O que é a Matriz de Eisenhower e como colocar em prática na empresa

No mundo corporativo, há muitas demandas e prazos. Portanto, é essencial que um profissional saiba identificar o que é prioridade. Uma ferramenta popular utilizada no meio é a Matriz de Eisenhower.

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta que ajuda as pessoas a priorizar tarefas classificando-as com base em dois fatores principais: urgência e importância.

Através da técnica, os trabalhadores podem classificar as tarefas em grupos e identificar o que é prioridade e o que não é.

A seguir, entenda o que é a Matriz de Eisenhower e como colocar em prática na empresa.

O que é a Matriz de Eisenhower?

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de gerenciamento de tempo que estabelece critérios para ajudar as pessoas a priorizar suas tarefas com base em sua urgência e importância. 

A matriz foi popularizada pelo 34º presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, e teria sido desenvolvida por ele durante a Segunda Guerra Mundial.

Como funciona

A Matriz de Eisenhower organiza as tarefas em quatro tipos:

• Urgente e importante;
• Importante, mas Não Urgente;
• Urgente, mas Não Importante;
• Não Urgente e Não Importante.

A seguir, entenda mais sobre cada categoria.

Urgente e Importante

As tarefas urgentes e importantes podem ser definidas como aquelas que são “prioridade 1”. Elas devem ser cumpridas o mais rápido possível, pois envolvem prazos urgentes, emergências e situações críticas.

Importante, mas Não Urgente

As tarefas do tipo “importante, mas não urgente” são aquelas que contribuem para os objetivos de longo prazo e trarão resultados eficazes. No entanto, elas não exigem ação imediata e podem demandar planejamento, desenvolvimento pessoal e atividades estratégicas.

Urgente, mas Não Importante

Tarefas nesta categoria são urgentes, mas não são essenciais para os objetivos de longo prazo. Muitas vezes, são demandas de outras pessoas ou distrações que podem ser delegadas ou minimizadas.

Não Urgente e Não Importante

Nesta categoria se encaixam as tarefas cujo os prazos não são imediatos e que também não possuem relação direta com os objetivos principais. Geralmente, essas demandas podem ser eliminadas.

Exemplo na prática

Há diversas situações diárias em que a Matriz de Eisenhower pode ser aplicada. Uma situação comum no mundo corporativo é ter a caixa de entrada lotada de e-mails. Utilizar a Matriz de Eisenhower para identificar quais mensagens são realmente essenciais pode poupar tempo e esforço.

Vamos supor que um funcionário trabalhe na parte de orçamentos de uma construtora civil. Ele chegou em determinado dia na empresa e verificou que recebeu quatro e-mails com respostas sobre orçamentos para a construção de uma casa. 

Para determinar quais assuntos eram mais importantes, ele decidiu utilizar a Matriz de Eisenhower e fazer as seguintes perguntas a si mesmo para tomar uma decisão sobre cada mensagem:

• Esse e-mail é importante?
• Precisa ser respondido urgentemente?

Ele reparou que uma das respostas continha um orçamento de um material essencial que havia faltado no dia anterior para concluir um cômodo. O assunto era importante e precisava de solução urgentemente. Ele classificou o e-mail como “urgente e importante”.

O segundo e-mail continha um orçamento enviado por uma empresa que já havia trabalhado com a construtora. O vendedor estava anunciando a chegada de um novo material que estava sendo vendido pela loja. Para o funcionário, o e-mail não era importante e nem urgente, pois ele não iria usar aquele material na obra que estava em andamento. Portanto, ele classificou como “não urgente e não importante”.

Já o terceiro e-mail continha uma resposta de um pedido de porcelanato. O assunto era importante, pois o material seria utilizado na obra. No entanto, não era urgente, pois iria demorar alguns meses até que o processo de instalação de piso tivesse início. Portanto, o profissional classificou o e-mail como “importante, mas não urgente”.

Por fim, o último e-mail também era de uma loja anunciando que determinado tipo de material havia entrado em promoção. O valor estava com 50% de desconto e a promoção iria terminar naquele dia. No entanto, aquele material, apesar de ser essencial para construções no geral, não iria ser utilizado naquele momento, pois a empresa já havia efetuado uma compra. Portanto, não era importante, pois havia estoque, mas era um assunto urgente, pois a promoção iria acabar naquele dia e a empresa precisaria avaliar se seria uma boa decisão comprar mais e deixar em estoque. Desse modo, o e-mail foi classificado como  “urgente, mas não importante”.

Outros exemplos:

Outra maneira de priorizar as tarefas através da Matriz de Eisenhower é montar uma lista de demandas e fazer as seguintes classificações:

• É importante?
• É urgente?
• Qual a categoria que se encaixa?

 Você também pode adicionar justificativas para tornar a avaliação mais clara. Confira exemplos a seguir:

Preparar um relatório para uma reunião da próxima semana:

• É importante? Sim, precisa ser entregue e contribui para os objetivos de longo prazo;
• É urgente? Não, a reunião é apenas na próxima semana e há outras demandas na frente;
• Qual a categoria que se encaixa? Importante, mas não urgente.

Revisar e aprovar uma proposta comercial:

• É importante? Sim, impacta diretamente nos negócios;
• É urgente? Sim, quanto mais rápido, mais provável do negócio ser fechado;
• Qual a categoria que se encaixa? Importante e urgente.

Responder e-mails acumulados do mês passado:

• É importante? Não, pois não necessariamente todos os e-mails serão essenciais para atingir os objetivos ao longo prazo;
• É urgente? Sim, pois caso atrase poderá ter muitas mensagens acumuladas;
• Qual a categoria que se encaixa? Importante e urgente.

Participar de uma conferência da área de atuação:

• É importante? Não, pois o evento não irá contribuir para a realização das tarefas;
• É urgente? Não, pois não irá contribuir significativamente com os objetivos de longo prazo;
• Qual a categoria que se encaixa? Não importante e não urgente.

Quais são os benefícios 

A Matriz de Eisenhower pode oferecer diversos benefícios para aqueles que a utilizam como uma ferramenta de gestão do tempo e priorização de tarefas. 

Ao incorporar a ferramenta em suas práticas diárias no ambiente de trabalho, as pessoas podem desenvolver habilidades de priorização, melhorar a eficiência e alcançar os objetivos profissionais que almejam.

Confira a seguir os benefícios da Matriz de Eisenhower:

1. Estabelecer prioridades

Um dos principais destaques da ferramenta é estabelecer critérios que auxiliam na definição de prioridades. A matriz ajuda a identificar e priorizar tarefas com base na importância e urgência, permitindo que as pessoas se concentrem nas atividades mais cruciais.

2. Decisões eficazes

Ao categorizar tarefas em categorias, a ferramenta facilita a tomada de decisões informadas sobre onde concentrar tempo e energia. Desse modo, o profissional poderá apresentar resultados mais eficazes.

3. Melhoria na produtividade

Ao concentrar esforços nas tarefas mais importantes, a matriz pode aumentar a produtividade e eficiência geral. Uma vez que o profissional tenha em mente quais são as prioridades, ele focará seus esforços naquilo que é mais importante.

4. Organizar tarefas

As categorias também são um ótimo recurso para auxiliar na organização de tarefas. Ao dividir as atividades nas quatro áreas, o profissional poderá se planejar e organizar de maneira mais eficaz para cumprir com o que é essencial.

5. Dividir e delegar

Através da matriz, o profissional em cargo de liderança também poderá verificar quais tarefas podem ser distribuídas a cada funcionário, estabelecendo critérios de acordo com as habilidades de cada um.

Dicas para melhorar produtividade na empresa

Num mundo cheio de tecnologias, é essencial utilizar os recursos disponíveis no mercado a favor da empresa para otimizar a realização de tarefas.

Um recurso essencial nos dias atuais é o controle de ponto via aplicativo. Ao escolher um bom sistema, a empresa não irá facilitar somente o registro dos horários de entrada e saída, mas poderá ter relatórios precisos feitos pela plataforma com informações sobre a jornada de trabalho de cada funcionário e cálculo de horas extras.

Uma opção é o aplicativo PontoGO, que está em conformidade com a Portaria 671 e possui diversas funções essenciais, como:

• Registro de ponto por aplicativo móvel;
• Gestão de folga;
• Cálculo de horas extras;
• Relatórios completos;
• Interface intuitiva;
• Emissão de Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade
• Segurança de dados conforme a LGPD.

Ao adotar um sistema completo, a empresa permite que seus funcionários destinem seus esforços a outras tarefas. Portanto, avalie quais atividades hoje podem ser otimizadas através de recursos tecnológicos.

Conclusão

A Matriz de Eisenhower é um ótimo recurso para avaliar tarefas e definir prioridades. Ao adotar esse sistema, os profissionais poderão fazer escolhas mais assertivas e sentir mais segurança em suas decisões.

Comece aos poucos a classificar suas demandas e lembre-se sempre de apresentar justificativas para que a classificação se torne mais clara.