Como fazer uma gestão de contratos eficaz na empresa; veja dicas

Os contratos são documentos essenciais e importantes em qualquer negócio. Através deles são estabelecidos direitos, responsabilidades e expectativas entre as partes envolvidas.

No entanto, sem uma gestão eficaz, os contratos podem se tornar fontes de confusão, conflito e até mesmo litígio. A gestão de contratos tem um papel essencial ao estabelecer um processo que promove a segurança, planejamento estratégico e desempenho da empresa.

Vai além de criar e assinar um contrato. A gestão envolve minimizar riscos, proteger os interesses da empresa e promover relacionamentos sólidos com parceiros comerciais.

Neste artigo, você irá compreender os elementos que compõem a gestão de contrato e como inserir um processo eficaz dentro da empresa.

O QUE É UM CONTRATO

Um contrato é um acordo legalmente estabelecido entre duas ou mais pessoas e que expressa os direitos e obrigações das partes envolvidas.

O documento pode ser utilizado nas mais diversas áreas e abranger uma infinidade de assuntos, como transações comerciais, contratação de serviços, compra e venda de bens, locação de propriedades, prestação de serviços, entre outros.

No mundo corporativo, os contratos são utilizados para formalizar acordos entre empresas, parceiros comerciais, clientes e fornecedores.

ELEMENTOS DO CONTRATO

Um contrato possui elementos essenciais que determinam a legalidade do documento e estabelecem termos e condições do acordo entre as partes envolvidas. 

A seguir, confira algumas das características mais comuns:

• Pessoas envolvidas

É essencial que no contrato esteja explícito quem são as pessoas, sejam elas físicas ou jurídicas, envolvidas no acordo. Além do nome, é comum ter números de identificação como CPF e CNPJ.

• Descrição

O contrato deve ter uma descrição clara do acordo, seja ele envolvendo bens, serviços ou ações. Todas as informações precisam estar claras e descritas para evitar futuros conflitos.

• Termos e Condições

Os termos e condições são essenciais para estabelecerem cláusulas que incluem direitos, responsabilidades e obrigações de cada parte, incluindo prazos, condições de pagamento, direitos de rescisão, entre outros.

• Datas

É essencial que o contrato apresente a data em que o acordo é firmado, além de um prazo pelo qual aquele acordo é válido. Por exemplo, há alguns contratos que são temporários. Portanto, é importante que a duração ou a data final seja informada.

• Assinaturas

As assinaturas das partes envolvidas e a data em que o contrato é firmado, indicando consentimento mútuo e entrada em vigor do acordo.

• Testemunhas

Em alguns casos, as empresas podem incluir testemunhas que confirmam a assinatura das partes no contrato. Embora não seja estritamente necessário em todos os contratos, a presença de testemunhas pode ajudar a fortalecer a validade e a autenticidade do acordo.

TIPOS DE CONTRATOS

A diversos contratos que podem ser necessários no ambiente de trabalho. A seguir, confira alguns exemplos dos mais usados.

• Contratos de Trabalho

Um dos contratos mais comuns em empresas é o contrato que estabelece vínculo empregatício entre uma organização e um trabalhador. O documento deve especificar salário, benefícios, horários de trabalho, responsabilidades, entre outros detalhes.

• Contratos de Prestação de Serviços

Outro contrato comum é o de prestação de serviços. Através dele, as empresas estabelecem os termos e condições quando contratam consultorias, serviços de TI, serviços de marketing, entre outros.

• Contratos de Licenciamento

O contrato de licença é essencial quando uma empresa precisa conceder ou receber permissão para utilizar uma propriedade intelectual, como direitos autorais, marcas registradas, patentes ou software.

• Contratos de Fornecimento

O contrato de fornecimento é responsável por regular a compra e venda de bens ou mercadorias entre um fornecedor e um cliente. Esses contratos especificam os produtos a serem fornecidos, os preços, prazos de entrega, condições de pagamento, entre outros detalhes.

• Contratos de Confidencialidade

O contrato de confidencialidade é essencial para empresas que querem preservar e proteger informações sensíveis ou sigilosas. Assuntos como segredos comerciais, uso de tecnologia exclusiva e estratégias de negócios podem ser motivos de um contrato desse tipo.

• Contratos de Locação Comercial

O contrato de locação estabelece os termos para o aluguel de espaços comerciais, escritórios ou instalações para operações comerciais.

• Contratos de Franquia

O contrato de franquia regula a relação entre uma empresa franqueadora e um franqueado. Através do documento, são estabelecidos os termos para a concessão de direitos de uso da marca, sistemas e operações comerciais.

• Contratos de Seguro

Os contratos de seguro são muito importantes no mundo corporativo, pois protegem as empresas de situações extraordinárias e de riscos. O documento estabelece os termos e condições de uma apólice de seguro, detalhando coberturas, exclusões, prêmios, franquias, entre outros aspectos relacionados à proteção contra riscos e danos.

• Contratos de Empréstimo

É comum que empresas recorram a empréstimos diante de alguma situação de crise. O contrato de empréstimo regula o acordo entre um credor e a empresa, especificando termos como valor do empréstimo, taxas de juros, prazos de pagamento, garantias, entre outros.

O QUE É A GESTÃO DE CONTRATOS

A gestão de contratos é um processo fundamental para empresas de todos os tamanhos e áreas. Trata-se do gerenciamento eficaz desses documentos, incluindo todos os processos que os envolvem, que vão desde a criação e negociação inicial até a execução, monitoramento e renovação.

Na dinâmica do mundo corporativo, a gestão de contratos é essencial para as operações empresariais. Através desse processo, a organização administra e executa acordos formais entre uma empresa e suas contrapartes, sejam elas clientes, fornecedores, parceiros ou prestadores de serviços.

A gestão de contratos envolve uma série de atividades que garantem a conformidade com os termos acordados, minimizam riscos legais e financeiros, e otimizam os resultados globais.

COMO FAZER UMA GESTÃO DE CONTRATOS EFICAZ

Uma gestão de contratos eficaz envolve uma série de ações e etapas. A seguir, confira algumas dicas para fazer uma gestão eficaz na empresa.

• Identifique os contratos

O primeiro passo para uma gestão de contratos eficaz é identificar quais são os principais contratos utilizados pela empresa. A partir disso, é importante avaliar se os documentos estão sendo elaborados de maneira correta.

• Estabeleça modelos

Estabeleça orientações e crie modelos de contratos. Conte com apoio de uma equipe jurídica para garantir a legalidade dos documentos.

• Faça revisão

Submeta o contrato a uma revisão legal para garantir que esteja em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis. Obtenha as aprovações necessárias de todas as partes interessadas antes de prosseguir para a assinatura.

• Monitore

Estabeleça um sistema de monitoramento para acompanhar o desempenho do contrato em relação aos prazos, metas e obrigações. Resolva prontamente quaisquer problemas ou desvios que surjam durante a execução do contrato.

• Busque ferramentas de gestão 

Busque por softwares ou plataformas especializadas em gestão de contratos para rastrear todas as informações relevantes, incluindo datas importantes, obrigações das partes, documentos relacionados e comunicações.

• Promova treinamento

Garanta que a equipe responsável pela gestão de contratos tenha o conhecimento e as habilidades necessárias para desempenhar suas funções de forma eficaz. Ofereça treinamento regular e oportunidades de desenvolvimento profissional.

QUAL A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE CONTRATOS

Uma gestão de contratos eficaz é essencial para garantir um bom funcionamento das operações de uma empresa.

Através desse processo, é possível identificar, avaliar e reduzir os riscos associados aos contratos comerciais. Ao gerenciar os contratos de forma adequada, as empresas podem reduzir a probabilidade de litígios, penalidades financeiras e perda de reputação.

Cada organização está sujeita a regulamentos específicos da sua área de atuação. O gerenciamento dos contratos auxilia as empresas a garantir a conformidade com esses requisitos legais e regulamentares. Isso inclui o cumprimento de prazos, regulamentações de privacidade de dados, requisitos de segurança, entre outros.

Uma gestão eficaz de contratos também permite que as instituições otimizem o uso de recursos, como tempo, dinheiro e equipe de funcionários. Isso pode ser alcançado através da negociação de termos favoráveis, do monitoramento de desempenho para evitar desperdícios e do aproveitamento de oportunidades de renegociação ou renovação de contratos.

Além desses aspectos, contratos bem gerenciados contribuem para relacionamentos sólidos e de longo prazo com fornecedores, parceiros e clientes. Isso cria uma base sólida para a colaboração contínua e a realização de objetivos compartilhados.

A gestão de contratos promove a transparência e a responsabilidade nas relações comerciais. Ao documentar claramente os termos e condições acordados, as empresas podem evitar mal-entendidos e disputas, garantindo um ambiente de negócios justo e ético.

Portanto, a gestão de contratos é essencial para a atuação estratégica e funcionamento eficaz das empresas. Esse processo ajuda a minimizar riscos, garante a conformidade com a legislação, otimiza recursos e fortalece relacionamentos.

CONCLUSÃO

Em meio aos desafios e complexidades do mundo corporativo, a gestão de contratos surge não apenas como uma tarefa administrativa, mas um processo essencial para a eficácia das operações de uma empresa.

Através do gerenciamento dos contratos, as organizações conseguem minimizar riscos, garantir a conformidade com a lei e garantir parcerias sólidas.

Ao adotar as melhores práticas e aproveitar as tecnologias emergentes, as organizações podem fortalecer seus relacionamentos comerciais, melhorar a eficiência operacional e impulsionar a inovação.