Como implementar sistemas de marcação de ponto em empresas multinacionais

A implementação de sistemas de marcação de ponto em empresas multinacionais é uma tarefa que envolve desafios, desde a adaptação às diferentes legislações e fusos horários até a integração com sistemas locais e a superação de barreiras culturais e tecnológicas.

Compreender esses desafios e suas soluções permite às empresas multinacionais não apenas manter a conformidade e a eficiência, mas também aprimorar a gestão de suas operações globais. 

Neste artigo, confira os principais obstáculos que surgem ao implementar sistemas de marcação de ponto em um contexto multinacional e estratégias práticas para superar essas dificuldades.

MARCAÇÃO DE PONTO

A marcação de ponto é o registro dos horários da jornada de trabalho feito pelos funcionários de uma empresa. Há uma série de ferramentas que podem ser utilizadas para fazer a marcação dos horários, como relógio de ponto, folhas de registro ou aplicativos.

A empresa utiliza os dados para calcular as horas extras, garantir o cumprimento das normas trabalhistas e assegurar que os direitos e deveres de ambas as partes sejam cumpridos.

DESAFIOS EM EMPRESAS MULTINACIONAIS

A implementação de sistemas de marcação de ponto em empresas multinacionais pode enfrentar diversos desafios. A diversidade de legislações trabalhistas em diferentes países pode complicar a adaptação do sistema para atender às exigências legais específicas de cada região, como controle de jornada e cálculo de horas extras. Além disso, as diferenças culturais influenciam como o trabalho é percebido e gerido, o que pode afetar a aceitação e eficácia dos sistemas.

Gerenciar registros de ponto em diferentes fusos horários é outro desafio, exigindo uma sincronização eficaz para consolidar informações de várias regiões. A integração com sistemas locais, como folha de pagamento e benefícios, também pode ser complicada, especialmente quando esses sistemas variam entre os países. A coleta e análise de grandes volumes de dados provenientes de diferentes regiões exigem sistemas robustos para garantir eficiência.

A infraestrutura tecnológica pode variar significativamente entre os países, afetando a implementação de sistemas digitais em áreas com menos recursos. Além disso, treinar funcionários e gestores em diversas regiões pode ser desafiador, particularmente se houver barreiras linguísticas ou diferenças no nível de familiaridade com a tecnologia.

Garantir a segurança e a privacidade dos dados de ponto é crucial e pode ser complexo. A necessidade de adaptar o sistema a variações regionais em jornadas de trabalho e políticas de horas extras também representa um desafio.

Por fim, manter a consistência na aplicação das políticas de marcação de ponto em todas as filiais requer uma gestão rigorosa e supervisão contínua. Superar esses desafios envolve um planejamento cuidadoso e a consideração das necessidades e especificidades de cada região onde a empresa opera.

COMO DRIBLAR OS DESAFIOS

Para superar os desafios na implementação de sistemas de marcação de ponto em empresas multinacionais, é essencial adotar estratégias específicas e bem planejadas. Aqui estão dicas:

• Compreensão da legislação: A empresa deve realizar uma análise detalhada das leis e regulamentos trabalhistas em cada país onde a empresa opera. Trabalhe com consultores locais ou especialistas em conformidade para garantir que o sistema de marcação de ponto atenda às exigências legais de cada região.

• Personalização do Sistema: Escolha um sistema de marcação de ponto que permita personalizações e configurações regionais. Isso ajudará a adaptar o sistema às diferenças culturais e operacionais, garantindo que ele se alinhe com as expectativas locais.

• Utilização de Tecnologia: Considere a integração de tecnologias avançadas para otimizar a gestão de ponto e prever padrões de trabalho. Isso pode ajudar a adaptar o sistema às necessidades dinâmicas da empresa.

• Treinamento e Comunicação: Desenvolva programas de treinamento adaptados às necessidades de diferentes regiões e ofereça suporte contínuo. Use múltiplos idiomas e métodos de ensino para garantir que todos os funcionários e gestores entendam como usar o sistema.

• Segurança e Conformidade de Dados: Implemente medidas rigorosas de segurança de dados e garanta que o sistema esteja em conformidade com as regulamentações locais e internacionais. Realize auditorias regulares para verificar a conformidade e proteger as informações pessoais dos funcionários.

SISTEMAS DE MARCAÇÃO DE PONTO NO BRASIL

No Brasil, a legislação trabalhista determina que tipos de sistemas podem ser utilizados para a marcação de ponto. A empresa pode escolher qual recurso utilizar, desde que esteja dentro das normas estabelecidas pela lei.

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece três métodos de controle de ponto, sendo eles:

• Registro Manual: método em que o registro de entrada e saída dos funcionários é feito através de métodos físicos, como cartões de ponto, folhas de presença ou livros de registro;
• Registro Mecânico: envolve o uso de dispositivos físicos, como relógios de ponto mecânicos ou outros mecanismos analógicos;
• Registro Eletrônico: método mais moderno de controle de presença e horas trabalhadas, que utiliza dispositivos eletrônicos, como softwares para dispositivos móveis.

Conforme o documento, o registro de horários só é obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários. No caso do registro eletrônico, há também a Portaria 671, que aborda diretamente os sistemas de ponto eletrônico permitidos. Portanto, se uma empresa tem interesse em adotar um sistema eletrônico, ela deverá ficar atenta às normas da Portaria.

A regulamentação descreve o sistema de registro eletrônico de ponto como:

Conjunto de equipamentos e programas informatizados destinados à anotação da hora de entrada e de saída dos trabalhadores em registro eletrônico, de que trata o § 2º do art. 74 do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT.

A Portaria também estabelece que:

Art. 74. O sistema de registro de ponto eletrônico deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como:

I – restrições de horário à marcação do ponto;

II – marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual, não se confundindo com o registro por exceção previsto no art. 74, § 4º, do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT;

III – exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e

IV – existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.

Há três tipos de sistemas de registro de ponto eletrônico permitidos por lei, segundo a Portaria 671. São eles:

• Convencional;
• Alternativo;
• Via programa;

O sistema de registro eletrônico de ponto (SREP) convencional é composto por um equipamento de automação monolítico, identificado pelo seu número de fabricação. O modelo deve ter certificado de conformidade e é utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho.

O equipamento precisa ser capaz de emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, concernentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.

O SREP alternativo diz respeito a equipamentos e programas de computador cujo uso é destinado ao registro da jornada de trabalho. Ele deve ser autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho.

A regulamentação exige que o sistema de registro de ponto alternativo que utiliza a REP-A (registrador eletrônico de ponto alternativo) permita a identificação do empregador e empregado, além de disponibilizar no local de fiscalização ou de forma remota a extração eletrônica ou impressão do registro fiel das marcações do trabalhador.

O SREP via programa é composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa (REP-P), que é um software executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro. 

O programa é utilizado exclusivamente para o registro de jornada e deve ter capacidade para emitir documentos decorrentes da relação de trabalho, além de realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída dos trabalhadores no ambiente de trabalho.

QUAL SISTEMA DE MARCAÇÃO DE PONTO ESCOLHER?

Na hora de escolher o sistema de ponto, a empresa deve considerar suas necessidades,  número de funcionários e as exigências feitas pela legislação.

Há uma variedade de sistemas permitidos por lei, sendo o modelo eletrônico um dos mais populares entre as empresas.

O sistema de ponto eletrônico tem como objetivo atender às necessidades das empresas no controle da jornada de trabalho dos funcionários. Um bom sistema pode trazer diversos benefícios à empresa, como:

• Registrar com precisão o horário de entrada e saída dos funcionários;
• Facilitar o acompanhamento das horas extras trabalhadas pelos funcionários;
• Reduzir a possibilidade de erros e fraudes no registro de ponto, já que métodos eletrônicos são mais difíceis de serem manipulados do que métodos manuais;
• Permitir ou facilitar a elaboração de relatórios sobre frequência, atrasos, horas extras e outros dados relacionados à jornada de trabalho;

Uma opção é o aplicativo PontoGO, que está em conformidade com a Portaria 671 e possui diversas funções essenciais, como:

• Registro de ponto por aplicativo móvel;
• Gestão de folga;
• Cálculo de horas extras;
• Relatórios completos;
• Interface intuitiva;
• Emissão de Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade
• Segurança de dados conforme a LGPD.

CONCLUSÃO

A implementação de sistemas de marcação de ponto em empresas multinacionais é uma empreitada que exige estratégias bem planejadas e uma compreensão profunda das necessidades e especificidades de cada região onde a empresa opera. 

Enfrentar e superar os desafios na implementação de sistemas de marcação de ponto é um processo complexo, mas com planejamento estratégico e uma abordagem adaptativa, as empresas podem transformar essas dificuldades em oportunidades para melhorar a gestão de suas operações globais. 

Ao entender e enfrentar esses desafios de forma proativa, as empresas podem não apenas superar as barreiras da implementação, mas também otimizar seus processos de controle de ponto.