Está em busca de um controle de ponto no Excel para implementar na sua empresa?
Se você precisa encontrar formas eficientes para controlar a jornada de trabalho dos seus colaboradores, a verdade é que existem vários caminhos a seguir.
Todavia, não são todos eles que apresentam a segurança necessária. E muito menos aquelas vantagens tão importantes no dia a dia da equipe de RH/DP/Financeiro, que contam com uma série de atribuições.
Ou seja, quanto mais pudermos tornar a rotina dessas pessoas algo mais eficiente, melhor. A ideia deste post é, então, refletir se o controle de ponto no Excel é uma das opções capazes de oferecer essa eficácia.
Veja um pouco do que vamos tratar ao longo do conteúdo:
- como funciona o controle de ponto no Excel;
- análise sobre esse tipo de funcionalidade;
- o que fazer depois de tomar a sua decisão final sobre o assunto.
Vamos lá? Tenha uma ótima leitura!
Como funciona o controle de ponto no Excel?
O Excel é uma ferramenta da Microsoft que possibilita a criação e customização dos mais diversos tipos de planilha.
Nela, conseguimos inserir fórmulas e uma série de formatações para que os documentos sejam personalizados de acordo com necessidades pessoais (para estudos, por exemplo) ou para empresas.
No caso do controle de ponto pelo Excel, o que acontece é o seguinte. Cria-se uma planilha para inserir as horas trabalhadas pelos funcionários, além dos dias e momentos de pausa.
Com a devida fórmula, é feito um controle dos dados inseridos, ou seja, o responsável pela gestão das equipes consegue calcular e interpretar os dados conforme o necessário.
Existem uma série de tutoriais na internet que ensinam a fazer o controle de ponto na internet, mas aí vem a pergunta: será que vale a pena utilizar esse mecanismo na sua empresa? Mesmo que se trate de um pequeno negócio?
É justamente sobre esta questão que vamos refletir ao longo do texto.
Será que o controle de ponto no Excel vale a pena para a minha empresa?
Vamos, então, responder de forma simples e direta: geralmente, não. Sempre existirão exceções e situações atípicas, mas no geral o controle de ponto no Excel envolve uma série de riscos tanto para você, quanto para os seus colaboradores.
Vamos apontar cada um deles a seguir, para que você faça uma reflexão a respeito do que poderá “perder” ao “investir” em uma alternativa aparentemente mais barata e, em teoria, simplificada.
1. Imprecisão dos cálculos
Apontamos, no início do conteúdo, que é possível configurar fórmulas que calculam as horas automaticamente. Porém, quem faz essa implementação é justamente uma pessoa.
Imagine, então, se você digitar um número errado? Ou se fazer a configuração de maneira equivocada?
O cenário é ainda pior caso a situação seja percebida após uma série de registros de horário. Imagine as implicações financeiras, burocráticas e até mesmo de produtividade, já que será necessário recalcular tudo.
2. Falta de confiança dos dados
O melhor é sempre partir pelo princípio da confiança nos colaboradores como um todo.
Todavia, não podemos deixar de apontar que uma planilha de ponto no Excel abre um precedente gigantesco para a adulteração de dados.
Como garantir que o colaborador bateu o ponto de verdade? Será que ele estava de fato trabalhando, ou pediu para outra pessoa entrar em sua conta e registrar?
Além disso, o “ato de bater o ponto” é, na verdade, o simples registro da hora de entrada e de saída. Por isso, a confiança nesses dados fica comprometida.
Podem haver casos, também, em que uma pessoa registra que trabalhou até mais tarde, garantindo assim uma maior quantidade de horas extras. O mesmo ocorre quando o funcionário está com horas negativas e precisa “correr atrás do prejuízo”.
3. Instabilidade da plataforma
Se em um belo dia de trabalho o Excel “cair”, o que você irá fazer? Caso o arquivo seja corrompido, ou haja um problema diretamente com a Microsoft, qual será a forma de recuperação?
Um dos pontos muito importantes que envolvem a contratação de um sistema controle de ponto online é, justamente, o suporte para ajudar em possíveis imprevistos.
Pense no banco de horas da sua empresa como um conjunto de dados precioso. O mais precioso, dependendo do ponto de vista!
Por isso, essa aparente economia e “praticidade” do controle de ponto no Excel pode se transformar no pior pesadelo da sua equipe caso imprevistos aconteçam. E eles podem sim acontecer!
4. Lentidão e dificuldade de acesso
Quanto mais informações são adicionadas na sua planilha, espera-se que o arquivo fique mais “pesado” e apresente lentidão tanto no carregamento, quanto para inserir até mesmo aquelas informações mais simples.
Nesse sentido, não é nada prático criar uma série de planilhas novas para fazer o controle de ponto dos funcionários.
Além disso, pense também na dificuldade de acesso. Caso a equipe tenha mais de um funcionário, já seria necessário desenvolver maneiras de tornar o acesso público, como subir o arquivo em uma rede compartilhada.
Todavia, por mais que pareça simples, essa acessibilidade em conjunto pode não ser tão interessante.
5. Certa falta de transparência com o colaborador
Um dos diferenciais de sistemas de controle de ponto online é justamente a possibilidade do colaborador acompanhar seu ponto sempre que preciso.
Além de ganhar maior autonomia em seu dia a dia de trabalho, é possível perceber um aumento nos níveis de produtividade e satisfação.
Isso porque a transparência da empresa com seus colaboradores faz com que eles se sintam parte, de verdade, do projeto.
Nada daquele “mistério” que envolve as horas trabalhadas. Ou necessidade dos próprios funcionários criarem seus próprios sistemas de acompanhamento, o que pode abrir precedentes para “confusões” ou inconsistência de dados.
Mesmo que você tenha uma planilha específica por funcionário, permitindo que eles acompanhem suas jornadas, imagine o trabalho que seria fazer a gestão de cada uma delas!
6. Sem integração com a folha de pagamento
Usando um controle de ponto no Excel, sua equipe precisará fazer dois trabalhos ao invés de um só.
Primeiro, o registro e consolidação dos dados. Depois, a leitura, interpretação e registro no sistema de folha de pagamento.
Gosto de pensar no seguinte: quanto mais processos conseguirmos otimizar de forma prática e dentro do orçamento da empresa, melhor é a produtividade e qualidade das entregas como um todo.
É a mesma coisa de poder chegar ao trabalho de bicicleta ou de patinete (gastando 2x menos tempo ao ir de bicicleta), optando pelo patinete mesmo assim, chegando atrasado todos os dias e com um nível de cansaço maior.
Mesmo que o exemplo possa parecer um pouco “fora da caixinha”, é isso que queremos dizer: se você sabe que pode otimizar um processo específico, entende que existem ganhos visíveis para a empresa e pode estruturar uma forma de trabalhar melhor, por que permanecer com a escolha ruim?
7. Falta de legislação
Sabia que existem uma série de indicativos feitos pelo Ministério do Trabalho para regularizar o controle de ponto? Pois é!
Até 2009, era utilizado o controle no papel, que gerava uma elevada quantidade de fraudes. Em 2011, no entanto, os sistemas de controle de ponto online foram regularizados.
Junto com esse marco importante para o trabalhador, vieram outras questões. Por exemplo: não é permitida a alteração ou eliminação de dados registrados pelo funcionário sem autorização prévia.
Como é que isso seria garantido a partir do controle de ponto no Excel?
Conclusão
Se você chegou até o final do nosso post, imaginamos que tenha percebido os impactos não tão positivos do controle de ponto no Excel.
Agora, pode estar se perguntando: “mas o que devo fazer, então?”. Nós podemos te ajudar com isso!
Se você está em busca de uma opção online, estamos sincronizados. Que tal ir além do básico, então, e conhecer o sistema de controle de ponto online?
Aqui no PontoGO, oferecemos uma plataforma completa com recursos interessantes para toda a empresa. Listamos apenas alguns para que você já possa entender:
- sistema de GPS que permite visualizar o horário e local onde foi registrado o ponto;
- um mapa completo que mostra onde todos os pontos foram registrados;
- registro de ponto mesmo sem internet pelo computador, tablet ou celular;
- relatórios completos em PDF que estão de acordo com as normas do MTE;
- controle de abono, falta, horas extras e outros processos diários.
Ficou interessado e deseja conhecer mais sobre essa solução tão interessante? Temos um conteúdo perfeito para te ajudar!
