No mundo corporativo, é essencial saber gerenciar os documentos de forma correta, pois são arquivos essenciais que garantem a realização de processos, contratos e projetos de uma empresa.
Com o avanço tecnológico, tem se tornado cada vez mais comum entre as empresas utilizar documentos eletrônicos em vez da versão tradicional em papel. Apesar da praticidade, é preciso estar atento às práticas adequadas de administrar esse conteúdo.
Neste artigo, você irá conferir o que é o Sistema de Gerenciamento de Documentos Eletrônicos (GED) e qual a importância da manutenção dos contratos digitais, além de práticas essenciais para garantir uma gestão eficaz.
O QUE SÃO DOCUMENTOS ELETRÔNICOS?
Os documentos são essenciais para a comunicação, registro e gestão de informações dentro de uma empresa. Há diversas documentações que podem ser usadas por uma empresa, como declarações, certificados e contratos, assim como também pode estar presente em diversos setores, como o jurídico e financeiro.
Há duas maneiras comuns de criar e distribuir esses documentos: através do formato físico ou eletrônico. Os documentos eletrônicos são criados, armazenados, compartilhados e processados em formato digital.
Essas características podem tornar essa opção mais acessível, pois permite a distribuição do conteúdo através de dispositivos eletrônicos, como computadores, smartphones e tablets.
Os documentos eletrônicos podem ser criados a partir do zero em formato digital, ou podem ser digitalizações de documentos físicos que foram convertidos para um formato eletrônico. Eles são amplamente utilizados em ambientes corporativos, educacionais e governamentais devido à sua conveniência, facilidade de armazenamento, acesso e compartilhamento.
Alguns exemplos de documentos eletrônicos são:
- Documentos de texto: São aqueles feitos através de plataformas como Microsoft Word ou Google Docs e que geralmente são distribuídos como PDF (Portable Document Format), ODT (Open Document Format), TXT (Texto sem formatação), entre outros.
- Planilhas: São criadas através de um software para computação, organização, análise e armazenamento de dados em forma de tabela. Alguns exemplos de plataformas que possibilitam a criação de planilhas são Microsoft Excel, Google Sheets, entre outros.
- Apresentações: Trata-se da criação de apresentações através de slides e recursos visuais, geralmente feitas em plataformas como Microsoft PowerPoint, Google Slides, entre outros.
- E-mails: Mensagens de e-mail e seus anexos, que podem incluir vários tipos de documentos eletrônicos.
- Arquivos multimídia: Como imagens digitais (JPEG, PNG), áudio (MP3, WAV), vídeos (MP4, AVI), entre outros.
DIFERENÇAS ENTRE DOCUMENTOS TRADICIONAIS E ELETRÔNICOS
Com o avanço da tecnologia e o crescimento de recursos digitais, muitas organizações optam por utilizar documentos eletrônicos em vez da versão tradicional em papel.
A principal diferença entre um documento físico e um eletrônico está no meio em que são criados, armazenados e acessados.
Enquanto os documentos tradicionais existem em formato físico, como papel, cartão, plástico, entre outros materiais. Já os documentos eletrônicos existem em formato digital, como arquivos de texto, planilhas, apresentações, imagens, áudio, vídeo, entre outros.
Os documentos físicos são criados manualmente ou por máquinas, como impressoras, copiadoras, ou por processos industriais, enquanto os digitais são criados, editados e armazenados em formato digital, geralmente usando software específico.
O acesso a esses documentos também diverge. Para acessar os documentos físicos, é necessário o manuseio físico do documento em si, seja por leitura direta ou por meio de equipamentos como scanners. Já o acesso aos documentos eletrônicos acesso aos documentos digitais é realizado através de dispositivos eletrônicos, como computadores, smartphones, tablets, entre outros, e pode ser feito remotamente.
Transportar e distribuir documentos eletrônicos pode ser mais vantajoso, pois podem ser facilmente compartilhados através da internet ou por redes internas de uma organização, possibilitando uma distribuição rápida e econômica, enquanto os documentos em papel são transportados fisicamente, o que pode exigir custos adicionais e tempo.
Outro ponto importante para prestar atenção é sobre a segurança desses documentos. A segurança dos documentos tradicionais depende de medidas físicas, como armários trancados, cofres, ou sistemas de controle de acesso físico. A segurança dos documentos eletrônicos pode ser garantida por meio de medidas como criptografia, autenticação de usuários, backups regulares e sistemas de proteção contra vírus e malware.
O QUE É O GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS (GED)?
O Gerenciamento de Documentos Eletrônicos (GED) é um conjunto de práticas, tecnologias e processos utilizados para criar, organizar, armazenar, recuperar, compartilhar e gerenciar documentos eletrônicos de forma eficiente e eficaz.
O GED é projetado para substituir ou complementar os métodos tradicionais de gestão de documentos em formato físico, oferecendo uma solução mais ágil e automatizada para lidar com o crescente volume de informações digitais nas organizações.
Os tipos de documentos eletrônicos utilizados pelas empresas podem variar de acordo com as necessidades específicas de cada departamento e área de atuação.
No setor financeiro, por exemplo, é comum lidar com faturas, recibos, demonstrativos de pagamento, relatórios de despesas, extratos bancários, entre outros, que podem ser gerados e armazenados digitalmente para gerenciamento financeiro e contabilidade.
Já o departamento de Recursos Humano costuma lidar com currículos de candidatos, cartas de oferta de emprego, formulários de contratação, avaliações de desempenho, registros de treinamento, entre outros.
No setor de marketing, podem ser abordados documentos como folhetos, catálogos, apresentações de produtos, conteúdo de mídia social, e-mails de marketing, entre outros, que são utilizados para promover produtos e serviços da empresa.
COMO IMPLEMENTAR O GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS (GED)
Fazer a transição da utilização de documentos em formato tradicional para a versão eletrônica pode ser desafiador. Ao estabelecer um processo de transição com diretrizes claras, a empresa promove uma comunicação clara e oferece o suporte necessário aos colaboradores.
A seguir, confira algumas dicas de como implementar o Gerenciamento de Documentos Eletrônicos (GED):
- Treinamento
O primeiro passo é organizar um treinamento com os funcionários responsáveis pelo gerenciamento de documentos. Explique quais mudanças irão ocorrer e deixe claro o motivo para garantir que os funcionários entendam as necessidades da empresa. Apresente o plano de transição e ofereça treinamentos que ensinem os colaboradores a colocar em prática o novo sistema.
- Organização de documentos
Em seguida, é necessário fazer um levantamento dos principais documentos utilizados pela empresa e estabelecer a adaptação desses textos para o formato eletrônico, além de determinar a criação de novos documentos diretamente em versão digital.
- Armazenamento
Escolha um servidor seguro para fazer o armazenamento dos documentos. Isso permite o acesso fácil e rápido aos documentos por parte dos usuários autorizados.
- Indexação e Classificação
Os documentos devem ser indexados e classificados como nome do documento, data de criação, autor, tipo de documento, entre outros. Isso facilita a organização e recuperação dos documentos posteriormente.
- Controle de Acesso
É necessário estabelecer recursos de controle de acesso para garantir que apenas usuários autorizados tenham permissão para visualizar, editar ou excluir documentos. Isso é feito através de permissões de usuário e autenticação de acesso.
- Auditoria e Rastreamento
Estabeleça recursos de auditoria e rastreamento para acompanhar quem acessou, modificou ou compartilhou documentos, garantindo a conformidade e segurança das informações.
QUAL A IMPORTÂNCIA DO GED?
O Gerenciamento de Documentos Eletrônicos (GED) simplifica e agiliza o processo de gestão de documentos eletrônicos, oferecendo uma maneira eficiente de criar, organizar, armazenar, acessar e colaborar em documentos digitais dentro de uma organização.
O GED permite que as organizações gerenciem seus documentos de forma otimizada, eliminando a necessidade de procurar em pastas físicas ou arquivos desorganizados. Isso economiza tempo e recursos, aumentando a produtividade e reduzindo os custos operacionais.
Os documentos também podem ser rapidamente recuperados através de recursos de pesquisa avançados. Isso significa que os funcionários podem acessar as informações de que precisam instantaneamente, melhorando a tomada de decisões e a resposta a consultas de clientes ou parceiros comerciais.
Os sistemas GED oferecem recursos avançados de controle de acesso e segurança para proteger documentos confidenciais e sensíveis. Além disso, eles ajudam as organizações a manter a conformidade com regulamentos de privacidade e segurança de dados.
Além disso, esse tipo de sistema facilita a colaboração entre membros da equipe, permitindo que vários usuários acessem e trabalhem em documentos simultaneamente. Isso promove a comunicação eficaz e a troca de ideias, resultando em melhores resultados e inovação.
O acesso rápido e fácil a informações atualizadas e precisas através do GED permite uma tomada de decisão mais informada e fundamentada em dados, resultando em melhores resultados para a organização.
CONCLUSÃO
Através de um conjunto de práticas que envolvem a criação, armazenamento, recuperação e compartilhamento, o Gerenciamento de Documentos Eletrônicos (GED) permite a administração de arquivos importantes para as empresas de forma eficiente e eficaz.
O GED oferece uma solução mais ágil e automatizada para lidar com o crescente volume de informações digitais nas organizações, comparado aos métodos tradicionais de gestão de documentos em formato físico.
Olá! Sou Igor Souza, o fundador e CEO da PontoGO, apaixonado empreendedor e entusiasta do universo empresarial. Com mais de 10 anos de experiência na área comercial, construí minha trajetória como especialista em sistemas de controle de ponto, dedicando-me integralmente à missão de simplificar e otimizar processos para empresas de todos os tamanhos. Ao longo da minha carreira, desenvolvi uma sólida expertise em sistemas de controle de ponto na PontoGO, proporcionando soluções inovadoras para os desafios em Recursos Humanos e Departamento Pessoal. Acredito que a eficiência operacional é a chave para o sucesso de qualquer organização, e é por isso que me dedico a fornecer ferramentas tecnológicas que não apenas cumprem, mas transcendem as expectativas.
