eletrônico não é apenas uma ferramenta de fiscalização, mas um aliado estratégico na gestão eficiente do tempo de trabalho. Com uma implementação bem estruturada e o apoio de boas práticas de RH, é possível reduzir significativamente os atrasos e promover uma cultura organizacional mais produtiva e disciplinada.

Profissionais de RH devem utilizar essa tecnologia não apenas para monitorar, mas também para criar um ambiente de trabalho mais justo e eficiente, garantindo que tanto empresas quanto colaboradores sejam beneficiados.