A folha de ponto em uma empresa tem a funcionalidade de proteger tanto a empresa quanto o funcionário, no caso dos processos trabalhistas. Quando uma empresa não controla corretamente e com atenção a folha de ponto, o funcionário pode ter uma brecha para entrar na justiça com um processo trabalhista contra ela, e essa é uma demanda judicial é muito comum, pois a cobrança de horas extras está no topo dos processos trabalhistas.
Em toda empresa é importante existir esse controle da jornada de trabalho, e esse procedimento é feito pelo departamento de RH. Na folha de ponto dos funcionário precisa estar todos os horários correspondentes a entrada, saída para a pausa, o retorno da pausa e saída final que corresponde ao fim do expediente.
Como é um folha de ponto?
Na folha de ponto dos funcionários estão todos os registros dos horários de cada funcionário da empresa. Os registros marcados na folha de ponto vão servir como base no momento de calcular e realizar o fechamento da folha de pagamento mensal.
Todos os registros presentes nesse controle não devem ser apenas de entrada e saída, também devem existir a entrada e saída das pausas para descanso e refeição. Com todas essas informações o setor responsável por administrar a folha de ponto será capaz de fazer um correto fechamento da folha de pagamento no final do mês.
O correto controle da folha de ponto dos funcionários é obrigatório para algumas empresas, conforme está escrito na Consolidação das Leis do Trabalho – CLT:
Artigo 47 da CLT
Conforme o artigo 47 do Decreto Lei nº 5.452/43 da CLT, qualquer empresa com mais de 20 colaboradores deve ter o registro de entrada e saída de seus colaboradores.
“§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).”
Se por um motivo a empresa não possuir um controle sobre a folha de ponto, o colaborador poderá entrar na justiça com um processo trabalhista contra ela.
Sobre pequenos atrasos dos funcionários, como é?
A Súmula nº 366 do Tribunal Superior do Trabalho – TST prevê uma tolerância de 5 minutos para o colaborador que se atrasou para registrar seu ponto.
Súmula nº 366 do TST
CARTÃO DE PONTO. REGISTRO. HORAS EXTRAS. MINUTOS QUE ANTECEDEM E SUCEDEM A JORNADA DE TRABALHO (nova redação) – Res. 197/2015 – DEJT divulgado em 14, 15 e 18.05.2015
Não serão descontadas nem computadas como jornada extraordinária as variações de horário do registro de ponto não excedentes de cinco minutos, observado o limite máximo de dez minutos diários. Se ultrapassado esse limite, será considerada como extra a totalidade do tempo que exceder a jornada normal, pois configurado tempo à disposição do empregador, não importando as atividades desenvolvidas pelo empregado ao longo do tempo residual (troca de uniforme, lanche, higiene pessoal, etc).
Conforme vimos, a Sumula 366 afirma que só deve ocorrer um déficit na remuneração por atraso ou necessidade de horas extras se for ultrapassado 10 minutos para menos ou para mais diários.
O que é necessário estar na folha de ponto?
Preparar uma folha de ponto não é uma tarefa simples, essa é uma atividade que precisa ser realizada com cuidado para que não aconteçam erros que afetem a empresa e seu funcionário.
O cálculo da folha de ponto dos funcionários devem conter todas as informações de início de jornada, saída para pausa, retorno da pausa e fim de jornada. Também e preciso adicionar, se houver, as horas faltantes, horas extras e o adicional noturno.
Atenção nesse detalhe, alguns erros são sempre comuns quando o assunto é a folha de ponto os funcionários. Com relação ao armazenamento, segurança, rasuras e os erros de cálculo.
Como deve ser a folha de ponto dos funcionários?
Toda folha de ponto de funcionários precisa ser organizada e estar sempre atualizada para que no final do mês o departamento responsável tenha maior facilidade no fechamento e com isso não gaste muito tempo para as conferências das informações, pois além de fechar corretamente será necessário ainda entregar para o colaborador verificar e assinar.
Existem alguns métodos para manter com total controle a folha de ponto dos funcionários. Para que possamos entender juntos a respeito da folha de ponto, vamos ver a seguir os modelos usados pelas empresas de diferentes portes e quantidades de colaboradores.
– Folha de ponto manual;
– Cartão de ponto;
– Folha de ponto na planilha;
– Folha de ponto digital.
Vamos falar de cada um desses modelos a seguir, começando pala folha de ponto manual. Esse método é feito de forma manual, quando o funcionário faz a marcação de seus horários de forma manuscrita utilizado um livro de pontos.
Esse método é bastante comum nas empresas mais tradicionais e de pequeno porte. A folha de ponto manual é conhecida por ser a solução mais acessível, mas como desvantagem é que a chance de apresentar erros ou fraudes é maior.
A Folha de ponto mecânica é a opção mais segura e prática. Nessa versão é usado um relógio de ponto cartográfico, e quando o colaborador vai registrar o seu ponto, ele insere um cartão no relógio de ponto que normalmente fica na entrada da empresa, em local de fácil acesso e localização. Nesse modelo existem poucas chances de apresentar erros ou rasuras, pois quem faz as marcações é o relógio. É muito importante saber que é preciso certificar-se corretamente se é o funcionário que está registrando seu ponto, pois acontece muito de outro colaborador pegar o cartão de ponto e fazer o registro, mesmo quando o dono daquele cartão não está presente.
A folha de ponto na planilha tem como principal função facilitar todo o processo complexo de manter o controle do registro de ponto dos funcionários. Todas as planilhas de folha de ponto realizam os cálculos de forma automática por possuir fórmulas prontas que tem a função de calcular as horas trabalhadas dos funcionários durante o mês.
Temos também a olha de ponto digital que posso dar melhor atenção a esse tópico pois de todas as opções já citadas, a folha de ponto digital é a mais moderna e consequentemente a mais segura. O ponto digital para o melhor controle de ponto dos funcionários é um sistema que já existe para o controle de jornada dos colaboradores que possibilita que o registro seja feito a partir de uma plataforma de controle de ponto totalmente digitalizada.
Todo funcionário passa a fazer a marcação de ponto por um telefone celular do tipo smartphone, ou um computador ou até mesmo um tablet. Quando o colaborador da empresa faz a marcação de sua jornada através de sua digital, as informações ficam armazenadas digitalmente. Todos os dados e as informações ficam disponíveis em tempo real para os gestores, proporcionando que o gerenciamento de controle de jornadas de trabalho não seja alterado. É a forma mais segura disponível no mercado.
O armazenamento dos documentos trabalhistas é um assunto que pode gerar complicações jurídicas para as empresas. É muito importante a folha de ponto estar armazenada com cuidado. Esse documento pode ser usado para comprovar alegações em possíveis processos trabalhistas.
Algumas empresas arquivam os documentos em pastas, em salas na sede da empresa, normalmente quando ainda utilizam uma folha de ponto manual. É muito importante sempre guardar a folha de ponto em locais seguros onde não possam acontecer nenhum tipo de fraude, nem um possível dano a empresa como fogo ou água, que poderiam acabar com esses registros. É importante manter uma cópia de tudo em lugares distintos.
A rasura é algo bastante normal nas folhas de ponto manual. Normalmente se dá quando o funcionário faz a marcação errada na sua ficha e acaba rasurando para corrigir. Esse fato é considerado como uma violação e pode gerar problemas para a empresa.
Os erros de cálculo que existem em algumas folhas de ponto de funcionários podem afetar na remuneração mensal do trabalhador, o seu salário. Na hora fechar a folha e tirar os apontamentos é preciso ter muito cuidado com os cálculos de jornada, que normalmente em folhas de ponto manuais erros sempre aparecem.
Qual é a melhor solução?
A folha de ponto digital é a melhor opção nesse caso. Ela proporciona segurança jurídica para a empresa, melhora o tempo nos processos do departamento de RH, mantém o armazenamento dos dados seguros, além de proporcionar uma gestão mais limpa e eficaz na empresa.
O sistema Ponto eletrônico de gestão PontoGO tem por objetivo ajudar as empresas e os gestores a ter um melhor controle dos pontos dos colaboradores. Além de um ótimo sistema, traz economia e modernidade ao processo de gestão de funcionários.
A folha de ponto dos funcionários é um documento importantíssimo em qualquer empresa, seja ela de pequeno, médio ou de grande porte. Nesse artigo conversamos e entendemos sobre tudo que envolve a folha de ponto dos funcionários. Citamos todos os modelos, sejam esses de forma manual, mecânica ou a mais moderna digital.
Terminamos por aqui nosso artigo obre a folha de ponto que é um processo importantíssimo para as empresas. Espero que com esse texto você tenha tirado alguma dúvida sobre esse procedimento.
Convido a você conhecer o Blog PontoGO e ler outros textos que disponibilizamos diariamente por lá. Até a próxima oportunidade.
