Nos últimos anos, a gestão de tempo tem se tornado uma das maiores preocupações das empresas, especialmente com o advento das novas tecnologias. O controle de jornada, em particular, evoluiu de métodos analógicos e burocráticos para sistemas digitais mais eficazes, como o ponto eletrônico. 

Mas, além de uma ferramenta para marcar entradas e saídas, o ponto eletrônico pode ter um impacto significativo na produtividade dos funcionários e no desempenho geral da empresa.

Neste artigo, vamos explorar como o ponto eletrônico pode influenciar positivamente a produtividade, destacando os benefícios dessa tecnologia, além de analisar os impactos na gestão de recursos humanos (RH). Se você trabalha com recursos humanos ou gestão de pessoas, entender o papel do ponto eletrônico pode ser crucial para otimizar o desempenho da equipe e promover uma cultura organizacional mais eficiente.

O que é o Ponto Eletrônico?

O ponto eletrônico é uma tecnologia utilizada pelas empresas para registrar as entradas, saídas e intervalos dos funcionários de forma automática, por meio de dispositivos como relógios de ponto digitais, biometria, cartões de proximidade e até aplicativos móveis. Diferente dos sistemas manuais, que exigem que os funcionários preencham as informações de forma manual, o ponto eletrônico é mais ágil, preciso e seguro.

Com o uso do ponto eletrônico, a empresa consegue controlar melhor as horas trabalhadas, evitando fraudes e erros humanos, além de otimizar os processos de folha de pagamento, banco de horas e gestão de ausências. No entanto, o impacto do ponto eletrônico vai além da simples conferência de horas trabalhadas. Quando implementado corretamente, ele pode melhorar a produtividade, engajamento e bem-estar dos funcionários.

Quem deve aderir ao controle de ponto?

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece que o horário de trabalho dos colaboradores deve ser anotado em registro de empregados.

No entanto, o registro de horários só é obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários, podendo ser feito em registro manual, mecânico ou eletrônico.

O que diz a legislação

Em 2021, o Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) expediu a Portaria 671, uma regulamentação responsável por trazer orientações referentes aos tipos de sistemas de ponto eletrônico permitidos.

Portanto, se uma empresa tem interesse em adotar um sistema eletrônico, ela deverá ficar atenta às normas da Portaria.

A regulamentação descreve o sistema de registro eletrônico de ponto como:

Conjunto de equipamentos e programas informatizados destinados à anotação da hora de entrada e de saída dos trabalhadores em registro eletrônico, de que trata o § 2º do art. 74 do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT.

A Portaria também estabelece que:

Art. 74. O sistema de registro de ponto eletrônico deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como:

I – restrições de horário à marcação do ponto;

II – marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual, não se confundindo com o registro por exceção previsto no art. 74, § 4º, do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT;

III – exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e

IV – existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.

Influência do Ponto Eletrônico na Produtividade

O Ponto Eletrônico pode parecer um mero recurso para a marcação dos horários de entrada e saída. Porém, os recursos atrelados a esse sistema podem impactar diretamente na produtividade dos funcionários. Confiram a seguir quais são as vantagens.

1. Eficiência na Gestão de Tempo

O ponto eletrônico facilita a gestão do tempo de maneira muito mais eficaz do que os métodos tradicionais. Com registros automáticos e em tempo real, as informações sobre as horas de trabalho de cada funcionário estão sempre acessíveis, sem a necessidade de processos manuais demorados. 

Esse nível de eficiência não só diminui o risco de erros no cálculo da jornada de trabalho, como também libera o time de RH de tarefas repetitivas, permitindo que ele se concentre em atividades mais estratégicas, como o desenvolvimento de políticas de produtividade.

Com uma gestão de tempo mais eficiente, a empresa pode identificar padrões de comportamento e rendimento de seus colaboradores. Isso pode resultar em ajustes para melhorar a distribuição das tarefas, definir novas metas e otimizar processos. Ao reduzir as ineficiências causadas por registros manuais, o ponto eletrônico contribui diretamente para a melhoria na produtividade.

2. Redução de Fraudes e Erros

Um dos maiores problemas com os sistemas de ponto tradicionais, como a marcação manual de ponto ou o uso de folhas de ponto, é a possibilidade de erros e fraudes. Em muitas ocasiões, os funcionários podem cometer enganos ao registrar suas horas ou até mesmo manipular o ponto para receber mais do que realmente trabalharam. O ponto eletrônico resolve esse problema com sua precisão e impossibilidade de alterações manuais.

Com a eliminação desses erros e fraudes, os líderes de RH podem contar com informações mais confiáveis sobre a jornada de trabalho de cada colaborador. Isso não só aumenta a precisão dos cálculos de pagamento, mas também cria um ambiente de trabalho mais transparente e ético, o que, por sua vez, pode aumentar a motivação e a produtividade dos funcionários.

3. Cumprimento das Normas Trabalhistas

A correta gestão da jornada de trabalho é essencial para que a empresa cumpra as normas trabalhistas e evite problemas jurídicos, como ações trabalhistas e multas por descumprimento de regras de compensação de horas e horas extras. O ponto eletrônico permite um controle mais rigoroso e transparente das horas trabalhadas, o que garante que os direitos dos trabalhadores sejam respeitados e que a empresa cumpra todas as obrigações legais.

Além disso, o cumprimento das normas trabalhistas está relacionado ao bem-estar do colaborador. Quando os funcionários percebem que estão sendo tratados de forma justa, com um controle adequado das horas de trabalho e remuneração, tendem a demonstrar mais comprometimento e engajamento nas suas funções. Isso pode resultar em um aumento da produtividade individual e coletiva.

4. Flexibilidade no Modelo de Trabalho

A implementação de sistemas de ponto eletrônico também pode ser vantajosa para empresas que adotam modelos flexíveis de trabalho, como o home office ou horários variáveis. Com o ponto eletrônico, os colaboradores podem marcar seu ponto de qualquer lugar, seja em um escritório físico ou de forma remota. Isso ajuda a manter o controle sobre a jornada de trabalho, independentemente do local de atuação.

Esse tipo de flexibilidade pode melhorar a qualidade de vida dos funcionários, o que, por sua vez, tem um impacto direto na sua produtividade. Colaboradores que conseguem equilibrar melhor vida pessoal e profissional tendem a ser mais motivados e comprometidos com as suas tarefas, o que aumenta os níveis de desempenho organizacional.

Boas Práticas para Maximizar os Benefícios do Ponto Eletrônico

Para que o ponto eletrônico realmente traga benefícios em termos de produtividade, é importante seguir algumas boas práticas durante a implementação e o uso do sistema:

• Transparência na Comunicação: É essencial que os funcionários sejam informados sobre o propósito da ferramenta e como ela contribuirá para uma gestão mais eficiente. Explique os benefícios tanto para a empresa quanto para o colaborador.

• Treinamento Adequado: Ofereça treinamento aos funcionários sobre como utilizar o sistema de ponto eletrônico. Isso ajuda a evitar erros e frustrações no uso da ferramenta.
• Monitoramento Contínuo: Acompanhe a utilização do sistema e faça ajustes quando necessário. Avaliar periodicamente a eficácia do ponto eletrônico pode garantir que ele esteja atingindo os objetivos de produtividade e eficiência.
• Combinação com Outros Métodos de Gestão: O ponto eletrônico deve ser apenas uma parte da estratégia de gestão de produtividade da empresa. Combine-o com outras iniciativas de motivação e reconhecimento para alcançar resultados mais duradouros.

Qual o melhor sistema de ponto eletrônico?

A escolha do sistema de registro eletrônico de ponto deve ser baseada nas necessidades da empresa, número de funcionários e nas exigências feitas pela legislação.

Uma opção é o aplicativo PontoGO, que está em conformidade com a Portaria 671 e possui diversas funções essenciais, como:

• Registro de ponto por aplicativo móvel;
• Gestão de folga;
• Cálculo de horas extras;
• Relatórios completos;
• Interface intuitiva;
• Emissão de Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade
• Segurança de dados conforme a LGPD.

Conclusão

O ponto eletrônico é uma ferramenta poderosa que pode transformar a gestão de tempo e produtividade nas empresas. Ao proporcionar um controle mais eficiente sobre a jornada de trabalho, reduzir erros e fraudes, e promover um ambiente de trabalho mais flexível e transparente, o ponto eletrônico contribui diretamente para o aumento da produtividade dos funcionários.

No entanto, é importante implementar essa tecnologia com cautela e de maneira estratégica, levando em consideração os possíveis desafios e a cultura organizacional da empresa. Quando utilizada corretamente, o ponto eletrônico não só melhora os processos de RH, mas também pode ser um fator-chave para o sucesso organizacional a longo prazo.

Em última análise, a adoção do ponto eletrônico não deve ser vista apenas como uma ferramenta de controle, mas como uma oportunidade de otimizar a gestão de recursos humanos e criar um ambiente de trabalho mais eficiente, engajado e produtivo.