A gestão eficaz de documentos é essencial para garantir o sucesso e a eficiência operacional das empresas. Seja em pequenas startups ou grandes corporações, a habilidade de organizar, armazenar, acessar e gerenciar documentos de forma eficiente desempenha um papel crucial em praticamente todos os aspectos do funcionamento empresarial.
A gestão de documentos vai muito além de simplesmente guardar pilhas de papel em arquivos físicos. Envolve a implementação de processos, tecnologias e políticas que garantam que a informação vital da empresa seja tratada de maneira sistemática e segura ao longo de seu ciclo de vida, desde a criação até o eventual arquivamento ou descarte.
Neste artigo, você verá os benefícios da gestão eficaz de documentos, além de ideias de como implementar um sistema otimizado.
O QUE É GESTÃO DE DOCUMENTOS
A gestão de documentos é o processo de organizar, armazenar e gerenciar informações pertinentes à empresa de maneira eficiente e eficaz.
Uma gestão eficaz de documentos ajuda as instituições a se manterem organizadas, a garantir o acesso rápido e fácil à informação quando necessário, além de cumprir regulamentos legais e a minimizar riscos associados à perda ou ao uso indevido de documentos.
A gestão de documentos pode envolver tanto elementos físicos quanto digitais, podendo ser facilitado pela utilização de softwares específicos.
QUEM É RESPONSÁVEL PELA GESTÃO DE DOCUMENTOS
Organizar a documentação da empresa é uma responsabilidade que pode ser destinada a diversos setores, dependendo do tamanho, estrutura organizacional e recursos disponíveis.
Algumas instituições podem ter um departamento dedicado ao gerenciamento de documentos e arquivos. Essa equipe é responsável por desenvolver e implementar políticas e procedimentos para a gestão de documentos, supervisionar a organização, armazenamento e acesso aos documentos, além de lidar com a retenção e descarte adequado dos mesmos.
Em casos de organizações que estão sujeitas a regulamentações rigorosas, como instituições financeiras ou organizações de saúde, o departamento jurídico desempenha um papel fundamental na garantia de que os documentos sejam gerenciados de acordo com os requisitos legais e regulatórios.
Também pode ocorrer do departamento de TI atuar na implementação e manutenção de sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos (GED) e software relacionado. Eles podem ser responsáveis pela configuração, segurança e suporte técnico dos sistemas de gestão de documentos.
QUAL É A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
A gestão de documentos na empresa serve a diversos propósitos essenciais, sendo um deles a organização dos materiais de forma eficaz e otimizada, facilitando a localização e o acesso rápido às informações quando necessário. Isso aumenta a eficiência operacional e reduz o tempo gasto na busca por documentos.
A organização dos documentos auxilia no cumprimento de regulamentos e normas. Uma gestão adequada garante que a empresa esteja em conformidade com os requisitos legais, evitando penalidades e riscos legais.
O gerenciamento da documentação da empresa também ajuda a proteger informações sensíveis e confidenciais, controlando quem tem acesso a quais documentos e garantindo que sejam armazenados e descartados de maneira segura, minimizando assim o risco de violações de segurança e vazamentos de dados.
Outro benefício é a melhoria na comunicação e colaboração entre equipes e departamentos, permitindo o compartilhamento fácil e seguro de documentos relevantes. Uma gestão eficaz de documentos reduz o tempo gasto na busca por informações, na duplicação de esforços e na correção de erros causados por documentos desatualizados ou mal organizados. Isso resulta em processos mais eficientes e economia de recursos.
Os documentos muitas vezes contêm conhecimento valioso sobre processos, procedimentos, decisões e experiências passadas da empresa. Uma gestão adequada garante que esse conhecimento seja preservado e disponível para uso futuro, mesmo quando os funcionários deixam a empresa.
O QUE DIZ A LEI SOBRE GESTÃO DE DOCUMENTOS
A Lei n.º 12.682/12 é responsável por apresentar regulamentações sobre o uso de documentos eletrônicos em empresas e órgãos públicos.
O texto estabelece “a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais”.
Por exemplo, o artigo 4 determina que os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar:
- A integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
- A rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;
- O emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
- A confidencialidade, quando aplicável; e
- A interoperabilidade entre sistemas informatizados.
COMO FAZER A GESTÃO ADEQUADA DE DOCUMENTOS
Para ter uma gestão eficaz e adequada de documentos é necessário ter critérios bem definidos. A seguir, confira algumas dicas do que fazer para otimizar o gerenciamento.
- Identificar os documentos
O primeiro passo é identificar quais documentos a empresa precisa gerenciar, suas fontes, formatos e como são usados ao longo do tempo. Isso ajudará a determinar quais sistemas e processos serão mais adequados.
- Analisar as necessidades
Em seguida, é o momento de analisar as necessidades da empresa e identificar qual a melhor maneira de armazenar e ter acesso aos documentos de acordo com as demandas da instituição.
- Desenvolver procedimentos adequados
Defina quais procedimentos serão necessários para a manutenção, revisão, armazenamento, acesso, distribuição e descarte de documentos. Essas políticas devem abordar questões como segurança da informação, retenção de registros e conformidade regulatória.
- Selecionar o formato ideal
Selecione as ferramentas apropriadas, sejam elas físicas ou digitais para a gestão de documentos. A empresa pode optar por sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos (GED), software de colaboração e armazenamento em nuvem, por exemplo. Verifique se as ferramentas escolhidas atendem às necessidades da empresa e sejam fáceis de usar.
- Ofertar treinamentos
Forneça treinamento adequado aos funcionários sobre as políticas, procedimentos e ferramentas de gestão de documentos. É importante garantir que todos compreendam sua responsabilidade na gestão de documentos e saibam como usar os sistemas corretamente.
- Implementar mudanças gradualmente
Mudanças repentinas podem sobrecarregar os trabalhadores. Opte por fazer melhorias gradualmente, permitindo que os funcionários sugiram ajustes e melhorias.
- Monitorar regularmente
Estabeleça um processo de monitoramento regular para garantir que as políticas e procedimentos estejam sendo seguidos e que o sistema de gestão de documentos esteja funcionando conforme o esperado. Faça ajustes conforme necessário para melhorar a eficiência e a eficácia do sistema ao longo do tempo.
- Realizar revisões
Revise e atualize as políticas, procedimentos e tecnologias de gestão de documentos com frequência para garantir que eles estejam alinhados com as necessidades e objetivos da empresa.
O QUE É GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS (GED)
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) foi mencionado algumas vezes neste artigo, mas você sabe do que se trata? É um conjunto de tecnologias e práticas utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir documentos e informações de forma eletrônica.
Em vez de depender de documentos em papel e processos de armazenamento no meio físico, o GED permite que as organizações trabalhem com documentos digitais, simplificando os processos de gestão de informações.
Na prática, adotar o Gerenciamento Eletrônico de Documentos permite a digitalização de documentos físicos para convertê-los em formato eletrônico, armazenar os materiais em plataformas digitais e promover segurança para proteger documentos sensíveis e confidenciais contra acesso não autorizado.
Portanto, o GED proporciona acesso rápido e fácil aos documentos a partir de qualquer local com conexão à internet. Além disso, ajuda as organizações a cumprir regulamentações e normas relacionadas à segurança da informação e à privacidade dos dados.
Outra vantagem é que o formato facilita a colaboração entre equipes e departamentos, permitindo o compartilhamento e a edição simultânea de documentos. Ele também oferece recursos para automatizar processos de negócios por meio de fluxos de trabalho eletrônicos.
QUAL A DIFERENÇA ENTRE GESTÃO DE DOCUMENTOS ELETRÔNICA E TRADICIONAL
As principais diferenças entre a gestão de documentos eletrônica e a gestão de documentos tradicional englobam o armazenamento, acesso e processamento dos documentos.
Enquanto na gestão de documentos tradicional, os documentos são geralmente armazenados em papel, ocupando espaço físico nos arquivos da empresa, na gestão de documentos online, os documentos são armazenados de forma eletrônica em servidores de rede ou na nuvem, eliminando a necessidade de espaço físico para arquivamento.
No modelo online, o acesso pode ocorrer de maneira remota de qualquer lugar com conexão à internet. Na gestão de documentos tradicional, o acesso aos documentos físicos pode ser limitado pelo local de armazenamento e exigir deslocamento físico até os arquivos.
A gestão de documentos eletrônica também oferece recursos avançados de segurança, como criptografia de dados, controle de acesso e trilhas de auditoria, para proteger documentos sensíveis contra acesso não autorizado. Para garantir a segurança na gestão de documentos tradicional, é necessário estabelecer medidas físicas, como trancas e sistemas de controle de acesso aos arquivos.
A colaboração também é um ponto que deve ser destacado. Na gestão de documentos tradicional, a colaboração pode ser mais limitada devido à necessidade de compartilhamento físico de documentos. Já na gestão de documentos eletrônica, a colaboração entre equipes e departamentos pode ser facilitada por meio do compartilhamento e a edição simultânea de documentos, bem como o acompanhamento de revisões e comentários em tempo real.
CONCLUSÃO
Em um mundo cada vez mais cheio de informações, a gestão de documentos é crucial para o sucesso organizacional.
A capacidade de acessar rapidamente informações relevantes, garantir a conformidade regulatória, proteger dados sensíveis e promover a colaboração entre equipes são apenas alguns dos benefícios que uma gestão de documentos pode proporcionar.
A gestão de documentos não é apenas uma questão de organização de papéis, mas sim um componente vital para o crescimento de qualquer empresa.
Olá! Sou Igor Souza, o fundador e CEO da PontoGO, apaixonado empreendedor e entusiasta do universo empresarial. Com mais de 10 anos de experiência na área comercial, construí minha trajetória como especialista em sistemas de controle de ponto, dedicando-me integralmente à missão de simplificar e otimizar processos para empresas de todos os tamanhos. Ao longo da minha carreira, desenvolvi uma sólida expertise em sistemas de controle de ponto na PontoGO, proporcionando soluções inovadoras para os desafios em Recursos Humanos e Departamento Pessoal. Acredito que a eficiência operacional é a chave para o sucesso de qualquer organização, e é por isso que me dedico a fornecer ferramentas tecnológicas que não apenas cumprem, mas transcendem as expectativas.
