10 dicas de como ajudar o funcionário a marcar o ponto eletrônico

Marcar o ponto eletrônico de forma correta é uma responsabilidade essencial tanto para o funcionário quanto para a empresa. O controle de jornada de trabalho não apenas assegura o cumprimento das normas trabalhistas, mas também contribui para a organização e a transparência no ambiente corporativo. 

No entanto, para que esse processo aconteça de forma eficiente, é fundamental que os colaboradores saibam como utilizar corretamente o sistema de ponto eletrônico. Embora muitas vezes pareça simples, erros no registro de horários podem gerar confusão, problemas administrativos e até mesmo prejuízos financeiros. 

Neste contexto, reunimos 10 dicas práticas e eficazes para ajudar os funcionários a marcar o ponto eletrônico de maneira precisa e sem dificuldades, promovendo maior eficiência e evitando contratempos. Confira a seguir mais detalhes sobre o assunto.

O QUE É O PONTO ELETRÔNICO?

O ponto eletrônico, ou sistema de controle de ponto eletrônico, tem se consolidado como uma ferramenta crucial para empresas que buscam otimizar o registro e monitoramento das horas trabalhadas por seus funcionários. Com o avanço da tecnologia, esse sistema substituiu gradualmente os métodos manuais, como cartões de ponto e folhas de registro.

Atualmente, os sistemas de ponto eletrônico oferecem uma variedade de funcionalidades. Eles podem incluir dispositivos como relógios de ponto, leitores de impressão digital, cartões de proximidade e até aplicativos móveis, que permitem aos funcionários registrar sua presença de forma prática e rápida.

Os dados coletados são armazenados em um banco de dados centralizado, o que facilita a gestão das horas trabalhadas e contribui para o cumprimento das regulamentações trabalhistas. Essa modernização não apenas melhora a eficiência operacional, mas também proporciona maior precisão no cálculo de salários e horas extras, beneficiando tanto empregadores quanto empregados.

QUEM DEVE ADERIR AO CONTROLE DE PONTO?

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece que o horário de trabalho dos colaboradores deve ser anotado em registro de empregados.

No entanto, o registro de horários só é obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários, podendo ser feito em registro manual, mecânico ou eletrônico.

TIPOS DE PONTOS ELETRÔNICOS PERMITIDOS

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) é o documento responsável por trazer orientações referentes às relações de trabalho. De acordo com a lei, o controle do horário de trabalho dos funcionários pode ser feito através de três tipos de sistemas.

São eles:

• Manuais;
• Mecânicos;
• Eletrônicos.

Nos últimos anos, os sistemas de pontos eletrônicos se tornaram cada vez mais populares e difundidos no mundo corporativo, fazendo com que o Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) expedisse em 2021 a Portaria 671, uma regulamentação responsável por trazer orientações referentes aos tipos de sistemas de ponto eletrônico permitidos.

Portanto, se uma empresa tem interesse em adotar um sistema eletrônico, ela deverá ficar atenta às normas da Portaria.

ENTENDA AS REGRAS DA PORTARIA

A regulamentação define o sistema de registro eletrônico de ponto como um conjunto de equipamentos e programas destinados a registrar de forma digital as horas de entrada e saída dos trabalhadores.

A Portaria especifica que o sistema deve garantir a integridade e a veracidade das marcações de ponto, estabelecendo várias proibições para evitar manipulações indevidas. As principais diretrizes incluem:

1. Proibição de restrições de horário: Não pode haver limitações quanto aos horários em que os funcionários podem registrar suas entradas e saídas.
2. Proibição de marcação automática: O sistema não pode registrar automaticamente o ponto com base em horários predeterminados ou no horário contratual, exceto em situações específicas definidas na regulamentação.
3. Proibição de exigência de autorização para sobrejornada: O sistema não pode exigir que o empregado peça autorização antes de registrar horas extras.
4. Proibição de alteração dos dados: Não deve haver mecanismos que permitam ao sistema ou a qualquer pessoa alterar as informações registradas pelo empregado.

Essas normas visam garantir a transparência e a confiabilidade dos registros de ponto, protegendo os direitos dos trabalhadores e assegurando o cumprimento das leis trabalhistas.

DIFERENÇAS ENTRE OS TIPOS DE PONTO ELETRÔNICO

Há três tipos de sistemas de registro de ponto eletrônico autorizados pela Portaria 671. São eles:

• Convencional;
• Alternativo;
• Via programa;

O Sistema De Registro Eletrônico De Ponto Convencional (REP-C) é um equipamento monolítico identificado por um número de fabricação e certificado de conformidade, destinado exclusivamente ao registro da jornada de trabalho. Esse equipamento, conhecido como relógio de ponto, deve emitir documentos relacionados à relação de trabalho e realizar controles fiscais trabalhistas das entradas e saídas dos empregados.

Já o Sistema de Registro Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A) se refere a equipamentos e programas de computador destinados ao registro da jornada de trabalho, sendo necessário que seu uso seja autorizado por meio de convenção ou acordo coletivo 

Por fim, o Sistema de Registro Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P) é um software que opera em um servidor dedicado ou em ambiente de nuvem, e deve possuir um certificado de registro. Este programa é destinado exclusivamente ao registro da jornada de trabalho e deve ser capaz de emitir documentos relacionados à relação de trabalho, além de realizar controles fiscais e trabalhistas referentes às entradas e saídas dos empregados.

DICAS DE COMO AJUDAR O FUNCIONÁRIO A MARCAR O PONTO

A marcação do ponto eletrônico pode ser um desafio para algumas empresas. Às vezes, os funcionários têm dificuldades para se adaptar ao sistema ou os gestores precisam lidar com erros no registro. A seguir, confira dicas que podem ajudar os funcionários a marcarem corretamente o ponto eletrônico.

1. Instruções Claras: Forneça orientações claras sobre como utilizar o sistema de ponto eletrônico, com explicações passo a passo e exemplos práticos.
2. Treinamento Inicial: Realize um treinamento completo quando o sistema for implementado ou quando novos funcionários entrarem. Isso ajuda a garantir que todos saibam como registrar corretamente seus horários.
3. Disponibilidade de Suporte: Tenha uma pessoa ou equipe disponível para tirar dúvidas e oferecer suporte, especialmente nos primeiros dias de uso do sistema.
4. Evite Faltas ou Atrasos ao Marcar o Ponto: Reforce a importância de registrar o ponto pontualmente, tanto na entrada quanto na saída, para evitar erros e problemas com a jornada de trabalho.
5. Lembretes Visuais: Coloque lembretes visíveis perto do ponto eletrônico, como cartazes ou adesivos, com instruções sobre o procedimento correto para registrar a entrada e saída.
6. Verificação Regular: Incentive os funcionários a sempre verificarem seus registros no sistema, conferindo se o ponto foi registrado corretamente.
7. Acesso Fácil ao Sistema: Certifique-se de que o sistema de ponto eletrônico seja acessível e simples de usar, sem complicações. Isso aumenta a adesão e o uso correto.
8. Treinamento Recorrente: Realize treinamentos periódicos para relembrar os funcionários sobre como usar o ponto eletrônico, especialmente após atualizações ou mudanças no sistema.
9. Orientação sobre Exceções: Explique como proceder em situações excepcionais, como marcar o ponto quando o sistema estiver fora do ar ou quando o funcionário esquecer de registrar o horário.
10. Promova a Cultura da Responsabilidade: Incentive os funcionários a se responsabilizarem por seus próprios registros de ponto, criando um ambiente de confiança e colaboração para evitar falhas no controle da jornada de trabalho.

QUAL É O MELHOR APLICATIVO DE PONTO ELETRÔNICO?

Um bom aplicativo de ponto eletrônico deve ter facilidade de uso, integração com outros sistemas, suporte ao cliente e ótimo custo-benefício. A plataforma também deve permitir marcações de entrada e saída de forma simples e rápida, facilitar o registro e a visualização de horas extras trabalhadas, gerar relatórios e disponibilizar um aplicativo para dispositivos móveis, permitindo que funcionários registrem seu ponto de qualquer lugar.

Na hora de escolher o aplicativo, a empresa também deve estar atenta às avaliações dos usuários. Comentários e notas de usuários podem revelar informações sobre a usabilidade, funcionalidades, suporte técnico e confiabilidade do aplicativo.

Diante desses critérios, o aplicativo PontoGO é a melhor opção disponível no mercado em 2024. A plataforma permite que os funcionários registrem sua entrada e saída de qualquer lugar, facilitando o controle, especialmente em empresas com trabalho remoto ou em campo.

Confira as principais vantagens:

• Registro de ponto por aplicativo móvel;
• Acompanhamento de jornadas;
• Gerenciamento de fechamento de folha;
• Acompanhamento de absenteísmo dos colaboradores;
• Relatórios com jornada detalhada, espelho de ponto, banco de horas e horas extras.

A interface intuitiva permite que tanto gestores quanto funcionários utilizem o aplicativo sem dificuldades. A empresa  também oferece proteção aos dados dos usuários, conforme a LGPD, garantindo a privacidade e a conformidade com a legislação.

O aplicativo também possui excelentes avaliações, atingindo a nota 4,7 na App Store e 4,3 na Google Play. 

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CONCLUSÃO

Garantir que os funcionários saibam como marcar corretamente o ponto eletrônico é fundamental para manter o bom funcionamento da gestão de jornada de trabalho. Ao investir em treinamento adequado, orientações claras e recursos de apoio, a empresa não só assegura o cumprimento das normas trabalhistas, mas também contribui para um ambiente de trabalho mais organizado e eficiente. 

Além disso, ao adotar boas práticas e estimular a responsabilidade individual, é possível minimizar erros e otimizar processos, garantindo que o controle de horas seja preciso e sem contratempos. Com essas 10 dicas, a empresa cria uma cultura de conformidade, transparência e confiança, essencial para o sucesso tanto do negócio quanto dos colaboradores.