Registro de ponto por exceção: o que é e como funciona?

Você já ouviu falar no registro de ponto por exceção? O sistema foi legalizado há alguns anos e pode ser uma opção para a sua empresa.

O formato possibilita o registro das exceções em vez da marcação diária e costuma ser adotado por pequenas instituições.

No entanto, é preciso ficar atento a todas as regras previstas na legislação para colocar o sistema em funcionamento.

Neste artigo, você entenderá o que é o registro de ponto por exceção e o que diz a lei sobre esse formato, além de verificar outros modelos para escolher qual a melhor opção para a sua empresa.

O que é o sistema de registro de ponto?

O sistema de registro de ponto é o conjunto de ferramentas e equipamentos que permitem ao funcionário de uma empresa realizar a marcação da jornada de trabalho.

Através desses dados, a instituição consegue monitorar a jornada de cada trabalhador e, caso necessário, fazer eventuais ajustes na carga horária, como compensação de horas.

O registro da jornada de trabalho é obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários, segundo as regras da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). A instituição pode optar por sistemas manuais, mecânicos ou eletrônicos.

Veja o que diz a lei:

Art. 74.  O horário de trabalho será anotado em registro de empregados.

§ 2º  Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.           

§ 3º  Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constará do registro manual, mecânico ou eletrônico em seu poder, sem prejuízo do que dispõe o caput deste artigo.  

Apesar do registro de ponto ser exigido somente para empresas com mais de 20 colaboradores, as instituições com número menor de funcionários podem adotar algum sistema de ponto.

É comum que empresas menores optem por algum modelo de registro de ponto, mesmo que não seja obrigatório, para manter a organização e controle da jornada de trabalho dos funcionários.

Inclusive, a legislação brasileira autoriza um modelo a ser usado somente para esses casos, que é o registro de ponto por exceção.

O que é o registro de ponto por exceção?

O registro de ponto por exceção é um sistema onde os funcionários fazem o registro somente de situações que fogem da normalidade, como atrasos e realização de horas extras.

Ou seja, os horários de entrada e saída, quando estão dentro da normalidade do que foi estabelecido em contrato de trabalho, não precisam ser marcados, diferente dos outros modelos previstos na lei, que exigem a marcação diária do ponto.

No registro de ponto por exceção, os funcionários costumam registrar:

• Atrasos;
• Faltas;
• Horas extras;
• Licenças;
• Férias;

Por muito tempo, essa prática foi considerada ilegal pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST). No entanto, a partir de 2019, o registro de ponto por exceção foi legalizado.

Estabelecido pela Lei n°13.874, mais conhecida como Lei de Liberdade Econômica, o controle de ponto por exceção é permitido somente para empresas com menos de 20 funcionários.

Veja o que diz a lei:

Fica permitida a utilização de registro de ponto por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.

Outras opções

Um dos modelos mais populares adotados pelas empresas nos dias atuais é o sistema de registro de ponto eletrônico. O modelo é regulamentado pela portaria 671/2021, expedida pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) e publicada no dia 11 de novembro de 2021.

A regulamentação surgiu visando atender as necessidades e desejos dos trabalhadores por sistemas mais modernos e práticos, sem perder a segurança jurídica nos controles de jornada.

A portaria 671/2021 estabelece três modelos oficiais para o SREP (Sistema de Registro Eletrônico de Ponto):

• SREP convencional;
• SREP alternativo;
• SREP via programa.

SREP Convencional

O SREP convencional é composto pelo registrador eletrônico de ponto convencional (REP-C) e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto. Conhecido como relógio de ponto,  o REP-C deve estar sempre localizado em um espaço fixo da empresa.

Veja o que diz o artigo 76 da portaria 671:

“O REP-C é o equipamento de automação monolítico, identificado pelo seu número de fabricação e cujo modelo possui certificado de conformidade especificado no art. 90, utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho”.

A regulamentação não exige mais a obrigatoriedade exclusiva do REP-C, criado em 2009 pela Portaria nº 1.510/2009, permitindo a adesão de dois outros sistemas: o REP-A e REP-P, que serão apresentados ainda neste post. No entanto, os fabricantes ainda têm a obrigação de realizar o registro dos modelos de equipamentos REP convencionais (REP-C) junto ao Ministério do Trabalho e Previdência (art. 92, da Portaria 671 de 08 de novembro de 2021).

Os empregadores também têm a obrigação de possuir “Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade”, emitido pelos fabricantes ou desenvolvedores dos equipamentos ou programas ao utilizarem os SREP.

O empregador não pode utilizar um REP-C em outra empresa que não pertença ao seu grupo econômico. O aparelho deve conter dados de empregados de um mesmo empregador, com exceção para casos de registro de jornada de trabalhador temporário e para empresas de um mesmo grupo econômico, que podem determinar a marcações de ponto no mesmo REP-C no caso de funcionários que compartilham o mesmo local de trabalho ou que estejam trabalhando em outra empresa do mesmo grupo econômico.

SREP Alternativo

O SREP alternativo é composto pelo registrador eletrônico de ponto alternativo (REP-A), ou seja, equipamentos e programas de computador cujo uso é destinado ao registro da jornada de trabalho, e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto. Ele deve ser autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho.

A regulamentação exige que o sistema de registro de ponto alternativo que utiliza a REP-A permita a identificação do empregador e empregado, além de disponibilizar no local de fiscalização ou de forma remota a extração eletrônica ou impressão do registro fiel das marcações do trabalhador.

O REP-A poderá ser utilizado somente durante a vigência da convenção ou acordo coletivo de trabalho autorizador.

SREP via Programa

O SREP via programa é composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa (REP-P), pelos coletores de marcações, pelo armazenamento de registro de ponto e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto.

O REP-P é um software executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro. O programa é utilizado exclusivamente para o registro de jornada e deve ter capacidade para emitir documentos decorrentes da relação de trabalho, além de realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída dos trabalhadores no ambiente de trabalho.

O REP-P deve possuir o certificado de registro de programa de computador no Instituto Nacional da Propriedade Industrial.

Qual sistema de ponto eletrônico escolher?

Para escolher um bom sistema de registro eletrônico de ponto é necessário avaliar as necessidades e funções indispensáveis que o aparelho deve ter para atender as demandas da empresa.

O sistema de registro eletrônico de ponto via programa tem ganhado popularidade nas empresas, por ser um modelo tecnológico e prático. Confira os benefícios dessa opção:

• Interface intuitiva e fácil de utilizar;
• Acessibilidade móvel;
• Suporte e proteção aos dados;
• Relatórios personalizados;
• Sistema aprovado pela legislação.

Uma opção de SREP via programa é o PontoGO, que possui diversas funcionalidades essenciais para a marcação do ponto com segurança.

O PontoGO é adequado às exigências da Portaria 671; entrega relatórios precisos, possui segurança contra fraudes e armazena a marcação de ponto do colaborador mesmo sem internet, até que a conexão seja restabelecida.

A plataforma fornece relatórios precisos com informações sobre horas extras, banco de horas, espelho de ponto, jornada detalhada e mais. A empresa também pode personalizar as horas extras, através de multiplicadores e limitadores de banco de horas que permitem à instituição definir suas próprias regras. Além disso, é possível mesclar jornadas de horas extras e banco de horas.

A equipe responsável tem acesso a essas informações dentro do aplicativo e pode verificar se a carga horária realizada pelos trabalhadores está dentro do limite estabelecido por lei.

Conclusão

O registro de ponto por exceção é permitido por lei. No entanto, somente empresas com menos de 20 funcionários podem adotar o modelo.

Há ainda outros tipos de formatos, como o sistema eletrônico de ponto, que é uma opção mais prática e funcional para a empresa.

O SREP via programa é uma das opções mais populares entres as empresas nos dias atuais, já que armazena os dados e fornece todas as informações necessárias para a empresa.