Sistema de registro de ponto via programa: como funciona e o que diz a lei

O sistema de registro de ponto é uma ferramenta essencial para empresas de todos os portes na gestão da jornada de trabalho de seus colaboradores. No entanto, há uma variedade de opções no mercado, o que pode dificultar a escolha por um sistema.

Neste artigo, você confere detalhes sobre o Sistema de Registro de Ponto via Programa, verificando as diretrizes específicas estabelecidas por lei, de modo a tomar uma decisão mais consciente.

O QUE É SISTEMA DE PONTO

O sistema de ponto é responsável por registrar e monitorar a jornada de trabalho dos funcionários de uma empresa. Esse sistema é essencial para garantir o cumprimento das horas trabalhadas pelos empregados, bem como para o controle da folha de pagamento e o cumprimento das leis trabalhistas.

Existem diferentes formas de controle de ponto, que variam desde métodos manuais, como o uso de fichas de ponto, até sistemas eletrônicos mais avançados, como aplicativos de celular.

Atualmente, os sistemas eletrônicos são mais populares no mercado. A Portaria 671 é a regulamentação responsável por trazer orientações referentes aos tipos de sistemas de ponto eletrônico permitidos.

A regulamentação descreve o sistema de registro eletrônico de ponto como:

Conjunto de equipamentos e programas informatizados destinados à anotação da hora de entrada e de saída dos trabalhadores em registro eletrônico, de que trata o § 2º do art. 74 do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT.

A Portaria também estabelece que:

Art. 74. O sistema de registro de ponto eletrônico deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como:

I – restrições de horário à marcação do ponto;

II – marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual, não se confundindo com o registro por exceção previsto no art. 74, § 4º, do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT;

III – exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e

IV – existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.

Há três tipos de sistemas de registro de ponto eletrônico permitidos por lei, segundo a Portaria 671. São eles:

• Convencional;
• Alternativo;
• Via programa;

SISTEMA DE PONTO VIA PROGRAMA

O SREP via programa é composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa (REP-P), que é um software executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro. 

O programa é utilizado exclusivamente para o registro de jornada e deve ter capacidade para emitir documentos decorrentes da relação de trabalho, além de realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída dos trabalhadores no ambiente de trabalho.

O REP-P deve possuir o certificado de registro de programa de computador no Instituto Nacional da Propriedade Industrial.

OUTROS SISTEMAS DE PONTO

Além do alternativo, também existem os sistemas eletrônicos de ponto alternativo e via programa.

O sistema de registro eletrônico de ponto convencional é composto por um equipamento de automação monolítico, identificado pelo seu número de fabricação. O modelo deve ter certificado de conformidade e é utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho.

O equipamento precisa ser capaz de emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, concernentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.

Conhecido também como relógio de ponto, o REP-C (registrador eletrônico de ponto convencional) deve estar sempre localizado em um espaço fixo da empresa.

Criado em 2009 pela Portaria nº 1.510/2009, o REP-C antes tinha obrigatoriedade exclusiva. No entanto, hoje as empresas podem optar também pelos sistemas de REP-A (registrador eletrônico de ponto alternativo) e REP-P (registrador eletrônico de ponto via programa).

Os fabricantes desse tipo de equipamento têm a obrigação de realizar o registro dos modelos de equipamentos REP convencionais (REP-C) junto ao Ministério do Trabalho e Previdência. Já os empregadores têm a obrigação de possuir “Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade”, emitido pelos fabricantes ou desenvolvedores dos equipamentos.

Confira outras exigências, segundo a Portaria 671:

§ 1º O REP-C deve estar sempre no local da prestação do serviço e disponível para pronta extração e impressão de dados pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.

§ 2º O empregador que adquirir o REP-C não poderá aliená-lo para empresa que não pertença ao seu grupo econômico.

§ 3º O REP-C somente poderá conter empregados do mesmo empregador, excetuados os seguintes casos:

I – registro de jornada do trabalhador temporário regido pela Lei nº 6.019, de 3 de janeiro de 1974 no REP-C do tomador de serviços; e

II – empresas de um mesmo grupo econômico, nos termos do § 2º do art. 2º do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT, que podem determinar a consignação das marcações de ponto no mesmo REP-C dos seus empregados que compartilhem o mesmo local de trabalho ou que estejam trabalhando em outra empresa do mesmo grupo econômico.

§ 4º Ocorrendo alguma das situações mencionadas nos incisos I e II do § 3°, o Programa de Tratamento de Registro de Ponto deverá identificar o empregado e considerar as respectivas marcações para o controle de ponto da empresa empregadora.

Já o SREP alternativo diz respeito a equipamentos e programas de computador cujo uso é destinado ao registro da jornada de trabalho. Ele deve ser autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho.

A regulamentação exige que o sistema de registro de ponto alternativo que utiliza a REP-A (registrador eletrônico de ponto alternativo) permita a identificação do empregador e empregado, além de disponibilizar no local de fiscalização ou de forma remota a extração eletrônica, ou impressão do registro fiel das marcações do trabalhador.

O REP-A poderá ser utilizado somente durante a vigência da convenção ou acordo coletivo de trabalho autorizador.

QUEM DEVE ADERIR AO CONTROLE DE PONTO?

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece que o horário de trabalho dos colaboradores deve ser anotado em registro de empregados.

No entanto, o registro de horários só é obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários, podendo ser feito em registro manual, mecânico ou eletrônico.

Confira a orientação:

Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados.   

§ 2º  Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.           

§ 3º  Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constará do registro manual, mecânico ou eletrônico em seu poder, sem prejuízo do que dispõe o caput deste artigo.      

§ 4º  Fica permitida a utilização de registro de ponto por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.       

Em 2021, o Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) expediu a Portaria 671, uma regulamentação responsável por trazer orientações referentes aos tipos de sistemas de ponto eletrônico permitidos.

Portanto, se uma empresa tem interesse em adotar um sistema eletrônico, ela deverá ficar atenta às normas da Portaria.

QUAIS SÃO OS BENEFÍCIOS DO PONTO ELETRÔNICO?

Apesar da legislação permitir sistemas manuais e mecânicos, o modelo eletrônico tem se tornado mais comum entre as empresas. Por isso, a portaria surgiu, visando atender as necessidades e desejos dos trabalhadores por sistemas mais modernos e práticos, sem perder a segurança jurídica nos controles de jornada.

O sistema de ponto eletrônico visa atender às necessidades das empresas no controle da jornada de trabalho dos funcionários. Um bom sistema pode trazer diversos benefícios à empresa, como:

• Registrar com precisão o horário de entrada e saída dos funcionários;
• Facilitar o acompanhamento das horas extras trabalhadas pelos funcionários;
• Reduzir a possibilidade de erros e fraudes no registro de ponto, já que métodos eletrônicos são mais difíceis de serem manipulados do que métodos manuais;
• Permitir ou facilitar a elaboração de relatórios sobre frequência, atrasos, horas extras e outros dados relacionados à jornada de trabalho;

QUAL MELHOR TIPO DE CONTROLE DE PONTO ELETRÔNICO?

A escolha do sistema de registro eletrônico de ponto deve ser baseada nas necessidades da empresa, número de funcionários e nas exigências feitas pela legislação.

Por exemplo, uma empresa com muitos funcionários precisaria de uma quantidade adequada de registrador de ponto eletrônico convencional para evitar formação de filas na hora das marcações.

Ao optar por um sistema de registro eletrônico de ponto via programa, a empresa pode aderir a um aplicativo de ponto eletrônico, que permite aos funcionários fazer a marcação em dispositivo móvel, além de monitorarem seus próprios horários com facilidade.

Uma opção é o aplicativo PontoGO, que está em conformidade com a Portaria 671 e possui diversas funções essenciais, como:

• Registro de ponto por aplicativo móvel;
• Gestão de folga;
• Cálculo de horas extras;
• Relatórios completos;
• Interface intuitiva;
• Emissão de Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade
• Segurança de dados conforme a LGPD.

CONCLUSÃO

O Sistema de Registro de Ponto via Programa desempenha um papel fundamental na gestão da jornada de trabalho. No entanto, há alternativas eletrônicas mais populares e vantajosas.

Cabe à empresa avaliar as ferramentas disponíveis no mercado e escolher de acordo com suas necessidades.