O que é uma folha de ponto?
Folha de Ponto é um documento que existe para fazer o registro, a frequência e os horários dos colaboradores de uma empresa durante a jornada de trabalho. Nessa folha de ponto os funcionários marcam o ponto, normalmente quatro vezes ao dia. Sempre que o funcionário chega faz o registro do ponto de entrada, depois na hora do almoço é a vez do registro de ponto da saída do almoço e outro registro de ponto com a volta do almoço. Por fim, no encerramento da jornada de trabalho é a vez do registro de ponto de saída.
Ao final do mês temos uma folha de ponto de funcionários cheia de registros. A partir dessas marcações que são retiradas as todas as informações sobre a frequência dos colaboradores para a folha de pagamento.
Outro destaque, da folha de ponto de funcionários são retirados os dados para descontos por faltas injustificadas ou os atrasos, bem como os adicionais de horas extras e horas noturnas.
Como é a lei sobre a folha de ponto?
Está no artigo 74 da CLT – Consolidação das Leis do Trabalho – que determina que os estabelecimentos com mais de 20 colaboradores, devem realizar a anotação dos horários de entrada e saída dos seus colaboradores. Esses registros podem ser feitos por meios manuais, mecânicos ou eletrônicos. Isso significa que independente do número de filiais de uma empresa, se o estabelecimento chegar ao número de 20 funcionários, será obrigatório possuir o controle de frequência.
No caso da empresa não atingir o número de 20 colaboradores, fica sendo opcional fazer esse controle, entretanto, é preciso sempre existir o registro fiel dos horários dos colaboradores, para não se permitir uma margem de problemas futuros com a falta de controle sobre as jornadas de funcionários. Em pequenas empresas a utilização de uma folha de ponto simples irá ajudar.
Em que momento usar uma folha de ponto para funcionários?
O uso da folha de ponto para funcionário é obrigatório apenas para empresas que possuem mais de 20 funcionários, entretanto o controle da jornada de trabalho é essencial, seja um controle por folha ou eletrônico.
Algumas empresas cometem erros em não fazer o controle da jornada de trabalho de folma alguma, posteriormente passam a enfrentar problemas trabalhistas.
Alguns motivos que empresas alegam para não controlar a jornada de ponto de funcionários vão desde pensar que os sistemas de ponto são muito caros, outras imaginam que terão maior trabalho no momento que mantiverem o sistema em atividade, até imaginar que os colaboradores não irão se preocupar em preencher as folhas de ponto de funcionários corretamente.
Fica um pensamento. O que será que dá mais trabalho, fechar uma folha de pagamento e contar com a memória para lembrar qual dia o colaborador faltou ou anotar todos os dias da frequência para ter um controle melhor?
Os processos trabalhistas envolvendo o controle de jornada são muito comuns nas empresas, por esse motivo fazer uso de um controle de frequência é uma ótima maneira de evitar esse tipo de situação.
Vamos entender as vantagens e desvantagens da folha de ponto
– Vantagens da folha de ponto de funcionários: Por ser uma opção com custo baixo, essa é mais simples e acessível, afinal a folha de ponto é uma opção muito utilizada por pequenas e médias empresas na marcação de ponto de funcionários. Uma empresa pode implantar um sistema de forma rápida e tranquila, e a otimizar os custos, sendo um quesito muito importante que deve ser levado em conta. Inicialmente uma folha de ponto de funcionários é algo que realmente reduz os, mas a médio e longo prazo ela já não é o meio mais barato, entenda o motivo a seguir.
– Desvantagens da folha de ponto: Inicialmente vamos analisar quantos funcionários possui a empresa, e se o seu setor de recursos humanos terá tempo de conferir e fechar todas as folhas ao final do mês. Essa é uma das grandes desvantagens da folha de ponto de funcionário, onde todo final de mês a pessoa responsável por conferir os registros levará algumas semanas somente dedicada a isso. Ela ainda pode trazer muitos problemas na hora de conferir as informações, às vezes a escrita dos colaboradores pode não ser fácil de entender.
Imaginando a situação onde seu colaborador errou na hora de colocar o horário, tentou consertar e rasurou o documento. É muito estressante ficar tentando identificar o que está escrito ali.
Uma outra desvantagem que levanto nesse artigo, é sobre a segurança da folha de ponto de funcionários, ela não é segura. Essas folhas ficam totalmente passível de fraude e erros manuais na hora de passar às informações de ponto para armazenar os dados.
Por esse motivo as empresas estão optando pelos meios eletrônicos ou digitais de controle de ponto. Esses possuem mais vantagens.
Como é o livro de ponto
O livro de ponto se parece com um caderno diário. O funcionário vai anotando diariamente seus horários na linha do seu nome. Nesse modelo todos os registros dos colaboradores ficam concentrados em um único lugar, que acaba evitando a perda do documento.
A Planilha para controle de ponto
A planilha de controle de ponto vem como complemento da folha de ponto nas empresas. Essa é uma forma de organizar as informações registradas nas folhas dos funcionários. A planilha para controle de ponto tem a mesma dinâmica dessas que mencionamos anteriormente, sendo que a principal diferença é que o gestor da área, o chefe, é o responsável por fazer o seu controle diariamente.
A Folha de ponto mecânica
Essa modalidade também é conhecida como relógio de ponto cartográfico. Esse modelo é um pouco mais seguro em termos de precisão, onde o funcionário utiliza um relógio de ponto mecânico para registrar cada horário de sua jornada diária de serviço em seu cartão de ponto.
Para se utilizar a folha de ponto mecânica é bastante simples, o funcionário tem um cartão pessoal, insere seu cartão de ponto no relógio que faz a anotação no horário de entrada, na pausa do almoço e por fim na saída.
Esse é um tipo de sistema que acabou com o problema de rasuras e fraudes nas anotações dos horários de trabalho, uma vez que as anotações são registradas exatamente no horário por meio do relógio que existe no equipamento.
Mas o que ainda deixa esse sistema ultrapassado é a burocracia na sua utilização, uma vez que todas as informações precisam ser transcritas manualmente pelas equipes de RH ao final de cada mês. De início parece ser uma situação simples em realizar, mas calcular as horas trabalhadas, os atrasos, as horas extras e todas informações de uma folha de ponto é um processo muito trabalhoso. Imagine uma empresa com cem funcionários, ou mais.
A Folha de ponto digital
A folha de ponto digital, que também é conhecida por folha de ponto online, é uma das formas mais seguras de fazer o controle das horas dos funcionários. Nesse modelo se utiliza um sistema de controle de jornada em que os colaboradores fazem as marcações dos horários por meio de relógios de ponto, computadores, celulares ou tablets.
Toda vez que o funcionário fizer uma marcação por meio de um desses dispositivos, o sistema automaticamente preencherá a informação na sua folha de ponto. Esses sistemas de ponto online são os mais completos por serem totalmente informatizados e possuírem relatórios com mecanismos que informam quando existe uma inconsistência na folha de ponto, e isso faz muita diferença no gerenciamento das jornadas de trabalho nas empresas.
Algumas dúvidas sobre a folha de ponto de funcionários
– As folhas de ponto são sempre individuais?
Toda folha de ponto é um documento individual. Cada funcionário deverá ter a sua.
– Quem preenche a folha de ponto?
Toda folha de ponto deve ser preenchida individualmente por cada funcionário, durante a sua jornada de trabalho. Outro colaborador da empresa ou os gestores de áreas não podem preencher os horários de outro funcionário.
– O que é uma anotação britânica de ponto?
Essa expressão que diz “Anotação Britânica de Ponto” se refere a marcação da jornada de trabalho do colaborador com horários fixos, ou seja, todos os dias a jornada de trabalho se inicia na mesma hora, minuto e segundo.
– A folha de ponto pode ter rasura?
A folha de ponto não pode conter nenhum tipo de rasura, ela é um documento que comprova a frequência diária dos colaboradores da empresa. Qualquer rasura indica que a informação foi alterada fazendo com que a folha de ponto perca seu valor. Caso o funcionário erre e na anotação, é importante ter uma nota de observação explicando a rasura existente na folha.
Os Sistemas de Controle de Ponto Eletrônico
Muitas empresas têm optado pela folha de ponto online, que fica disponível através do controle de ponto eletrônico online. Esses sistemas de registro de ponto online são soluções que permitem a marcação dos horários de trabalho de forma simples e muito mais eficaz do que os sistemas manuais.
Atualmente até o celular é uma forma de registro de ponto. As vantagens de bater o ponto no celular são os aplicativos de controle de jornada, como o sistema desenvolvido pela PontoGO. Esse sistema é muito inteligente e prático, que possui diversas formas de segurança para as empresas.Tem mais, caso o dispositivo não esteja com sinal de internet ele vai armazenando e fará a transmissão dos dados para o sistema assim que o sinal de internet voltar.
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