Como manter controle de ponto no home office? Veja ferramentas essenciais

Com o crescimento do trabalho remoto, o controle de ponto no home office se tornou um tema crucial para empresas que buscam garantir a produtividade e a eficiência de suas equipes. 

À medida que mais profissionais adotam o home office como uma prática comum, surgem desafios únicos relacionados ao monitoramento de horas trabalhadas e à gestão de tempo. Manter um controle eficaz não apenas ajuda a assegurar que as horas trabalhadas sejam devidamente registradas, mas também contribui para uma gestão mais justa e transparente. 

Para isso, é necessária a utilização de ferramentas específicas que permitam um acompanhamento mais preciso das horas trabalhadas, mas também oferecem recursos adicionais para otimizar a produtividade e a colaboração à distância. As opções incluem desde softwares de controle de ponto e aplicativos de rastreamento de tempo até sistemas de gerenciamento de projetos, que podem ser adaptadas às necessidades e à cultura da empresa.

Neste artigo, você confere quais são as melhores opções para manter o controle de ponto no home office. Com a ferramenta adequada, as empresas estarão preparadas para implementar um sistema eficiente que equilibre a flexibilidade do home office com a necessidade de um monitoramento eficaz e justo.

CONTROLE DE PONTO NO HOME OFFICE

O controle de ponto no home office é essencial na gestão da jornada de trabalho dos colaboradores de uma empresa. Trata-se de um sistema responsável por registrar e monitorar a jornada de trabalho dos funcionários de uma empresa. 

Mesmo que os trabalhadores desempenhem atividades à distância, as organizações devem acompanhar a marcação de ponto. O monitoramento é essencial para garantir o cumprimento das horas trabalhadas pelos empregados, bem como para o controle da folha de pagamento e o cumprimento das leis trabalhistas.

Além disso, o controle do ponto também tem implicações legais. Confira a seguir quais são as orientações descritas na legislação.

O QUE DIZ A LEI SOBRE CONTROLE DE PONTO NO HOME OFFICE

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece que o horário de trabalho dos colaboradores deve ser anotado em registro de empregados.

No entanto, o registro de horários só é obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários, podendo ser feito em registro manual, mecânico ou eletrônico.

Confira a orientação:

Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados.   

§ 2º  Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.           

§ 3º  Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constará do registro manual, mecânico ou eletrônico em seu poder, sem prejuízo do que dispõe o caput deste artigo.      

§ 4º  Fica permitida a utilização de registro de ponto por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.       

No entanto, as empresas que adotam o regime home office deve estar atentas a Lei 14442, que aborda o teletrabalho e o trabalho remoto. Conforme a lei, é considerado teletrabalho ou trabalho remoto a “prestação de serviços fora das dependências do empregador, de maneira preponderante ou não, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação, que, por sua natureza, não configure trabalho externo”.

A legislação ainda define que “aos empregados em regime de teletrabalho aplicam-se as disposições previstas na legislação local e nas convenções e nos acordos coletivos de trabalho relativas à base territorial do estabelecimento de lotação do empregado”.

Portanto, trabalhadores que tenham uma jornada a cumprir e que foram contratados pelo regime da CLT estão sujeitos a bater o ponto e a empresa é obrigada a realizar o controle da jornada através de registro de ponto, caso tenha mais de 20 colaboradores.

COMO MANTER CONTROLE DE PONTO NO HOME OFFICE

Existem diferentes formas de controle de ponto, que variam desde métodos manuais, como o uso de fichas de ponto, até sistemas eletrônicos mais avançados, como aplicativos de celular.

Atualmente, os sistemas eletrônicos são mais populares no mercado. A Portaria 671 é a regulamentação responsável por trazer orientações referentes aos tipos de sistemas de ponto eletrônico permitidos.

A regulamentação descreve o sistema de registro eletrônico de ponto como:

Conjunto de equipamentos e programas informatizados destinados à anotação da hora de entrada e de saída dos trabalhadores em registro eletrônico, de que trata o § 2º do art. 74 do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT.

A Portaria também estabelece que:

Art. 74. O sistema de registro de ponto eletrônico deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como:

I – restrições de horário à marcação do ponto;

II – marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual, não se confundindo com o registro por exceção previsto no art. 74, § 4º, do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT;

III – exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e

IV – existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.

Há três tipos de sistemas de registro de ponto eletrônico permitidos por lei, segundo a Portaria 671. São eles:

• Convencional;
• Alternativo;
• Via programa;

O SREP via programa é o mais adequado para empresas que adotam o regime de home office. O sistema é composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa (REP-P), que é um software executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro. 

O programa é utilizado exclusivamente para o registro de jornada e deve ter capacidade para emitir documentos decorrentes da relação de trabalho, além de realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída dos trabalhadores no ambiente de trabalho.

O REP-P deve possuir o certificado de registro de programa de computador no Instituto Nacional da Propriedade Industrial.

QUAIS SÃO OS BENEFÍCIOS DO PONTO ELETRÔNICO?

Apesar da legislação permitir sistemas manuais e mecânicos, o modelo eletrônico tem se tornado mais comum entre as empresas. Por isso, a portaria surgiu, visando atender as necessidades e desejos dos trabalhadores por sistemas mais modernos e práticos, sem perder a segurança jurídica nos controles de jornada.

O sistema de ponto eletrônico visa atender às necessidades das empresas no controle da jornada de trabalho dos funcionários. Um bom sistema pode trazer diversos benefícios à empresa, como:

• Registrar com precisão o horário de entrada e saída dos funcionários;
• Facilitar o acompanhamento das horas extras trabalhadas pelos funcionários;
• Reduzir a possibilidade de erros e fraudes no registro de ponto, já que métodos eletrônicos são mais difíceis de serem manipulados do que métodos manuais;
• Permitir ou facilitar a elaboração de relatórios sobre frequência, atrasos, horas extras e outros dados relacionados à jornada de trabalho;

QUAL MELHOR TIPO DE CONTROLE DE PONTO ELETRÔNICO?

A escolha do sistema de registro eletrônico de ponto deve ser baseada nas necessidades da empresa, número de funcionários e nas exigências feitas pela legislação.

Por exemplo, uma empresa com muitos funcionários precisaria de uma quantidade adequada de registrador de ponto eletrônico convencional para evitar formação de filas na hora das marcações.

Ao optar por um sistema de registro eletrônico de ponto via programa, a empresa pode aderir a um aplicativo de ponto eletrônico, que permite aos funcionários fazer a marcação em dispositivo móvel, além de monitorarem seus próprios horários com facilidade.

Uma opção é o aplicativo PontoGO, que está em conformidade com a Portaria 671 e possui diversas funções essenciais, como:

• Registro de ponto por aplicativo móvel;
• Gestão de folga;
• Cálculo de horas extras;
• Relatórios completos;
• Interface intuitiva;
• Emissão de Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade
• Segurança de dados conforme a LGPD.

CONCLUSÃO

Manter um controle de ponto eficaz no home office é uma tarefa complexa, mas essencial para garantir a produtividade e a equidade no ambiente de trabalho remoto. À medida que o modelo de home office se torna cada vez mais comum, adotar ferramentas e práticas adequadas para o monitoramento de horas trabalhadas é fundamental para a gestão eficiente das equipes e o cumprimento das metas organizacionais.

As ferramentas essenciais discutidas—desde softwares de controle de ponto e aplicativos de rastreamento de tempo até sistemas de gerenciamento de projetos—oferecem soluções que facilitam o registro preciso das atividades dos colaboradores. Essas soluções não só ajudam a manter a integridade do processo de controle de ponto, mas também contribuem para uma comunicação mais eficiente e uma gestão mais transparente.

No entanto, é importante lembrar que a implementação dessas ferramentas deve ser acompanhada de uma abordagem flexível e de comunicação aberta. Definir políticas claras, respeitar a privacidade dos funcionários e buscar constantemente feedback são passos cruciais para garantir que o sistema de controle de ponto seja justo e eficaz.

Com as ferramentas certas e uma abordagem equilibrada, é possível transformar o desafio do controle de ponto no home office em uma oportunidade para fortalecer a confiança e a colaboração dentro da equipe. Ao adotar essas práticas, você estará melhor equipado para gerenciar sua equipe remota de forma produtiva e justa, promovendo um ambiente de trabalho onde a flexibilidade e a responsabilidade coexistem harmoniosamente.