Controle de ponto por aplicativo é permitido por lei? Entenda as regras

O controle de ponto por aplicativo é um dos sistemas mais populares no mundo corporativo atualmente. Além de ser mais seguro, o processo é mais simples, pois permite que os funcionários tenham acesso às principais funcionalidades através de um dispositivo móvel.

No entanto, a empresa deve estar atenta às regras previstas na lei e escolher um aplicativo compatível com as determinações legislativas. A seguir, confira tudo sobre controle de ponto por aplicativo.

Controle de ponto

O controle de ponto é o conjunto de ferramentas e equipamentos que permitem ao funcionário de uma empresa realizar a marcação da jornada de trabalho.

Através desses dados, a instituição consegue monitorar a jornada de cada trabalhador e, caso necessário, fazer eventuais ajustes na carga horária, como compensação de horas.

O registro da jornada de trabalho é obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários, segundo as regras da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). A instituição pode optar por sistemas manuais, mecânicos ou eletrônicos.

Veja o que diz a lei:

Art. 74.  O horário de trabalho será anotado em registro de empregados.

§ 2º  Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.           

§ 3º  Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constará do registro manual, mecânico ou eletrônico em seu poder, sem prejuízo do que dispõe o caput deste artigo.  

Tipos de controle de ponto 

A CLT permite que o controle de ponto seja feito através de registro manual, mecânico ou eletrônico.

Registro Manual

O registro de ponto manual é o método em que o registro de entrada e saída dos funcionários é feito através de métodos físicos, como cartões de ponto, folhas de presença ou livros de registro, para marcar o horário em que começam e terminam suas jornadas de trabalho.

Registro Mecânico

O registro de ponto mecânico envolve o uso de dispositivos físicos, como relógios de ponto mecânicos, cartões de ponto ou outros mecanismos analógicos, para efetuar o registro do horário de entrada e saída dos funcionários.

Um exemplo popular é o relógio de ponto mecânico, que geralmente possui um mecanismo de cartão de ponto. Os funcionários inserem um cartão no relógio de ponto, e o dispositivo carimba ou imprime as informações de hora e data no cartão. Esses cartões de ponto são então usados para calcular as horas trabalhadas pelos funcionários.

Registro eletrônico

Já o registro de ponto eletrônico é um método mais moderno de controle de presença e horas trabalhadas. Essa opção utiliza dispositivos eletrônicos para registrar a entrada e saída dos funcionários no local de trabalho. Esse sistema visa trazer mais precisão, automação e eficiência ao gerenciamento de tempo dos colaboradores.

Regras do Ponto Eletrônico

Em 2021, o Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) expediu a Portaria 671, uma regulamentação responsável por trazer orientações referentes ao sistema de ponto eletrônico.

Apesar da CLT permitir sistemas manuais e mecânicos, o modelo eletrônico tem se tornado mais comum entre as empresas. Por isso, a portaria surgiu, visando atender as necessidades e desejos dos trabalhadores por sistemas mais modernos e práticos, sem perder a segurança jurídica nos controles de jornada.

A regulamentação descreve o sistema de registro eletrônico de ponto como:

Conjunto de equipamentos e programas informatizados destinados à anotação da hora de entrada e de saída dos trabalhadores em registro eletrônico, de que trata o § 2º do art. 74 do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT.

A Portaria também estabelece que:

Art. 74. O sistema de registro de ponto eletrônico deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como:

I – restrições de horário à marcação do ponto;

II – marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual, não se confundindo com o registro por exceção previsto no art. 74, § 4º, do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT;

III – exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e

IV – existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.

Tipos de controle de ponto eletrônico permitidos por lei

Três tipos de sistemas de registro eletrônico de ponto (SREP) são permitidos por lei, segundo a Portaria 671. São eles:

• SREP convencional;
• SREP alternativo;
• SREP via programa;

Veja a regulamentação:

Art. 75. No caso de opção de anotação do horário de trabalho em registro eletrônico, é obrigatório o uso de um dos seguintes tipos de sistema de registro eletrônico de ponto:

I – sistema de registro eletrônico de ponto convencional: composto pelo registrador eletrônico de ponto convencional – REP-C e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;

II – sistema de registro eletrônico de ponto alternativo: composto pelo registrador eletrônico de ponto alternativo – REP-A e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;

III – sistema de registro eletrônico de ponto via programa: composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa – REP-P, pelos coletores de marcações, pelo armazenamento de registro de ponto e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto.

Parágrafo único. Coletores de marcações são equipamentos, dispositivos físicos ou programas (softwares) capazes de receber e transmitir para o REP-P as informações referentes às marcações de ponto.

Controle de ponto por aplicativo

O controle de ponto por aplicativo se encaixa no SREP via programa. Esse sistema é composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa (REP-P), pelos coletores de marcações, pelo armazenamento de registro de ponto e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto.

O REP-P é um software executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro. O programa é utilizado exclusivamente para o registro de jornada e deve ter capacidade para emitir documentos decorrentes da relação de trabalho, além de realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída dos trabalhadores no ambiente de trabalho.

O REP-P deve possuir o certificado de registro de programa de computador no Instituto Nacional da Propriedade Industrial.

O que é o programa de tratamento de registro de ponto?

Como informado nos tópicos anteriores, a portaria exige que todos os sistemas de registro de ponto possuam programa de tratamento. Essa ferramenta permite tratar os dados referentes à marcação dos horários de entrada e saída, que estão armazenados no Arquivo Fonte de Dados, gerando o relatório Espelho de Ponto Eletrônico e o Arquivo Eletrônico de Jornada.

O tratamento dos dados permite acrescentar informações para complementar eventuais omissões no registro de ponto, como ausências e movimentações do banco de horas, ou até mesmo indicar marcações indevidas.

O programa deve emitir o relatório Espelho de Ponto Eletrônico, contendo as seguintes informações, segundo o artigo 84:

• Identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
• Identificação do trabalhador contendo nome, CPF, data de admissão e cargo/função;
• Data de emissão e período do relatório Espelho de Ponto Eletrônico;
• Horário e jornada contratual do empregado;
• Marcações efetuadas no REP e marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas) no Programa de Tratamento de Registro de Ponto; 
• Duração das jornadas realizadas (considerando o horário noturno reduzido, se for o caso).

Comprovante de registro

O REP-P deve permitir a emissão ou disponibilizar o acesso ao comprovante de registro de ponto, que se trata de um comprovante do registro feito pelo funcionário. Segundo o artigo 79 da portaria 671, documento deve ter as seguintes informações:

• Cabeçalho contendo o título “Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador”;
• Número Sequencial de Registro – NSR;
• Identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
• Local da prestação do serviço ou endereço do estabelecimento ao qual o empregado esteja vinculado, quando exercer atividade externa ou em instalações de terceiros;
• Identificação do trabalhador contendo nome e CPF;
• Data e horário do respectivo registro;
• Modelo e número de fabricação, no caso de REP-C, ou número de registro no Instituto Nacional da Propriedade Industrial, no caso de REP-P;
• Código hash (SHA-256) da marcação, exclusivamente para o REP-P;
• Assinatura eletrônica com todos os dados descritos nos incisos I a VIII, no caso de comprovante impresso.

A portaria permite que o comprovante de registro de ponto seja emitido em formato impresso ou eletrônico. Em caso do formato eletrônico, confira as exigências, segundo o artigo 80:

• O arquivo deve ter o formato Portable Document Format – PDF e ser assinado eletronicamente conforme art. 87 e art. 88;
• O trabalhador deve ter acesso ao comprovante, por meio do sistema eletrônico, após cada marcação,independentemente de prévia solicitação e autorização; e
• O empregador deve possibilitar a extração, pelo empregado, dos comprovantes de registro de ponto das marcações realizadas, no mínimo, nas últimas quarenta e oito horas.

Arquivo Fonte de Dados

Também é exigido pela portaria que todos os tipos de sistema de registro eletrônico de ponto gerem o Arquivo Fonte de Dados.

No caso do REP-P, o Arquivo Fonte de Dados deve ser gerado e entregue pelos programas quando solicitado pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.

Qual o melhor aplicativo de controle de ponto?

Para escolher um bom aplicativo de controle de ponto, a empresa deve se certificar de que a plataforma esteja seguindo as regras da legislação e avaliar se são disponibilizados todos os recursos essenciais.

Uma opção é o aplicativo PontoGO, que está em conformidade com a Portaria 671 e possui diversas funções essenciais, como:

• Registro de ponto por aplicativo móvel;
• Gestão de folga;
• Cálculo de horas extras;
• Relatórios completos;
• Interface intuitiva;
• Emissão de Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade
• Segurança de dados conforme a LGPD.

Conclusão

O controle de ponto por aplicativo é permitido por lei. Para fazer uma escolha assertiva, a empresa precisa avaliar suas necessidades e as vantagens de cada sistema.

O aplicativo PontoGO é uma ótima opção, pois fornece recursos essenciais para a marcação de ponto.