As empresas que pensam em contratar um funcionário muitas vezes não tem um profissional de RH que saiba prever quais serão os custos dessa nova contratação, não sabe fazer o levantamento dos custos disso, e isso porque além do salário mensal outros encargos fazem parte desse processo.
Ter um controle desse processo é essencial para o bom funcionamento da empresa, pois é necessário se preparar para o pagamento dos encargos previstos na lei, caso contrário certamente a empresa irá ter problemas grandes no futuro, como processos trabalhistas e outros aborrecimentos.
Vamos escrever nesse artigo sobre como funciona e qual o custo em contratar um funcionário, alem de tudo o que envolve essa conta.
Começamos informando que para calcular o custo total de um colaborador para a empresa, se faz necessário considerar além do valor do salário dessa contratação, que é o custo pago diretamente ao funcionário, também os benefícios a serem recebidos por ele. Também é preciso considerar o custo indireto gasto pela empresa ao governo com os encargos sociais exigidos na lei.
Ter em mente o total do custo de um funcionário é fundamental para a empresa, imaginar no orçamento mensal que aquele funcionário irá representar um valor X, incluindo o salário, os encargos os benefícios, trará para a empresa um panorama de possíveis futuras contratações a serem realizadas e além disso o quanto que esse novo integrante da equipe trará de benefícios para a gestão como um todo, com isso a empresa consegue mensurar se o retorno investido em um funcionário será eficiente.
Nossa legislação trabalhista exige uma série de pagamentos além do salário mensal, que devem ser incluídos nesse custo de um funcionário, a seguir vou deixar claro alguns detelhes importantes sobre isso:
- Previsão dos gastos
Ter a previsibilidade de gastos é a primeira ação e ser tomada. Poder compreender o custo de um funcionário como um todo. Algumas empresas pecam em deixar de considerar uma série de custos embutidos em uma nova contratação, que têm um impacto adicional no orçamento geral.
- Saúde financeira
Se uma empresa não se programa para manter o controle dos gastos com funcionários, pode ir à falência, incluindo o valor do salário, honorários, encargos e taxas na ponta do lápis. Com isso programado se consegue evitar futuros processos trabalhistas.
- Prevenção dos passivos trabalhistas
Quando se consegue realizar o total de custo de um novo colaborador, a empresa consegue ter uma melhor gestão, conseguindo se organizar para futuros gastos que podem aparecer, incluindo as demissões que sempre são um custo adicional no orçamento. Ao se demitir um funcionário a empresa precisará pagar todos os encargos previstos na lei que são de direito do funcionário contratado.
Para conseguir descobrir o custo de um colaborador é preciso fazer alguns levantamentos que mostram que o custo de um funcionário é quase três vezes o seu salário, dependendo do tempo que ele permanecer contratado na empresa, das necessidades em treinamentos e tempo de adaptação ao alcance da produtividade esperada.
Embora esse valor possa ser bastante próximo da realidade, ele não mostra a realidade exata dos encargos que a empresa paga além do salário mensal do funcionário para que se chegue ao custo de cada um.
Para entender e chegar ao valor de custo de cada funcionário, as taxas e os valores a pagar são determinados de acordo com o regime tributário que ela segue. Dividimos as informações para que você consiga entender o cálculo agora.
- Empresa optante pelo Simples Nacional
Todas as empresas enquadradas nesse regime não pagam encargos referentes ao INSS patronal, ao salário educação, ao seguro acidente do trabalho (SAT) e a contribuição ao SENAI, SESI, SEBRAE ou Incra. As taxas pagas serão:
– Fração de férias: 11,11%
– Fração de 13º salário: 8,33%
– FGTS: 8%
– FGTS/Provisão de multa para rescisão: 4%
– Previdenciário (férias, FGTS e Descanso Semanal Remunerado): 7,93%
Somando essas taxas todas, podemos chegar a quase 40% do valor que a empresa paga aos funcionários que serão pagos em impostos.
- Lucro Real ou Presumido
Nessa modalidade a empresa paga as mesmas obrigações tributárias do item anterior, Simples Nacional, mas com o acréscimo de alíquotas de impostos de terceiros como o Incra, SENAI, SESI e SEBRAE, o INSS patronal e outras despesas inexistentes para as pequenas empresas. As taxas pagas serão:
– Contribuição patronal: 20% de INSS
– FGTS: 8%;
– Seguro de acidente de trabalho: 1% a 3%;
– Salário educação: 2,5%;
– Descanso semanal remunerado: 20%
– 13º salário: 8,33%;
– Sistema S (Sebrae, Sesi, Sesc, etc.): 3,3% ;
– Férias: 11,11%;
Quais são os custos além do salário mensal?
Para fazer esse levantamento se faz necessário levar em consideração os pagamentos diretos do emprego e os custos indiretos pagos ao governo. A seguir faremos o levantamento dos principais custos:
- Benefícios
De acordo com a lei o vale transporte é obrigatório, caso o trabalhador solicite esse benefício para a empresa. O valor a ser descontado do salário para o vale transporte é de 6% do valor sobre seu salário.
Já o vale refeição ou alimentação não são obrigatórios oferecer ao funcionário, a menos que o benefício esteja previsto no contrato de trabalho ou em acordo coletivo. Uma vez concedida, e quando nenhum percentual é descontado do funcionário, passa a ser o salário. Isso significa que, ele deve ser adicionado ao seu salário para ser incluído no pagamento de obrigações tributárias como INSS e FGTS e das verbas trabalhistas.
Caso a empresa deduza certa porcentagem do salário de um funcionário, o benefício é visto como uma indenização e não precisa ser incluído no salário. Esse benefício não pode ultrapassar 20% da remuneração contratual do colaborador.
- Encargos sociais
Ao contratar um novo funcionário, a empresa irá pagar 37% do salário líquido junto com os chamados encargos sociais, desse montante 29% corresponde à contribuição ao INSS. Também estão presentes nas despesas periódicas que não são em todos os meses. Podemos citar que as principais são férias e o 13º salário. Na prática, é como pagar 8,33% ao mês para chegar a 100% após 12 meses. As férias têm o mesmo valor, com o adicional de 1/3.
- Treinamentos
As despesas com os treinamentos e a capacitação do colaborador fazem parte do custo da empresa. Esse tipo de conduta gera motivação e bem estar, além de investimento para que se cheguem com o funcionário os resultados desejados. Outro destaque é também incluir planos de carreira e estratégias para reter talentos, pois um colaborador motivado, qualificado e treinado pode gerar uma boa impressão da sua empresa no mercado de trabalho, ajudando também a atrair talentos e fazendo com que ele não busque por oportunidades fora.
- Outros custos
Existe outros benefícios que são importantes mas opcionais para as empresas, como os planos de saúde, o seguro de vida, a assistência odontológica, o vale alimentação. Vale lembrar que caso alguns desses benefícios sejam acordados pelo sindicato, podem ser considerados obrigatórios, o que pode aumentar o custo de um funcionário.
É possível melhorar os custos com funcionários?
O que é possível ter controle é manter uma correta jornada de trabalho do funcionário, evitando horas extras e adicionais noturnos, além de manter uma política de prevenção de acidentes de trabalho também são formas que o RH melhora muito os custos com funcionários. Também saber ouvir e compreender o que os funcionários têm a dizer e dar feedback sobre os resultados, é muito importante no que diz respeito ao aumento de produtividade, trazendo bem estar e evitando desperdícios.
Investir em tecnologia com programas, aplicativos e softwares que melhorem a gestão de tempo, os gerentes podem melhorar a eficiência do dia a dia e tomar decisões mais assertivas, reduzindo erros e despesas desnecessárias.
Concluindo todo custo de um funcionário excede o salário base para o qual está contratado, normalmente o que existe de custo com a manutenção do mesmo trabalhador pode ser o dobro do que ele recebe, portanto contratar um funcionário gera despesas e sua manutenção gera despesas ainda maiores.
Se a empresa estiver em um modo de crescimento, certamente vale a pena manter esse investimento para que o retorno seja rápido, o mais importante é planejar, estudar caso a caso evitando assim futuros erros.
Como referência para o RH e uma ótima ferramenta que indico para as empresas é o sistema de controle de ponto online da PontoGO. Esse sistema ajuda e agiliza o trabalho do RH pois cuida da gestão da jornada de trabalho e controle da folha de ponto eletrônico de uma forma segura, econômica e online, ou seja, um departamento pessoal disponível para a sua empresa totalmente digital.
Alguns pontos de destaque desse sistema:
– Acesse de qualquer lugar: Acesse de onde estiver, pelo celular, tablet ou pela web para bater ou controlar os pontos.
– Banco de Horas: Controle facilmente de forma simples e objetiva o banco de horas de seus colaboradores.
– Acabe com as fraudes: Verifique localização e horário dos pontos e acompanhe em tempo real as jornadas de trabalho.
– Relatórios Completos: Controle facilmente ajustes, férias, abonos e feriados e visualize a folha de ponto em tempo real.
– Suporte online: Tenha todo o apoio de nossa equipe de atendimento para tirar todas suas dúvidas.
– Seguro juridicamente: Em concordância com as exigências do MTE e as portarias 1510 e 373 referentes as jornadas de trabalho.
Espero ter ajudado você com esse artigo! Curta e compartilhe com seus amigos.
Acesse também o Blog PontoGO para ler outros textos que disponibilizamos diariamente para você.
Até mais.
